Pháp Luật Doanh Nghiệp

Chi phí vận hành công ty sau khi thành lập: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập, nhiều doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến vốn điều lệ hoặc thủ tục pháp lý ban đầu mà chưa dự trù kỹ chi phí vận hành công ty. Thực tế, đây là yếu tố then chốt quyết định khả năng duy trì và phát triển bền vững. 

Nếu doanh nghiệp không nắm rõ các khoản chi phí phải chi trả theo luật, rủi ro vi phạm nghĩa vụ tài chính, chậm nộp thuế hay thiếu nguồn lực duy trì hoạt động là điều khó tránh khỏi. 

Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ phân tích toàn diện các khoản chi phí vận hành, căn cứ pháp lý và lưu ý quan trọng để doanh nghiệp quản lý hiệu quả.

chi phí vận hành công ty

Các loại chi phí vận hành công ty theo quy định pháp luật

Pháp luật Việt Nam không có khái niệm cụ thể về “chi phí vận hành công ty”, nhưng trên thực tế có thể phân loại thành nhiều nhóm dựa trên nghĩa vụ pháp lý và nhu cầu hoạt động.

chi phí vận hành công ty

1.1. Chi phí đăng ký và duy trì pháp lý ban đầu

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp phải thực hiện một loạt nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn:

  • Lệ phí môn bài: Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài hằng năm căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư. Ví dụ: công ty có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng phải nộp 3 triệu đồng/năm, dưới 10 tỷ đồng nộp 2 triệu đồng/năm.

  • Chi phí khắc dấu, công bố thông tin doanh nghiệp: Đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được pháp luật công nhận tư cách pháp nhân và công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

  • Chi phí mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản: Dù không lớn, nhưng vẫn là chi phí cố định trong giai đoạn đầu.

1.2. Chi phí thuế và nghĩa vụ tài chính thường xuyên

Theo Luật Quản lý thuế 2019Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung nhiều lần), doanh nghiệp phải hạch toán, kê khai và nộp các loại thuế, gồm:

  • Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Nộp theo tháng hoặc quý, tùy quy mô doanh thu.

  • Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính theo lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí hợp lệ, với mức thuế suất phổ thông 20%.

  • Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động: Doanh nghiệp khấu trừ và nộp thay cho nhân viên.

Đây là chi phí vận hành công ty bắt buộc, nếu chậm nộp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập doanh nghiệp

1.3. Chi phí bảo hiểm bắt buộc cho người lao động

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Luật Bảo hiểm y tế 2008 (sửa đổi, bổ sung), người sử dụng lao động phải đóng các khoản:

  • BHXH: 17,5% quỹ lương.

  • BHYT: 3% quỹ lương.

  • BHTN: 1% quỹ lương.

Đây là nghĩa vụ bắt buộc, được coi là khoản chi phí nhân sự thường xuyên mà mọi công ty phải cân đối.

1.4. Chi phí duy trì hoạt động kinh doanh hàng tháng

Ngoài nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị các khoản vận hành cơ bản:

  • Tiền thuê văn phòng, kho bãi (nếu có).

  • Chi phí điện, nước, internet, phần mềm quản lý.

  • Chi phí nhân sự: lương, thưởng, phúc lợi.

  • Chi phí kế toán – kiểm toán: đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Ví dụ: Một công ty quy mô nhỏ với 5 nhân viên, thuê văn phòng tại Hà Nội có thể tốn khoảng 30 – 50 triệu đồng/tháng cho chi phí này.

Xem thêm: Lệ phí môn bài cho doanh nghiệp mới thành lập: Quy định 2024

1.5. Chi phí phát sinh liên quan đến giấy phép con

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như giáo dục, vận tải, thực phẩm, an ninh…), ngoài giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải xin thêm giấy phép con. Chi phí để xin cấp, duy trì hoặc gia hạn các giấy phép này cũng là chi phí vận hành công ty hợp pháp theo luật.

Bảng tổng hợp một số chi phí vận hành công ty cơ bản

Nhóm chi phí Nội dung Căn cứ pháp lý Ghi chú
Lệ phí môn bài 2 – 3 triệu/năm tùy vốn điều lệ Nghị định 139/2016/NĐ-CP Bắt buộc
Thuế GTGT, TNDN, TNCN Theo doanh thu và lợi nhuận Luật Quản lý thuế 2019, Luật TNDN Định kỳ hàng tháng/quý/năm
BHXH, BHYT, BHTN 21,5% quỹ lương Luật BHXH 2014, Luật BHYT Doanh nghiệp và NLĐ cùng đóng
Văn phòng, nhân sự, dịch vụ Thuê mặt bằng, lương, điện nước Thỏa thuận thực tế Khoản chi bắt buộc để vận hành
Giấy phép con Phí thẩm định, duy trì giấy phép Luật chuyên ngành Áp dụng cho ngành nghề có điều kiện

Lưu ý khi quản lý chi phí vận hành công ty

chi phí vận hành công ty

  • Hạch toán đúng quy định: Chỉ những chi phí đáp ứng điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC mới được tính vào chi phí hợp lệ để giảm trừ thuế TNDN.

  • Quản lý dòng tiền hiệu quả: Doanh nghiệp nên lập kế hoạch tài chính hằng tháng, dự phòng ít nhất 3 – 6 tháng chi phí vận hành để tránh rủi ro mất khả năng thanh toán.

  • Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tiết kiệm chi phí nhân sự, giảm sai sót.

  • Tuân thủ pháp luật: Nếu chậm nộp thuế, bảo hiểm hoặc lệ phí môn bài, công ty không chỉ bị phạt tiền mà còn bị hạn chế khi làm thủ tục khác (ví dụ: vay vốn, đấu thầu).

Xem thêm: Các khoản được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Kết luận

Chi phí vận hành công ty không chỉ là gánh nặng tài chính, mà còn là yếu tố đảm bảo doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và uy tín trên thị trường. Việc nắm rõ và quản lý tốt các khoản chi phí này sẽ giúp công ty không chỉ tuân thủ luật mà còn tối ưu hóa hoạt động, hạn chế rủi ro và gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Nếu bạn đang băn khoăn về việc dự trù chi phí vận hành hoặc muốn được tư vấn chi tiết về kế toán – thuế, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và chính xác nhất.

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *