Ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không? 

Trong quá trình khởi nghiệp, việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là một trong những bước đi đầu tiên và vô cùng quan trọng. Đối với nhiều người, đặc biệt là khi không có đủ thời gian hoặc kinh nghiệm, việc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục là một lựa chọn phổ biến. Tuy nhiên, một câu hỏi thường xuyên được đặt ra là: ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không?

Sự nhầm lẫn giữa khái niệm “ủy quyền” và “chứng thực chữ ký” đã gây ra nhiều trở ngại, khiến không ít bộ hồ sơ bị Cơ quan đăng ký kinh doanh trả lại, làm chậm trễ kế hoạch kinh doanh. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các quy định pháp luật hiện hành, làm rõ vấn đề này và cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất, giúp bạn tự tin hoàn thành mọi thủ tục đăng ký kinh doanh.

Quy định pháp luật: Không bắt buộc chứng thực chữ ký

Để trả lời trực tiếp cho câu hỏi ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không? Câu trả lời là KHÔNG.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải có xác nhận công chứng, chứng thực.

Điều này có nghĩa là, một giấy ủy quyền được ký bởi người thành lập doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là đủ điều kiện hợp lệ để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Mục đích của việc ủy quyền là xác lập quyền đại diện của người được ủy quyền, còn việc chứng thực chữ ký chỉ là thủ tục xác nhận chữ ký đó là của người đã ký mà thôi. Với thủ tục đăng ký doanh nghiệp, pháp luật đã có sự linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các nhà đầu tư.

Xem thêm: Ngành nghề kinh doanh – mã ngành, ngành có điều kiện để thành lập doanh nghiệp

Phân biệt Giấy ủy quyền và chứng thực chữ ký

Để tránh những nhầm lẫn, cần phân biệt rõ hai khái niệm này:

• Giấy ủy quyền (Authorization Letter): Là một văn bản pháp lý thể hiện sự đồng ý của bên ủy quyền (người thành lập doanh nghiệp) cho bên được ủy quyền (người làm dịch vụ) được phép thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể (ví dụ: nộp, nhận hồ sơ, làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh). Văn bản này cần ghi rõ thông tin các bên, phạm vi ủy quyền và thời hạn hiệu lực.
• Chứng thực chữ ký (Signature Authentication): Là việc cơ quan có thẩm quyền (Phòng Tư pháp, công chứng viên) xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người đã ký văn bản đó. Đây là một thủ tục hành chính, không phải là điều kiện bắt buộc để một văn bản ủy quyền có hiệu lực pháp lý trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bạn chỉ cần chuẩn bị một giấy ủy quyền đúng mẫu và có chữ ký của người ủy quyền. Giấy tờ này sẽ được Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận mà không yêu cầu thêm bất kỳ thủ tục chứng thực nào khác.

Các trường hợp cần lưu ý đặc biệt

Mặc dù câu trả lời cho câu hỏi ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không? là “không”, có một số trường hợp ngoại lệ hoặc thực tiễn cần được xem xét để đảm bảo tính an toàn pháp lý tuyệt đối:

• Ủy quyền cho cá nhân không phải là người trực tiếp làm thủ tục: Trong một số trường hợp phức tạp, để tăng tính xác thực và tránh rủi ro, người thành lập có thể chọn chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, điều này không phải là yêu cầu bắt buộc của cơ quan nhà nước.
• Ủy quyền cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Nếu người ủy quyền là tổ chức, cá nhân nước ngoài, văn bản ủy quyền có thể cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Thủ tục này khác với chứng thực chữ ký và là yêu cầu bắt buộc đối với tài liệu có yếu tố nước ngoài.

Xem thêm: Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải có văn bản uỷ quyền khi nào

Hướng dẫn chi tiết cách lập Giấy ủy quyền hợp lệ

Để đảm bảo thủ tục đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị một giấy ủy quyền hợp lệ, với các nội dung chính sau:

• Thông tin bên ủy quyền: Ghi rõ họ tên, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ của người thành lập doanh nghiệp.
• Thông tin bên được ủy quyền: Ghi rõ họ tên, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ của người được ủy quyền.
• Phạm vi ủy quyền: Đây là phần quan trọng nhất, cần liệt kê chi tiết các công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện, ví dụ: “nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh…”
• Thời hạn ủy quyền: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc ủy quyền.
• Chữ ký: Bên ủy quyền phải ký và ghi rõ họ tên.

Việc chuẩn bị một giấy ủy quyền chi tiết và rõ ràng không chỉ giúp hồ sơ hợp lệ mà còn giúp người được ủy quyền có đủ cơ sở pháp lý để thực hiện công việc.

Tầm quan trọng của ủy quyền và trách nhiệm pháp lý

Việc ủy quyền là một quyền hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục hành chính. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo công việc được thực hiện bởi người có chuyên môn và kinh nghiệm.

Tuy nhiên, người ủy quyền cũng cần hiểu rõ trách nhiệm của mình. Mọi hành vi của người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền đều có giá trị pháp lý và ràng buộc trách nhiệm của người ủy quyền. Do đó, việc lựa chọn người được ủy quyền đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Ngược lại, người được ủy quyền cũng phải thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có vi phạm.

Xem thêm: Lựa chọn ngành nghề kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp khởi nghiệp

Kết luận

Tóm lại, để trả lời cho câu hỏi ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không?, câu trả lời là không bắt buộc. Pháp luật Việt Nam đã có sự linh hoạt để tạo điều kiện cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thay vì băn khoăn về việc chứng thực chữ ký, bạn nên tập trung vào việc chuẩn bị một giấy ủy quyền đúng mẫu, đầy đủ và chi tiết về phạm vi ủy quyền. Việc này sẽ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn hợp lệ, đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, và bạn có thể sớm bắt đầu các hoạt động kinh doanh của mình.

Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề phức tạp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn pháp lý chuyên sâu, đừng ngần ngại tìm đến các dịch vụ uy tín. Kế toán và Luật An Khang cam kết sẽ giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc một cách hiệu quả và chính xác nhất.