Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ 01/7/2025 có thay đổi quan trọng khi thực hiện qua mạng thông tin điện tử theo Nghị định 168. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, phải đầy đủ thông tin, ký số hợp lệ và kê khai chính xác trên Cổng thông tin quốc gia.
Bài viết sẽ phân tích chi tiết quy định mới, thời hạn trả kết quả và những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để giúp tổ chức, cá nhân chủ động tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro.
Bối cảnh và ý nghĩa của quy định mới về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Từ ngày 01/7/2025, quy trình thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam có sự thay đổi lớn khi Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực. Theo đó, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện qua mạng thông tin điện tử thay vì chỉ nộp bản giấy như trước.
Điểm nổi bật là hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch trong quản lý doanh nghiệp. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa nền kinh tế, tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức khởi sự kinh doanh nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo Nghị định 168 gồm những gì?
Theo Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử bao gồm các giấy tờ được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và chính Nghị định 168, nhưng thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Cụ thể:
- Văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu thống nhất.
- Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh).
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia thành lập.
- Giấy ủy quyền điện tử (nếu người nộp hồ sơ không phải là người có thẩm quyền).
Như vậy, hồ sơ điện tử vẫn giữ nguyên thành phần như hồ sơ giấy nhưng yêu cầu chuẩn hóa theo định dạng số để nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia mới nhất
Yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Để hồ sơ được chấp nhận, người nộp cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Đầy đủ giấy tờ và nội dung: Hồ sơ phải có đầy đủ các thành phần theo luật, được trình bày chính xác dưới dạng văn bản điện tử.
- Thông tin kê khai chính xác: Các dữ liệu điền trên Cổng thông tin quốc gia phải trùng khớp với nội dung trong hồ sơ điện tử.
- Có thông tin liên hệ hợp lệ: Người nộp hồ sơ phải kê khai số điện thoại và email để cơ quan đăng ký doanh nghiệp liên hệ.
- Ký số hoặc xác thực điện tử: Hồ sơ phải được ký bằng chữ ký số của người có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền. Nếu ủy quyền, hồ sơ cần kèm giấy ủy quyền điện tử theo Điều 12 Nghị định 168.
Việc không đáp ứng các yêu cầu này có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Thời hạn trả kết quả hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ điện tử được tính từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận:
- Nếu hồ sơ nộp trong giờ hành chính, thời hạn được tính ngay từ ngày tiếp nhận.
- Nếu hồ sơ nộp ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ hoặc ngày lễ, thời hạn tính từ ngày làm việc kế tiếp.
Quy định này đảm bảo sự linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc nộp hồ sơ qua mạng mà không lo vướng vào ngày nghỉ.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp online chi tiết theo quy định pháp luật
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử
Để việc đăng ký doanh nghiệp online diễn ra thuận lợi, bạn cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ file điện tử: Các văn bản scan phải rõ ràng, đầy đủ chữ ký, con dấu và đúng định dạng yêu cầu.
- Đăng ký chữ ký số sớm: Đây là công cụ bắt buộc để ký số hồ sơ. Nếu chưa có, bạn cần làm thủ tục đăng ký trước khi nộp.
- Bảo mật thông tin: Chỉ sử dụng email, số điện thoại chính thức của chủ doanh nghiệp để tránh rủi ro lộ lọt thông tin.
- Theo dõi tiến độ xử lý: Sau khi nộp, thường xuyên kiểm tra email và tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa nếu cơ quan đăng ký yêu cầu.
Xem thêm: Có được sử dụng tiếng nước ngoài để sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không?
Kết luận
Quy định mới về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Từ ngày 01/7/2025, mọi tổ chức, cá nhân có nhu cầu thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ điện tử đầy đủ, ký số hợp lệ và nộp qua Cổng thông tin quốc gia. Thực hiện đúng quy định sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý.
