Câu hỏi bạn đọc:
“Chị Thắm (Đà Lạt) gửi về cho Luật An Khang: Tôi có nghe nói khi phát hành hóa đơn điện tử, ngày lập hóa đơn và ngày ký số có thể khác nhau. Vậy trong trường hợp ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử không trùng khớp thì có được coi là hợp lệ hay không? Quy định pháp luật hiện nay xử lý ra sao?”
Luật An Khang trả lời:
Cảm ơn chị Thắm đã gửi câu hỏi cho Luật An Khang!
Đây là một thắc mắc phổ biến, vì trên thực tế nhiều doanh nghiệp thường lập hóa đơn trước rồi mới tiến hành ký số, hoặc vì lý do kỹ thuật mà ngày ký số trên hóa đơn điện tử rơi vào ngày khác so với ngày lập. Để trả lời chính xác câu hỏi “ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không”, chúng ta cần căn cứ trực tiếp vào quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Ngày lập hóa đơn điện tử
Theo quy định, ngày lập hóa đơn điện tử là thời điểm người bán ghi nhận thông tin hóa đơn để xác định nghĩa vụ thuế và làm căn cứ ghi nhận doanh thu. Đây chính là mốc thời gian quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu việc khai báo thuế.
Ngày ký hóa đơn điện tử
Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) nêu rõ:
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, hiển thị dưới định dạng ngày, tháng, năm.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn (trừ trường hợp được gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp tại Điều 22 Nghị định này).
Điều này có nghĩa là, ngày ký số có thể khác ngày lập, nhưng phải đảm bảo khoảng cách tối đa là 01 ngày làm việc tiếp theo.
Khi nào ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn hợp lệ?
Căn cứ pháp lý đã trích dẫn ở trên, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau vẫn được coi là hợp lệ, với điều kiện:
- Thời điểm ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ví dụ: Doanh nghiệp lập hóa đơn vào ngày 15/8/2025, nhưng do hệ thống chữ ký số gặp sự cố, hóa đơn được ký vào ngày 16/8/2025 (là ngày làm việc tiếp theo). Trong trường hợp này, hóa đơn vẫn hợp lệ theo quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Từ quy định trên, có thể rút ra một số lưu ý quan trọng:
- Không phải lúc nào ngày lập và ngày ký cũng buộc phải trùng nhau. Tuy nhiên, khoảng cách không được quá một ngày làm việc tiếp theo.
- Người bán vẫn phải khai thuế theo ngày lập hóa đơn. Trong khi đó, người mua chỉ được khai thuế khi nhận hóa đơn đầy đủ, hợp lệ về hình thức và nội dung.
- Nếu doanh nghiệp để việc ký số và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế chậm hơn quy định, thì hóa đơn có nguy cơ bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế.
Kết luận
Tóm lại, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau vẫn hợp lệ, miễn là việc ký số và gửi/nhận dữ liệu không chậm quá ngày làm việc tiếp theo. Người bán cần chú ý rằng nghĩa vụ kê khai thuế vẫn dựa trên ngày lập hóa đơn, còn người mua kê khai theo ngày nhận hóa đơn hợp lệ.
Điều này giúp doanh nghiệp có sự linh hoạt trong xử lý tình huống phát sinh, nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về thời hạn để tránh rủi ro pháp lý.
