Biên lai điện tử là một loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế được sử dụng phổ biến trong hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Vậy quy định về biên lai điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây Luật và Kế Toán An Khang sẽ chia sẻ chi tiết nội dung này để Quý độc giả cùng tham khảo.
Khái quát chung về biên lai điện tử
Khái niệm về biên lai điện tử
Biên lai điện tử được hiểu là một loại chứng từ điện tử được lập dưới dạng các thông điệp dữ liệu điện tử ghi lại thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Các phương tiện điện tử có thể là máy tính tiền, máy vi tính, laptop, Ipad, điện thoại thông minh…
Biên lai điện tử là một loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế do đó chúng được lập và sử dụng, quản lý theo quy định của Pháp luật về quản lý thuế.
Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai điện tử được phân làm 3 loại gồm:
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí;
Ngoài ra, trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế nếu đơn vị doanh nghiệp có yêu cầu các loại chứng từ khác thì Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
Lợi ích của việc sử dụng biên lai điện tử
Đối với đơn vị, doanh nghiệp sử dụng biên lai:
- Giúp quản lý hóa đơn, chứng từ dễ dàng: có thể truy cập thực hiện các nghiệp vụ lập, xuất biên lai bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu. Việc sắp xếp tìm kiếm biên lai có thể thực hiện trong vài giây từ hệ thống quản lý.
- Độ bộ hệ thống quản lý hóa đơn chứng từ tạo thuận lợi khi thực hiện kê khai với cơ quan thuế.
- Hạn chế các rủi ro: không cần phải lo lắng về việc làm mất, rách, hỏng, lưu trữ các biên lai đã lập.
- Tiết kiệm chi phí: giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
- Bảo mật thông tin cao: được mã hóa và ký số, giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật thông tin.
Đối với khách hàng sử dụng biên lai điện tử:
- giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc lưu trữ.
- Thực hiện tra cứu và truy cập thông tin mua bán hàng hóa dịch vụ nhanh chóng.
- Hạn chế các rủi ro: hạn chế rủi ro về bảo quản, lưu trữ biên lai.
Đối với cơ quan thuế:
- Giúp việc quản lý biên lai dễ dàng từ đó kiểm soát và giám sát hoạt động thu phí, lệ phí hiệu quả.
- Tìm kiếm biên lai nhanh chóng theo các tiêu thứ khác nhau.
- Tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí in ấn.
- Tối ưu thời gian, hiệu quả giải quyết công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp, đơn vị.
Ngoài các lợi ích trên thì việc sử dụng biên lai điện tử còn giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường. Đây là một trong những lợi ích to lớn mà ít ai để ý nhưng lại mang ý nghĩa quan trọng.
Quy định về biên lai điện tử
Định dạng biên lai điện tử
Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:
– Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
– Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
– Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nội dung bắt buộc của biên lai điện tử
Các nội dung bắt buộc đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy và gồm:
- Tên loại biên lai.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai .
Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
Đối với biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.
- Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
- Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Họ tên, chữ ký của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt
Tiêu chuẩn để biên lai điện tử hợp pháp
Biên lai điện tử cần đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện:
- Mỗi số biên lai đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất đảm bảo xác định số biên lai theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.
- Biên lai điện tử đã lập phải thoả mãn:
- Nội dung của biên lai có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Nội dung của biên lai được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung biên lai đó;
- Biên lai điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận biên lai điện tử.
Thủ tục phát hành biên lai điện tử
Doanh nghiệp, đơn vị thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai cần làm các thủ tục như sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng biên lai điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện đăng ký sử dụng biên lai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ
Sau khi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận doanh nghiệp, đơn vị đăng ký sử dụng biên lai.
Bước 3: Hủy biên lai chứng từ giấy
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, đơn vị được phép sử dụng biên lai điện tử thì phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Bước 4: Trường hợp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử
Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai thì thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Hướng dẫn xuất biên lai điện tử
Đăng ký sử dụng biên lai điện tử
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì việc đăng ký sử dụng biên lai điện tử được thực hiện như sau:
- Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử tới các doanh nghiệp, tổ chức thu các khoản phí, lệ phí nên trên về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.
- Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
- Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng, tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Các bước xuất biên lai điện tử
Tùy vào phần mềm hỗ trợ xuất biên lai (Viettel, VNPT, MISA, ….) mà doanh nghiệp sử dụng sẽ có các bước xuất biên lai điện tử khác nhau. Nhìn chung, cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm hỗ trợ xuất biên lai điện tử
Bước 2: Đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp đã tạo lập trước đó.
Bước 3: Chọn mục lập biên lai.
Bước 4: Nhập các nội dung của biên lai theo quy định ở mục trên.
Bước 5: Lưu nháp và kiểm tra lại thông tin.
Bước 6: Ký và phát hành biên lai.
Hướng dẫn sử dụng biên lai điện tử
Tra cứu biên lai điện tử
Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Nhấp chọn mục “Tra cứu một biên lai”
Hướng dẫn tra cứu 1 biên lai
Bước 3: Điền mã số thuế, mã đơn vị sử dụng, mẫu số, số ký hiệu biên lai, số biên lai, mã xác thực.
Bước 4: Nhấp chọn “Tra cứu”
Bước 5: Nhận kết quả tra cứu biên lai điện tử
Ngoài ra, tại bước 2, bạn có thể chọn mục “Tra cứu nhiều biên lai” rồi điền các thông tin và thực hiện các bước tương tự phía trên để tra cứu nhiều biên lai một lúc.
Tra cứu nhiều biên lai cùng một lúc
Tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử
Hình thức tra cứu này thường được áp dụng chủ yếu đối với người bán. Người bán tra cứu biên lai sau khi đã xuất bán hàng qua phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu biên lai”
Bước 3: Nhập các thông tin chi tiết của biên lai theo các trường thông tin cần điền
Bước 4: Chọn “Tra cứu” và nhận kết quả.
Để thuận tiện cho quá trình tra cứu, bạn có thể lựa chọn thời gian xuất biên lai, tra cứu theo loại hàng hóa hay tra cứu theo thông tin của người mua.
Tra cứu trên website của các tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai
Có một số đơn vị phát hành biên lai có cung cấp thông tin tra cứu trên website của họ. Bạn thực hiện tra cứu thông tin tương tự như các bước ở trên. Sau khi tra cứu thành công, kết quả sẽ trả về gồm thông tin số tiền, ngày lập biên lai, tên tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai.
Cách lưu trữ biên lai điện tử
Lưu trữ, bảo quản biên lai được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính và Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức, cá nhân trả phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ biên lai theo thời hạn quy định. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ theo thời hạn nêu trên.
Tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức cá nhân trả phí, lệ phí là đơn vị kế toán và các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của biên lai điện tử ra các vật mang tin (bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, đĩa DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của biên lai điện tử.
Biên lai điện tử đã lập được lưu giữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các tiêu chuẩn biên lai hợp pháp nói trên.
Hủy biên lai điện tử
- Các trường hợp hủy biên lai:
– Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy biên lai.
– Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
- Biên lai được xác định đã hủy
Việc hủy biên lai điện tử là làm cho biên lai điện tử đó không có giá trị sử dụng, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó.
Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán 2015 nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Việc hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các iên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Kết luận
Biên lai điện tử là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đơn vị hạch toán kế toán và được lưu trữ giống như hóa đơn điện tử. Việc tìm hiểu các quy định của pháp luật liên quan đến biên lai điện tử là cần thiết cho quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp.
Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về biên lai điện tử. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.
