Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất 2025: Hàng hóa, dịch vụ và các trường hợp cụ thể

Từ ngày 01/6/2025, quy định về thời điểm lập hóa đơn có sự thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là căn cứ pháp lý bắt buộc mà các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức cung cấp dịch vụ cần nắm rõ để tránh sai sót trong việc xuất hóa đơn.

Bài viết này, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và một số trường hợp đặc thù, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Nguyên tắc chung: Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Quy định này áp dụng cho cả hoạt động bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia.
• Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm gia công xuất khẩu): Người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Tuy nhiên, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.

Như vậy, với hoạt động kinh doanh hàng hóa, doanh nghiệp cần căn cứ thời điểm bàn giao hàng hóa để xuất hóa đơn, không chờ đến khi thu tiền.

Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Nguyên tắc chung: Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả đối tượng là tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.
• Trường hợp bàn giao từng phần: Nếu dịch vụ được chia thành nhiều công đoạn, hạng mục thì mỗi lần bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị phần việc đã hoàn thành.

Như vậy, doanh nghiệp cần lưu ý: hoàn thành dịch vụ hay thu tiền trước đều có thể là thời điểm bắt buộc lập hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

a) Dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn

Bao gồm: điện, truyền hình, quảng cáo, thương mại điện tử, bưu chính – chuyển phát, viễn thông, logistic, CNTT, ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán…

Thời điểm lập hóa đơn: Khi hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.

b) Dịch vụ viễn thông và CNTT cần đối soát

• Khi phát sinh cước dịch vụ kết nối: hóa đơn lập tại thời điểm đối soát dữ liệu, nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh.
• Trường hợp bán thẻ trả trước, thu phí hòa mạng: có thể lập hóa đơn chung cuối ngày hoặc cuối tháng cho toàn bộ doanh thu không lấy hóa đơn.

c) Hoạt động xây dựng, bất động sản

• Xây dựng, lắp đặt: Lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.
• Kinh doanh bất động sản:
  • Nếu chưa chuyển quyền sở hữu/sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ → lập hóa đơn tại ngày thu tiền.
  • Nếu đã chuyển quyền → lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao, không phụ thuộc việc thu tiền.

d) Một số lĩnh vực đặc thù khác

• Vận tải hàng không qua website: Hóa đơn lập chậm nhất 05 ngày sau khi xuất chứng từ trên hệ thống.
• Khai thác dầu thô, khí thiên nhiên: Hóa đơn lập khi bên mua – bán xác định được giá hoặc khối lượng giao, chậm nhất theo thời hạn nộp thuế tháng.
• Bán lẻ, ăn uống hệ thống cửa hàng: Cuối ngày tổng hợp lập hóa đơn điện tử theo dữ liệu từ phiếu tính tiền.
• Bán điện: Lập hóa đơn theo kết quả đối soát thanh toán, chậm nhất ngày cuối cùng thời hạn kê khai thuế.
• Xăng dầu: Lập hóa đơn ngay khi kết thúc lần bán.
• Vận tải hành khách taxi: Lập hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến đi.
• Khám chữa bệnh: Nếu khách không yêu cầu hóa đơn, cuối ngày cơ sở y tế tổng hợp lập hóa đơn điện tử. Với BHYT → lập khi quyết toán chi phí với cơ quan BHXH.
• Thu phí đường bộ không dừng: Ngày lập hóa đơn là ngày xe qua trạm; nếu dùng nhiều lần có thể lập định kỳ cuối tháng.
• Bảo hiểm: Lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo luật bảo hiểm.
• Xổ số truyền thống: Lập hóa đơn chậm nhất trước kỳ quay thưởng tiếp theo.
• Casino, trò chơi có thưởng: Lập hóa đơn trong vòng 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu.

Ý nghĩa của việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn:

• Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Hạn chế rủi ro thuế khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.
• Đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng và ghi nhận chi phí hợp lệ.

Xem thêm: Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Kết luận

Từ ngày 01/6/2025, quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có nhiều điểm mới và chi tiết hơn, áp dụng cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình lập hóa đơn để đảm bảo phù hợp, tránh sai sót dẫn đến xử phạt.

Nếu quý khách hàng, doanh nghiệp còn vướng mắc về thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các trường hợp đặc thù, hãy liên hệ Luật An Khang để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu.