Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp giúp minh bạch hóa hoạt động kế toán, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Tuy nhiên, không ít người vẫn gặp khó khăn khi tiếp cận quy trình đăng ký, nhất là khi quy định pháp luật thường xuyên điều chỉnh và bổ sung.
Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và cập nhật nhất theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP – văn bản pháp lý nền tảng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam. Đồng thời, chúng tôi sẽ phân tích vai trò của cơ quan thuế trong quá trình tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ và giám sát thực hiện.
Cơ sở pháp lý của việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý chính điều chỉnh hoạt động đăng ký hóa đơn điện tử là:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Các văn bản hướng dẫn và công văn triển khai của Tổng cục Thuế và cơ quan thuế địa phương.
- Hệ thống biểu mẫu ban hành kèm theo Nghị định, đặc biệt là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) và Mẫu 01/TB-TNĐT (Thông báo tiếp nhận).
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng tạm ngừng sử dụng hóa đơn đều có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình và biểu mẫu thống nhất.
Cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai hình thức đăng ký:
- Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Đây là phương án phổ biến, phù hợp với đa số doanh nghiệp hiện nay. Người nộp thuế sẽ ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị trung gian được Tổng cục Thuế ủy quyền, sau đó đơn vị này sẽ kết nối và gửi hồ sơ đăng ký thay cho doanh nghiệp.
Sau khi đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ cho tổ chức cung cấp dịch vụ, đồng thời phản hồi kết quả đến người nộp thuế qua email đã đăng ký.
- Đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp:
- Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả phí dịch vụ;
- Có hạ tầng công nghệ đủ điều kiện kết nối trực tiếp với hệ thống của ngành thuế.
Việc đăng ký được thực hiện trực tiếp tại https://thuedientu.gdt.gov.vn, thông qua tài khoản thuế đã xác thực bằng chữ ký số.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Một số điểm lưu ý khi lập hồ sơ:
- Tờ khai phải điền đầy đủ thông tin về người nộp thuế, loại hóa đơn đăng ký sử dụng (có mã hoặc không có mã), phương thức kết nối dữ liệu…
- Hồ sơ có thể nộp qua tổ chức trung gian hoặc trực tiếp trên hệ thống thuế.
- Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ra thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận bằng văn bản điện tử (Mẫu 01/TB-TNĐT).
Vai trò của cơ quan thuế trong quá trình xét duyệt và giám sát
Cơ quan thuế giữ vai trò trung tâm trong quy trình đăng ký, bao gồm:
- Tiếp nhận, xét duyệt và phản hồi hồ sơ đăng ký.
- Rà soát định kỳ việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã – không có mã.
- Chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn khi doanh nghiệp thuộc diện rủi ro thuế.
- Giám sát việc chuyển dữ liệu hóa đơn từ doanh nghiệp đến hệ thống thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký kết nối trực tiếp để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ phối hợp kiểm thử kỹ thuật và cấp phép chính thức nếu đạt yêu cầu.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Theo quy định, trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế phải ra thông báo điện tử xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận và có được chấp nhận hay không.
Tuy nhiên, đối với các đơn vị đăng ký gửi dữ liệu hóa đơn trực tiếp (không thông qua tổ chức trung gian), nếu chưa hoàn thành cấu hình kỹ thuật, doanh nghiệp cần:
- Thông báo và phối hợp với Tổng cục Thuế trong vòng 05 ngày làm việc;
- Thực hiện kiểm thử trong 10 ngày làm việc kể từ khi đề nghị.
Nếu quá thời hạn trên mà không có phản hồi hoặc không đạt kết nối kỹ thuật, doanh nghiệp buộc phải chuyển sang hình thức gửi qua tổ chức trung gian.
Trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi được chấp nhận đăng ký
Ngay khi cơ quan thuế thông báo chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ hoặc hóa đơn giấy đã phát hành trước đây.
- Tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có), thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
- Bắt đầu phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin đăng ký mới.
Đối với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ, cần lưu ý:
- Cơ quan thuế sẽ rà soát hàng tháng;
- Có thể chuyển sang hình thức sử dụng qua tổ chức trung gian nếu không còn đáp ứng điều kiện được miễn phí dịch vụ;
- Doanh nghiệp bắt buộc thực hiện thay đổi thông tin đăng ký nếu có yêu cầu từ cơ quan quản lý.
Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Một số lưu ý quan trọng
- Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, việc sử dụng phụ thuộc vào mức độ rủi ro thuế của doanh nghiệp.
- Nếu bị đánh giá là rủi ro cao, doanh nghiệp buộc phải chuyển sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC.
- Tất cả các thông báo từ cơ quan thuế sẽ được gửi qua địa chỉ email đã đăng ký với hệ thống thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo kiểm tra thường xuyên để cập nhật thông tin kịp thời.
Kết luận
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy thủ tục không quá phức tạp, nhưng nếu không nắm vững quy định pháp lý và phối hợp đúng cách với cơ quan thuế, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro: bị từ chối đăng ký, chậm kết nối dữ liệu hoặc bị xử phạt vì sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Luật An Khang khuyến nghị doanh nghiệp chủ động rà soát, cập nhật thông tin kịp thời và liên hệ tư vấn pháp lý nếu gặp vướng mắc. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về biểu mẫu, kết nối kỹ thuật hoặc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy, hãy liên hệ với đội ngũ luật sư của chúng tôi để được hỗ trợ chuyên sâu.
