Chuyển đổi kế toán điện tử như thế nào? Quy trình chuyển đổi kế toán điện tử thực hiện như thế nào? Cùng đọc và tham khảo nội dung bài viết dưới đây của công ty Luật và Kế toán An Khang để hiểu rõ hơn về cách chuyển đổi kế toán điện tử hiện nay.
Kế toán điện tử là gì? Lợi ích của kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Kế toán điện tử là hệ thống ghi chép và xử lý sổ sách kế toán bằng phương tiện điện tử, thay cho việc sử dụng sổ sách kế toán truyền thống dạng giấy tờ. Hệ thống này bao gồm các phần mềm kế toán, kho dữ liệu điện tử, chữ ký điện tử và các thiết bị lưu trữ dữ liệu.
So với kế toán truyền thống, khi chuyển đổi kế toán điện tử sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
- Hệ thống kế toán điện tử giúp tự động hóa nhiều thao tác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho công tác kế toán.
- Doanh nghiệp không cần phải chi phí cho việc in ấn, lưu trữ sổ sách kế toán dạng giấy tờ.
- Hơn nữa, tất cả các dữ liệu kế toán được lưu trữ dưới dạng điện tử nên dễ dàng truy xuất, kiểm tra và quản lý.
- Mặt khác, kế toán điện tử được bảo mật bằng các biện pháp kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Dễ dàng quản lý dữ liệu kế toán từ xa thông qua internet.
- Việc tận dụng không gian đám mây để lưu trữ chứng từ cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sử dụng ít giấy tờ hơn, góp phần bảo vệ môi trường.
>>>Xem thêm: Kế toán điện tử là gì? Lợi ích và giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp 2024
Quy trình chuyển đổi kế toán điện tử
Quy trình chuyển đổi kế toán điện tử là một quá trình quan trọng, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là chi tiết quy trình này:
Chuẩn bị
Trước tiên, bạn cần xác định được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp dựa trên chính quy mô, ngành nghề, nghiệp vụ kế toán… Sau đó, tham khảo các phần mềm kế toán điện tử trên thị trường, so sánh tính năng, giá cả, dịch vụ hỗ trợ… Để chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
Thông thường, sau khi chọn được phần mềm kế toán điện tử phù hợp. Nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp dịch vụ đào tạo cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp. Từ cách thức cài đặt và sử dụng phần mềm, lập hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, báo cáo thuế điện tử… Từ đó, có thể sử dụng phần mềm hiệu quả và chính xác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết như:
- Thu thập và kiểm tra dữ liệu kế toán hiện có của doanh nghiệp.
- Chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp với phần mềm kế toán điện tử.
- Xử lý các sai sót và thiếu sót trong dữ liệu kế toán.
- Đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đầy đủ trước khi chuyển đổi sang hệ thống kế toán điện tử.
Triển khai
Đây là bước quan trọng nhất trong cách chuyển đổi kế toán điện tử. Để quy tình chuyển đổi sổ kế toán diễn ra được thuận lợi, nhân viên kế toán cần:
Thiết lập hệ thống kế toán điện tử
- Cài đặt phần mềm kế toán điện tử trên máy tính của doanh nghiệp.
- Cấu hình hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Cấp quyền truy cập cho nhân viên sử dụng phần mềm.
- Thiết lập các thông tin cần thiết cho hệ thống, như: thông tin doanh nghiệp, thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin khách hàng, nhà cung cấp…
Nhập dữ liệu kế toán vào phần mềm
Nhập dữ liệu kế toán hiện có của doanh nghiệp vào phần mềm kế toán điện tử. Đồng thời, sử dụng các công cụ hỗ trợ nhập dữ liệu tự động, sau cùng kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu sau khi nhập.
Kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu
Bạn cần kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu đã nhập, nếu phát hiện và sửa chữa các sai sót trong dữ liệu. Đồng thời, đảm bảo dữ liệu kế toán trong phần mềm chính xác và thống nhất với dữ liệu kế toán hiện có.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần tuân thủ theo hướng dẫn chuyển đổi kế toán điện tử do nhà cung cấp phần mềm để thực hiện các bước triển khai trên.
Vận hành
Ở bước này, bạn cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm kế toán điện tử. Như:
- Hạch toán thu chi.
- Lập hóa đơn điện tử.
- Kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán lương.
- Kế toán tài chính.
- …
Đừng quên tuân thủ theo các quy định của pháp luật về kế toán thuế. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Pháp Luật, Cuối cùng, thực hiện việc kê khai và nộp thuế điện tử theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần cập nhật kiến thức về kế toán điện tử và thuế điện tử thường xuyên để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
>>>Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn VAT điện tử 2024: Đầy đủ, chính xác, dễ thực hiện
Các vấn đề cần lưu ý khi chuyển đổi
Việc chuyển đổi sang hệ thống kế toán điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng tiềm ẩn một số vấn đề cần lưu ý để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số vấn đề quan trọng cần quan tâm:
Bảo mật thông tin
Hệ thống kế toán điện tử lưu trữ và xử lý lượng lớn dữ liệu tài chính nhạy cảm của doanh nghiệp, do đó việc bảo mật thông tin là vấn đề then chốt. Chính vì thế, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, tường lửa. Đồng thời, nâng cao nhận thức của nhân viên về an ninh mạng và thực hiện các biện pháp bảo mật phù hợp.
Đảm bảo tính liên tục của dữ liệu
Thực tế, các dữ liệu kế toán là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc đảm bảo tính liên tục của dữ liệu trong quá trình chuyển đổi là vô cùng quan trọng. Do đó, Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả và thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ tại nơi an toàn.
Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, thuế
Hiện nay, Luật Kế toán và các văn bản quy định liên quan quy định chi tiết về việc sử dụng hệ thống kế toán điện tử. Đặc biệt, tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của dữ liệu kế toán. Đừng quên tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý hoặc nhà cung cấp phần mềm để được tư vấn cụ thể.
Các vấn đề kỹ thuật có thể phát sinh
Quá trình chuyển đổi kế toán điện tử có thể gặp phải một số vấn đề kỹ thuật như lỗi phần mềm, sự cố kết nối mạng… Chính vì thế, Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
Các phần mềm kế toán điện tử phổ biến
Dưới đây là một số phần mềm kế toán điện tử phổ biến hiện nay trên thị trường Việt Nam, cùng với các tính năng, giá cả và ưu nhược điểm của từng phần mềm
MISA
Phần mềm kế toám Misa hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, thuế cho doanh nghiệp. Trong phần mềm kế toán điện tử này, các báo cáo tài chính khá đa dạng có thể đáp ứng được toàn bộ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. .Bên cạnh đó, giá phần mềm kế toán MISA khá đa dạng phù hợp với nhiều ngân sách của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
Ưu điểm:
- Là phần mềm kế toán điện tử phổ biến nhất tại Việt Nam với thị phần lớn.
- Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, tận tình.
- Cập nhật thường xuyên các quy định mới của pháp luật.
Nhược điểm:
- Giá thành cao so với một số phần mềm khác trên thị trường.
- Giao diện phần mềm có thể hơi rối rắm đối với người mới sử dụng.
Fast Accounting
Phần mềm kế toán Fast Accounting hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, thuế cho doanh nghiệp. Đồng thời, tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ như: hóa đơn điện tử, chữ ký số, thanh toán điện tử…Hơn nữa, giá cả cạnh tranh so với các phần mềm khác trên thị trường.
Ưu điểm:
- Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng.
- Tốc độ xử lý nhanh chóng, mượt mà.
- Cập nhật thường xuyên các tính năng mới.
Nhược điểm:
- Số lượng báo cáo tài chính cung cấp chưa phong phú bằng MISA.
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chưa rộng khắp bằng MISA.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói, uy tín chỉ từ 500.000đ
Bravo
Phần mềm kế toán Bravo hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, thuế cho doanh nghiệp. Đặc biệt, giá thành cao so với các phần mềm khác trên thị trường phù hợp với doanh nghiệp lớn có ngân sách đầu tư cao.
Ưu điểm:
- Cung cấp nhiều tính năng cao cấp dành cho doanh nghiệp lớn.
- Hỗ trợ báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế.
- Có tính bảo mật cao.
Nhược điểm:
- Giá thành cao, không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Giao diện phần mềm có thể hơi phức tạp đối với người mới sử dụng.
Ngoài các phần mềm trên, bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm kế toán điện tử khác như:
- KiotViet
- Sun Accounting
- Hanel
- Vinalo
Kết luận
Chuyển đổi kế toán điện tử là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện chuyển đổi sớm để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tiết kiệm chi phí.
Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán thuế trọn gói, có thể liên hệ đến hotline 0936.149.833 để được tư vấn miễn phí.
