Khi phát hiện đã nộp báo cáo tài chính sai, doanh nghiệp có được nộp lại không, thủ tục ra sao, và có bị xử phạt không? Câu hỏi từ anh Trần Văn Dũng (Hoàng Mai, Hà Nội):
“Doanh nghiệp của tôi vừa nộp báo cáo tài chính năm 2024 cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra lại sổ sách, chúng tôi phát hiện có sai sót ở phần thuyết minh tài chính và một số số liệu lợi nhuận chưa khớp. Xin hỏi trong trường hợp này công ty tôi có được phép nộp lại báo cáo tài chính không? Nếu nộp lại thì thủ tục thế nào và có bị xử phạt không?”
Luật và Kế toán An Khang trả lời:
Chào anh Dũng, cảm ơn anh đã gửi câu hỏi. Đây là tình huống khá phổ biến khi doanh nghiệp lập báo cáo tài chính, nhất là trong giai đoạn quyết toán cuối năm. Chúng tôi xin phân tích và tư vấn chi tiết dựa trên quy định pháp luật hiện hành.
Báo cáo tài chính là gì và ý nghĩa pháp lý
Theo Điều 3 Luật Kế toán 2015, báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán, phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh và luồng tiền của doanh nghiệp.
Việc nộp báo cáo tài chính có ý nghĩa:
- Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra nghĩa vụ thuế;
- Là thông tin phục vụ ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư;
- Là tài liệu bắt buộc để cơ quan quản lý nhà nước thống kê và giám sát.
Vì vậy, nếu báo cáo tài chính bị sai, doanh nghiệp không chỉ đối diện rủi ro về xử phạt hành chính, mà còn ảnh hưởng đến uy tín và khả năng giao dịch.
Xem thêm: Các loại báo cáo tài chính cho doanh nghiệp – Doanh nghiệp mới thành lập cần biết gì?
Khi phát hiện sai sót, có được nộp lại báo cáo tài chính không?
Căn cứ Khoản 3 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép lập lại và nộp lại báo cáo tài chính đã nộp nếu phát hiện sai sót hoặc nhầm lẫn.
Cụ thể:
- Doanh nghiệp cần lập lại bộ báo cáo tài chính đúng và đầy đủ,
- Nộp lại cho cùng cơ quan đã tiếp nhận báo cáo lần đầu,
- Có văn bản giải trình nguyên nhân sai sót và nội dung điều chỉnh.
Như vậy, pháp luật cho phép nộp lại báo cáo tài chính, và đây được coi là quyền lợi của doanh nghiệp để khắc phục sai sót, đảm bảo minh bạch.
Xem thêm: Báo cáo tài chính – Hướng dẫn điều chỉnh và nộp lại chuẩn nhất năm 2025
Trường hợp nào bị xử phạt khi nộp báo cáo tài chính sai?
Theo Điều 12 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP):
- Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng: nếu lập báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung, số liệu sai lệch nhưng chưa gây hậu quả nghiêm trọng.
- Phạt từ 20 – 30 triệu đồng: nếu nộp báo cáo tài chính sai mà làm sai lệch kết quả kinh doanh, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
- Phạt đến 50 triệu đồng: nếu có hành vi gian lận, giả mạo báo cáo tài chính để trốn thuế hoặc lừa dối đối tác.
Tuy nhiên, nếu sai sót mang tính kỹ thuật, kế toán viên phát hiện kịp thời và doanh nghiệp chủ động nộp lại báo cáo kèm giải trình, thông thường cơ quan thuế không xử phạt, mà chỉ yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Thủ tục nộp lại báo cáo tài chính
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự:
Bước 1. Lập bộ báo cáo tài chính điều chỉnh
- Ghi rõ “Báo cáo tài chính điều chỉnh thay thế báo cáo ngày … đã nộp”.
- Thuyết minh chi tiết số liệu đã sửa.
Bước 2. Soạn công văn giải trình gửi cơ quan tiếp nhận báo cáo (Cục thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thống kê).
Bước 3. Nộp lại báo cáo tài chính
- Nếu nộp qua hệ thống thuế điện tử, cần gửi lại file XML và bản PDF kèm giải trình.
- Nếu nộp bản giấy, cần đóng dấu đỏ của doanh nghiệp trên toàn bộ hồ sơ.
Bước 4. Theo dõi phản hồi của cơ quan thuế
- Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu bổ sung chứng từ đối chiếu, doanh nghiệp cần cung cấp kịp thời.
Lưu ý: Thời hạn nộp lại càng sớm càng tốt, tốt nhất trong vòng 30 ngày kể từ khi phát hiện sai sót, để tránh cơ quan thuế tiến hành thanh tra kiểm tra và áp dụng chế tài.
Xem thêm: Báo cáo tài chính năm – Nơi nộp và quy định theo Thông tư 24/2021/TT-BTC
Lời khuyên cho doanh nghiệp
Để tránh rủi ro liên quan đến báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần:
- Rà soát kỹ số liệu trước khi nộp: Đối chiếu sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và tờ khai thuế.
- Phân công rõ trách nhiệm kế toán: Người lập, người kiểm tra, người ký duyệt.
- Sử dụng phần mềm kế toán chuẩn để hạn chế nhầm lẫn thủ công.
- Lưu hồ sơ, chứng từ đầy đủ để giải trình khi cần thiết.
- Trong trường hợp phát hiện sai, chủ động nộp lại báo cáo thay vì chờ cơ quan thuế phát hiện. Điều này không chỉ giảm nguy cơ bị xử phạt mà còn thể hiện tính minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Kết luận
Như vậy, khi phát hiện đã nộp báo cáo tài chính sai, doanh nghiệp hoàn toàn được phép nộp lại kèm theo văn bản giải trình. Nếu chủ động điều chỉnh, nộp sớm và số liệu sai không gây hậu quả nghiêm trọng, khả năng bị xử phạt là rất thấp. Tuy nhiên, trong các trường hợp báo cáo tài chính sai do gian lận hoặc làm thất thu thuế, doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
