Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và giá trị pháp lý theo quy định

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là cơ sở pháp lý quan trọng để xác lập sự ra đời hợp pháp của một doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch. 

Tuy nhiên, nhiều cá nhân, tổ chức vẫn băn khoăn liệu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy hay không. Bài viết này sẽ phân tích rõ căn cứ pháp lý, giá trị pháp lý cũng như những lợi ích và lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Căn cứ pháp lý về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Theo Khoản 1 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được lập theo quy định của Nghị định này và thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

Điều này có nghĩa là:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp vẫn được pháp luật công nhận đầy đủ giá trị.

• Các cơ quan có thẩm quyền, khi tiếp nhận và xử lý hồ sơ, có trách nhiệm coi hồ sơ điện tử hợp lệ như hồ sơ giấy.

• Chủ thể nộp hồ sơ không phải in ra bản giấy để nộp lại, trừ trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu đối chiếu bản chính để xác thực.

Xem thêm: Top 4 trường hợp hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị từ chối

Giá trị pháp lý của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng được công nhận có giá trị pháp lý ngang bằng với hồ sơ giấy. Cụ thể:

• Giá trị xác lập pháp nhân: Khi được chấp thuận, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khẳng định tư cách pháp nhân hợp pháp của doanh nghiệp.

• Giá trị chứng cứ pháp lý: Hồ sơ điện tử được lưu giữ trên hệ thống có thể sử dụng làm chứng cứ trong các thủ tục hành chính hoặc tố tụng, tương tự như hồ sơ giấy.

• Giá trị minh bạch hóa thông tin: Vì được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử giúp các cơ quan quản lý, đối tác dễ dàng tra cứu và xác minh tính hợp pháp.

Như vậy, việc sử dụng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử không chỉ hợp pháp mà còn góp phần thúc đẩy công cuộc cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp.

Lợi ích khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Ngoài việc được công nhận giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng mang lại nhiều lợi ích thực tiễn:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Người nộp hồ sơ không phải đi lại nhiều lần, toàn bộ thủ tục có thể thực hiện trực tuyến.

• Đơn giản hóa thủ tục: Chỉ cần chuẩn bị file điện tử, ký số và nộp trực tuyến qua hệ thống.

• Minh bạch và nhanh chóng: Hồ sơ được tiếp nhận, xử lý và phản hồi tình trạng kịp thời qua email hoặc tài khoản đăng nhập.

• Phù hợp xu hướng chuyển đổi số: Đáp ứng chủ trương cải cách thủ tục hành chính và xây dựng chính phủ điện tử.

Xem thêm: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử từ 01/7/2025 theo Nghị định 168

Những lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử

Mặc dù hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử có giá trị pháp lý ngang với hồ sơ giấy, nhưng để đảm bảo hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chuẩn bị văn bản điện tử đúng định dạng (PDF, DOC, JPEG…) theo yêu cầu trên Cổng thông tin quốc gia.

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký xác nhận vào hồ sơ. Hồ sơ không có chữ ký số sẽ không được chấp nhận.

• Kiểm tra kỹ thông tin đăng ký: tên doanh nghiệp, ngành nghề, vốn điều lệ, trụ sở chính… để tránh sai sót dẫn đến phải nộp lại.

• Theo dõi tiến độ xử lý trực tuyến: Hệ thống sẽ thông báo tình trạng hồ sơ qua email hoặc tài khoản đăng nhập.

• Đối chiếu bản gốc khi cần thiết: Trong một số trường hợp, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu đối chiếu bản chính để xác thực.

Xem thêm: Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và những quy định mới nhất năm 2025

Kết luận

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy, được quy định rõ tại Khoản 1 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc nộp hồ sơ trực tuyến không chỉ hợp pháp mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tiết kiệm thời gian, chi phí và phù hợp xu hướng chuyển đổi số. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ văn bản điện tử, ký số hợp pháp và kiểm tra thông tin trước khi nộp.