Trong hoạt động kinh doanh, con dấu đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp của các tài liệu, văn bản. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn về việc liệu một công ty có thể sở hữu bao nhiêu con dấu và liệu có giới hạn số lượng con dấu hay không. Dưới đây Luật và Kế toán An Khang sẽ giải đáp chi tiết vấn đề này.
Khái niệm con dấu doanh nghiệp
Con dấu doanh nghiệp là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, tài liệu, hợp đồng và các giấy tờ quan trọng khác nhằm xác nhận tính pháp lý và chính thức của chúng. Con dấu thường chứa thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ.
– Con dấu được dùng để xác nhận tính chính thức và hợp pháp của các văn bản, tài liệu do doanh nghiệp phát hành hoặc tiếp nhận. Điều này giúp các đối tác, cơ quan chức năng và khách hàng tin tưởng hơn vào tính hợp pháp của các tài liệu đó.
– Con dấu là biểu tượng đại diện cho doanh nghiệp. Khi đóng dấu lên các văn bản, tài liệu, con dấu thể hiện rằng các nội dung trên đó được doanh nghiệp xác nhận và chịu trách nhiệm.
– Con dấu giúp ngăn ngừa việc làm giả các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp. Vì mỗi con dấu thường có những đặc điểm riêng biệt và khó làm giả, nên việc sử dụng con dấu giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hành vi gian lận.
– Con dấu giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu một cách khoa học và hiệu quả hơn. Việc phân loại và lưu trữ các tài liệu đã được đóng dấu giúp dễ dàng tra cứu và kiểm soát thông tin.
– Theo quy định của pháp luật, nhiều loại văn bản, tài liệu cần phải có con dấu của doanh nghiệp mới có giá trị pháp lý. Vì vậy, việc sử dụng con dấu giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
Phân loại con dấu
Dấu tròn
- Đặc điểm: Dấu tròn thường có hình tròn, chứa các thông tin chính như tên doanh nghiệp, mã số thuế, và có thể có địa chỉ hoặc logo doanh nghiệp.
- Chức năng: Dấu tròn là con dấu chính thức của doanh nghiệp, dùng để xác nhận tính pháp lý của các văn bản, tài liệu quan trọng như hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tài chính, và các tài liệu liên quan đến cơ quan nhà nước.
Dấu tên
- Đặc điểm: Dấu tên thường có hình chữ nhật hoặc hình vuông, in tên và chức danh của người ký văn bản.
- Chức năng: Dấu tên được dùng để đóng vào các văn bản, tài liệu mà cá nhân đó chịu trách nhiệm ký tên. Điều này giúp xác nhận rằng người đó đã ký và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.
Dấu chức danh
- Đặc điểm: Dấu chức danh cũng thường có hình chữ nhật hoặc hình vuông, in chức danh của người sử dụng dấu.
- Chức năng: Dấu chức danh dùng để đóng vào các văn bản mà người giữ chức danh đó cần xác nhận hoặc phê duyệt. Điều này giúp thể hiện rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của người ký.
Các loại dấu khác
- Dấu ngày tháng (Dấu mốc thời gian): Dấu này thường có hình chữ nhật, dùng để in ngày, tháng, năm lên các tài liệu. Chức năng của nó là ghi nhận thời gian cụ thể khi văn bản, tài liệu được tạo ra hoặc xử lý.
- Dấu sao y bản chính: Dấu này dùng để xác nhận rằng bản sao của một tài liệu là chính xác và trung thực so với bản gốc. Thường được sử dụng trong việc sao chép các giấy tờ quan trọng như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, bằng cấp.
- Dấu logo: Dấu này có thể in hoặc dập logo của doanh nghiệp lên các sản phẩm, tài liệu hoặc văn phòng phẩm của công ty nhằm mục đích quảng bá thương hiệu và tạo dấu ấn riêng.
- Dấu số: Dấu này thường dùng để đánh số thứ tự các văn bản, tài liệu, giúp quản lý và tra cứu dễ dàng hơn.
Quy định về số lượng con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:
“2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.
Như vậy, Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với cùng một mẫu hoặc các mẫu khác nhau.
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Theo quy định này thì việc sử dụng dấu của doanh nghiệp chỉ áp dụng trong những giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải sử dụng dấu, còn những giao dịch do các bên có thỏa thuận về việc sử dụng dấu của doanh nghiệp thì không bắt buộc.
Thủ tục đăng ký mẫu dấu
Quy trình đăng ký
Những công ty, doanh nghiệp muốn đăng ký mẫu dấu công ty cần tuân thủ những quy định của pháp luật, cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Mẫu hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
- Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
- Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu mới).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hồ sơ sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận nếu đạt đủ điều kiện.
Bước 3: Nhận kết quả
Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thông báo việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu trước đó của doanh nghiệp sẽ hết hiệu lực nếu doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đăng ký mẫu dấu qua mạng điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, quy trình cụ thể như sau:
Về thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử, các công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn theo quy định mới nhất của pháp luật. Cụ thể như nội dung dưới đây:
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
- Tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu
Hồ sơ thông báo mẫu dấu được thực hiện theo các bước, thứ tự như sau:
- Chọn phương thức nộp hồ s
- Chọn lại hình đăng ký trực tuyến
- Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
- Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu
- Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
- Xác nhận thông tin đăng ký
Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu
Nhập thông tin mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có)
Điền thông tin về Người ký. Để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Nhập thông tin Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”
Nhập thông tin Người liên hệ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.
Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ
- Sau khi điền đầy đủ thông tin người đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”.
- Nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
- Bên dưới đoạn mã xác nhận sẽ hiển thị tên phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ.
- Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin.Người đăng ký cần bổ sung thông tin đầy đủ theo đúng và đủ các tiêu chí đã hướng dẫn ở phần trên.
Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Người ký số được chỉ định tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
- Người chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số.
- Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
- Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
- Nhấn nút [Xác nhận];
- Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng. Người đăng ký chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
- Nhấn nút [Ký số];
- Nhập mã PIN;
- Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].
Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
- Nếu được tiếp nhận thành công, hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”
- Khi hồ sơ đã được nộp thành công, hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản.
Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Hồ sơ có thể được tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
Hồ sơ được ký sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 9: Nhận kết quả
Hồ sơ được coi là hợp sẽ được thông báo qua email tại địa chỉ email đã đăng ký trụ sở của doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ.
Lệ phí, thời gian xử lý
- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ
Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về thắc mắc một công ty có thể có bao nhiêu con dấu. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.
