Những lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Với những tính năng hiện đại, kế toán điện tử đã và đang hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa. Đồng thời tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ kế toán một cách chính xác và hiệu quả.
Cùng công ty Luật và kế toán An Khang tìm hiểu chi tiết hơn về ưu điểm kế toán điện tử trong bài viết ngắn dưới đây nhé.
Kế toán điện tử là gì? Lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Kế toán điện tử là hệ thống ghi chép và xử lý thông tin kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử, thay vì sử dụng sổ sách và chứng từ giấy tờ truyền thống. Hệ thống này bao gồm các phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu và các thiết bị điện tử để lưu trữ và truy xuất thông tin.
So với kế toán truyền thống, kế toán điện tử sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật. Điển hình như: Tiết kiệm thời gian, tính bảo mật cao, tăng tính chính xác, dễ sử dụng. Đồng thời, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
Xem thêm: Kế toán điện tử là gì? Lợi ích và giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp 2024
Lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều. Như: Việc quản lý các nghiệp vụ kế toán từ kế toán thuế, lương đều được thao tác một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán online còn giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu toàn doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí – Lợi ích kế toán điện tử đầu tiên cần biết
Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt mục tiêu chung là giảm chi phí vận hành. Vì thế, việc sử dụng phần mềm kế toán điện tử không chỉ giúp tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán. Từ đó, giúp tiết kiệm chi phí nhân công cùng nhiều chi phí khác.
Đặc biệt, việc chuyển đổi sổ kế toán so với phương pháp truyền thống sẽ giúp kế toán giảm thời gian ghi nhận giao dịch, chi phí kiểm toán. Hơn nữa, việc nộp hồ sơ thuế, chứng từ ngân hàng, hóa đơn điện tử trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Kế toán online còn giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ tài liệu, các bút toán và nghiệp vụ được đề xuất sẵn trong kế toán điện tử. Ghi chép chính xác, tiết kiệm thời gian kiểm toán, giảm thiểu sai sót là những lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp.
Khả năng lưu trữ không giới hạn. Kế toán điện từ giúp tổng hợp và lưu trữ thông tin khác hàng, hàng hóa, sản phẩm, vật tư doanh nghiệp một cách thuận tiện.
Nâng cao hiệu quả quản lý tài chính
Kế toán truyền thống có thể dẫn đến một số sai sót trong quá trình thực hiện cộng sổ kế toán. Điều này, khiến cho việc lập báo cáo tài chính và quản trị liên quan phải lập lại từ đầu, mất thời gian để hoàn thành.
Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm thời gian giảm xuống một nửa, giúp tối ưu quá trình kế toán điện tử một cách tốt nhất. Bởi:
- Phần mềm kế toán điện tử sẽ tự động tổng hợp số liệu báo cáo dựa trên đầu vào của kế toán. Đồng thời hỗ trợ kiểm tra đối chiếu các sổ sách kế toán, báo cáo, đánh giá. Cũng như xử lý các bút toán thừa, thiếu hay chưa chính xác.
- Chỉ cần nhập lệnh, kế toán điện tử có thể kết xuất số liệu chỉ sau vài phút,
- Ngoài ra, kế toán điện tử cho doanh nghiệp nhỏ còn giúp phân tích tài chính theo nhiều chiều hướng khác nhau một cách nhanh chóng.
Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu – Lợi ích kế toán điện tử nổi bật
Trước kia, có rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, tài liệu quan trọng. Nhưng với sự ra đời của các phần mềm kế toán điện tử. Doanh nghiệp không phải đau đầu với điều này, bởi:
- Khả năng lưu trữ tài liệu bằng công nghệ đám mây, hệ thống bảo mật nhiều lớp, mã hóa dữ liệu. Giúp tăng thời gian lưu trữ với tính bảo mật cao.
- Ngoài ra, kế toán điện tử còn có thể sao lưu, phục hồi dữ liệu an toàn. Giúp bảo quản tài liệu, chứng từ của doanh nghiệp được tốt hơn. Hạn chế được tính trạng thất thoát, mất giấy tờ do thiên tai, hỏa hoạn…
Đây cũng chính là một trong những lợi ích kế toán điện tử mang lại cho doanh nghiệp lớn.
Tăng cường khả năng kết nối, hợp tác
Kế toán điện tử còn tăng cường khả năng kết nối, hợp tác đối chiếu sổ sách một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Bởi phần mềm kế toán điện tử có thể tự động kết nối với các phần mềm khác như: Bán hàng, kế toán thuế, quản lý kho, nhân sự…
Ngoài ra, phần mềm kế toán điện tử bạn còn có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu với cơ quan thuế, các đối tác quan trọng khác. Thậm chí, còn có thể làm việc từ xa ở bất cứ đâu. Từ đó, tránh được tình trạng nộp chậm thuế.
Các ưu điểm khác
Ngoài những lợi ích kế toán điện tử trên, doanh nghiệp còn nhận được các tiện ích khác khi sử dụng phần mềm kế toán điện tử. Như:
- Kế toán điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, hóa đơn, chứng từ, góp phần bảo vệ môi trường.
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định mới của pháp luật về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Tránh được các vi phạm về thuế do sử dụng hóa đơn, chứng từ giấy tờ không đúng quy định.
- Đồng thời, thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại của doanh nghiệp trong công tác quản lý tài chính.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn thuế chuyên sâu: Đối tác tin cậy, tối ưu lợi ích thuế cho doanh nghiệp Việt
Thách thức và giải pháp khi ứng dụng kế toán điện tử
Chi phí đầu tư ban đầu
Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí cho phần mềm kế toán điện tử, chi phí cài đặt, triển khai và đào tạo nhân viên. Do đó, khi lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp và cân nhắc các phần mềm miễn phí hoặc trả phí theo nhu cầu để tiết kiệm chi phí. Cũng như, lên kế hoạch đầu tư chi phí cụ thể và hợp lý.
Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng
Khi sử dụng kế toán điện tử, đòi hỏi nhân viên kế toán cần có kiến thức, kỹ năng về sử dụng phần mềm kế toán điện tử và các quy định liên quan. Chính vì thế, Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm kế toán điện tử. Tận dụng các khóa học trực tuyến hoặc tài liệu hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm. Hoặc thuê nhân viên có chuyên môn về kế toán điện tử nếu cần thiết.
Vấn đề bảo mật thông tin
Ngoài những lợi ích kế toán điện tử mang lại hệ thống kế toán điện tử có nguy cơ bị tấn công mạng, đánh cắp dữ liệu. Để tránh được tình trạng này, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có các biện pháp bảo mật tốt.
Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật bổ sung như chữ ký số, xác thực hai yếu tố. Nâng cao ý thức bảo mật thông tin cho nhân viên và thực hiện sao lưu dữ liệu và cập nhật phần mềm định kỳ.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán điện tử
Khi lựa chọn phần mềm kế toán điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau:
- Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh của mình.
- Giao diện phần mềm nên đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng để nhân viên kế toán có thể nhanh chóng nắm bắt và vận hành.
- Có đầy đủ các tính năng cần thiết cho công tác kế toán như hạch toán thu chi, quản lý hàng hóa, lập báo cáo tài chính,…
- Ưu tiên lựa chọn phần mềm có giá cả phù hợp với khả năng tài chính của mình.
- Đặc biệt, nên sử dụng phần mềm đến từ nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kế toán điện tử.
- Mặt khác, nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm.
Dưới đây là một số phần mềm kế toán điện tử uy tín tại Việt Nam:
- MISA SME.
- KISSOFT.
- SAO VIET.
- OCA.
Kết luận
Với những thông tin được công ty Luật và Kế toán An Khang trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về lợi ích kế toán điện tử. Cũng như cách lựa chọn phần mềm kế toán điện tử phù hợp. Nếu lựa chọn được một phần mềm tốt, chắc chắn nó sẽ đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Nếu bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ đến hotline 0936 149 833 hoặc truy cập website https://luatankhang.com để nhận tư vấn miễn phí.
