Trong hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận giao dịch, tính thuế và bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Căn cứ Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật quy định rõ nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ mà mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh cần tuân thủ.
Luật An Khang xin phân tích chi tiết từng nguyên tắc để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tiễn.
Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
Theo quy định, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua, kể cả trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động.
- Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất).
- Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
Hóa đơn phải có đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế (Điều 12).
Đây là nguyên tắc lập hóa đơn điện tử quan trọng, bảo đảm tính minh bạch và thống nhất.
Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ, biên lai thuế, phí, lệ phí
Không chỉ hóa đơn, khi thực hiện nghĩa vụ về thuế, các tổ chức, cá nhân còn phải lập chứng từ:
- Chứng từ khấu trừ thuế khi khấu trừ thu nhập cá nhân.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí khi tổ chức thu ngân sách.
Các chứng từ này cũng phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời tuân theo chuẩn dữ liệu điện tử nếu lập chứng từ điện tử.
Đặc biệt:
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ mỗi lần hoặc gộp một năm theo yêu cầu.
- Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong năm tính thuế.
Quy định này giúp tránh cấp trùng lặp và thuận tiện cho quyết toán thuế TNCN.
Nguyên tắc đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn, chứng từ
Trước khi sử dụng, các chủ thể như doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức khấu trừ thuế phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thông báo phát hành theo Điều 15, Điều 34, khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in: cơ quan thuế sẽ thực hiện thông báo phát hành (theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36).
Đây là nguyên tắc quản lý hóa đơn chứng từ nhằm bảo đảm việc sử dụng hợp pháp và ngăn ngừa gian lận.
Nguyên tắc báo cáo tình hình sử dụng
Trong quá trình sử dụng, các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ.
- Đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế: báo cáo theo Điều 29.
- Đối với biên lai đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế: báo cáo theo Điều 38.
Việc này giúp cơ quan thuế giám sát, kịp thời phát hiện sai phạm, thất lạc hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
Một điểm mới quan trọng là việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình. Theo đó:
- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế.
- Dữ liệu hóa đơn, chứng từ được coi là cơ sở phục vụ quản lý thuế, đồng thời cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân liên quan.
Ngoài ra, cơ quan thuế còn triển khai chương trình khuyến khích người dân lấy hóa đơn như: dự thưởng, hóa đơn may mắn, khách hàng thường xuyên.
Điều này không chỉ giúp tăng thu ngân sách mà còn nâng cao ý thức pháp luật của người tiêu dùng.
Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn, biên lai
Pháp luật cho phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử hoặc biên lai, nhưng phải đáp ứng điều kiện:
- Có văn bản ủy nhiệm, thể hiện rõ mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán.
- Thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn, biên lai.
- Hóa đơn, biên lai ủy nhiệm phải ghi tên của bên ủy nhiệm.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
Đây là cơ chế linh hoạt, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo quản lý chặt chẽ.
Nguyên tắc tích hợp hóa đơn và biên lai
Trong một số trường hợp, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ có thể tích hợp biên lai và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng để giao cho khách hàng.
Điều kiện:
- Nội dung phải đáp ứng cả yêu cầu của hóa đơn điện tử và biên lai điện tử.
- Định dạng phải đúng quy định của cơ quan thuế.
- Các bên phải thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu quy định.
Đây là giải pháp giảm thủ tục hành chính, thuận lợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
Xem thêm: Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định: Thời hạn, cách thực hiện và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Kết luận
Có thể thấy, các quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đã thiết lập một hệ thống nguyên tắc rõ ràng, toàn diện về lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý:
- Lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung.
- Đăng ký và báo cáo đầy đủ với cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn dữ liệu.
- Tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm và tích hợp hóa đơn, biên lai khi cần.
Việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hợp pháp mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính về hóa đơn.
