Các điều khoản được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp và để doanh nghiệp xác định được các chi phí hợp lý, việc nắm bắt các quy định pháp luật là yếu tố quan trọng. Dưới đây là các chi phí hợp lý được xác định liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng các điều kiện cụ thể mà Luật và Kế toán An Khang chia sẻ.
Căn cứ pháp lý cho chi phí hợp lý của doanh nghiệp
- Luật quản lý thuế: Quy định các nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình kê khai và nộp thuế.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Bổ sung các điều khoản liên quan đến hóa đơn, chứng từ và yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.
Các loại chi phí hợp lý mà có thể kê khai của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể kê khai nhiều loại chi phí vào quá trình quyết toán thuế, với điều kiện phải đáp ứng đúng các yêu cầu pháp lý liên quan:
– Chi phí nhân công: Lương, phụ cấp, bảo hiểm và các khoản liên quan đến phúc lợi nhân viên được tính vào chi phí hợp lý nếu có đủ bảng lương, hợp đồng lao động, và hóa đơn chứng từ đi kèm.
– Chi phí du lịch/nghỉ dưỡng cho cán bộ công nhân viên công ty: Phải được quy định rõ ràng trong thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động hoặc trên quy chế của công ty. Chi phí du lịch không được vượt quá 1 tháng lương bình quân. Phải lập hợp đồng kèm theo lịch trình rõ ràng, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
- Ví dụ: Công ty b trả lương cho nhân viên mỗi tháng và phải kê khai bảng lương cùng hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội.
– Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho sản xuất, kinh doanh. Phải có hóa đơn mua hàng hợp lệ.
- Ví dụ: Công ty sản xuất gỗ nội thất mua nguyên liệu từ nhà cung cấp với tổng hóa đơn 100 triệu đồng. Hóa đơn và chứng từ hợp lệ sẽ được dùng để kê khai chi phí này.
– Chi phí sản xuất và khấu hao: Chi phí liên quan đến sản xuất, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, và các khoản khấu hao tài sản cố định.
– Chi phí thuê ngoài: Bao gồm các dịch vụ thuê ngoài như bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa thiết bị… Các khoản chi này cần có hợp đồng và hóa đơn chứng từ hợp lệ.
- Ví dụ: Công ty B thuê dịch vụ bảo vệ với chi phí 15 triệu đồng/tháng. Hợp đồng và hóa đơn sẽ là chứng từ cho việc kê khai chi phí.
– Chi phí tiếp khách/ quảng cáo/ công tác phí: Các khoản phí này phải được viết rõ mục đích sử dụng và có chứng từ đóng dấu của các địa điểm minh bạch, ví dụ như hóa đơn nhà hàng, khách sạn, vé máy bay. Chi phí công tác nếu chỉ có mỗi hóa đơn sẽ bị loại bỏ.
- Ví dụ: Doanh nghiệp chi 10 triệu đồng cho bữa ăn tiếp khách và có hóa đơn nhà hàng. Chi phí này hợp lệ nếu mục đích là phục vụ cho công việc kinh doanh.
– Chi phí bảo hiểm và đào tạo: Các khoản phí liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên, và các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề.
– Chi phí thuê văn phòng, điện nước, viễn thông: Bao gồm chi phí thuê văn phòng, chi phí tiện ích như điện, nước, và các dịch vụ viễn thông phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
>>>Bạn có thể xem thêm: Cách hạch toán trước khi thành lập doanh nghiệp 2024
Điều kiện để chi phí được xem là hợp lý
Các khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Có chứng từ hợp lệ: Mọi khoản chi đều phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ và hợp pháp, được lập đúng quy định pháp luật.
- Ví dụ: Nếu doanh nghiệp mua nguyên liệu, phải có hóa đơn giao dịch, và hợp đồng.
– Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định tại .Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Ví dụ: Công ty D mua máy giá 50 triệu đồng. Thanh toán phải qua ngân hàng để khoản chi phí này được công nhận là hợp lý.
– Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh: Chi phí phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và có tính chất liên quan trực tiếp đến hoạt động đó.
- Ví dụ: Doanh nghiệp thuê văn phòng để kinh doanh và chi trả tiền thuê hàng tháng. Khoản này được xem là chi phí hợp lý vì liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Quy trình kê khai chi phí hợp lý
– Chuẩn bị hồ sơ- chứng từ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ liên quan đến từng khoản chi phí, bao gồm hóa đơn, hợp đồng, bảng kê.
– Cách làm việc với cơ quan thuế: Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp tiến hành kê khai chi phí thông qua tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp định kỳ. Khi kê khai, cần đảm bảo chính xác từng khoản chi và tránh các sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Lỗi thường gặp khi kê khai chi phí và cách khắc phục nhanh chóng
– Kê khai thiếu hoặc không có chứng từ: Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp kê khai chi phí mà không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Cách khắc phục là luôn đảm bảo thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng và các giấy tờ liên quan trước khi kê khai.
– Sử dụng hóa đơn không hợp lệ: Một số doanh nghiệp gặp phải trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn bị hủy. Khắc phục bằng cách kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn trước khi sử dụng.
>>>Nếu bạn còn vướng mắc về kê khai chi phí hãy xem thử: Dịch vụ kế toán thuế toàn quốc, chuyên nghiệp – Luật An Khang
Kết luận
Các khoản được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp giúp tối ưu hóa lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về chứng từ, hóa đơn và phương thức thanh toán. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về quy trình kê khai chi phí hoặc các vấn đề liên quan đến thuế, hãy liên hệ với Luật và Kế toán An Khang.
