Mỗi mùa quyết toán thuế, không ít người lao động loay hoay với hồ sơ, thủ tục và băn khoăn: liệu mình có thể ủy quyền cho công ty thực hiện thay không, sử dụng mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN ra sao để tránh sai sót? Thực tế, chỉ một lỗi nhỏ trong mẫu giấy ủy quyền có thể khiến việc hoàn thuế bị chậm hoặc buộc bạn phải tự làm lại từ đầu. Để giúp bạn hiểu rõ điều kiện, cách điền, thủ tục nộp và quyền lợi khi sử dụng mẫu ủy quyền, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Cơ sở pháp lý của mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Trước hết, cần khẳng định mẫu giấy ủy quyền không phải do công ty tự soạn, mà được quy định thống nhất trong văn bản pháp luật. Các căn cứ hiện hành gồm:

• Luật Quản lý thuế 2019 – quy định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và việc khai thuế thay, nộp thuế thay.

• Thông tư 80/2021/TT-BTC – ban hành mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất (Phụ lục số 02/UQ-QTT-TNCN).

• Nghị định 126/2020/NĐ-CP – quy định chi tiết về hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Ví dụ: Chị L làm việc tại công ty B cả năm 2024 và có thu nhập duy nhất tại đây. Khi quyết toán thuế năm 2024, chị L chỉ cần điền mẫu ủy quyền theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và nộp cho công ty để được quyết toán thay.

Xem thêm: Thuế TNCN

Ai được quyền sử dụng mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Không phải ai cũng có thể dùng mẫu ủy quyền. Theo điểm d2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, chỉ những đối tượng sau mới được phép ủy quyền:

1. Cá nhân có thu nhập duy nhất tại một tổ chức trả thu nhập trong năm.

2. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và vẫn còn làm việc tại công ty tại thời điểm quyết toán.

3. Cá nhân có thu nhập được công ty khấu trừ thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần.

Ngược lại, các trường hợp không được ủy quyền:

• Người có thu nhập từ nhiều nguồn.

• Người đã nghỉ việc trước khi công ty quyết toán.

• Cá nhân có khoản thu nhập vãng lai từ nơi khác đã khấu trừ 10%.

Ví dụ: Anh D vừa làm tại công ty X 8 tháng, sau đó chuyển sang công ty Y 4 tháng cuối năm. Trường hợp này anh D không thể ủy quyền cho Y mà phải tự quyết toán thuế.

Xem thêm: Cách tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công

Nội dung của mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Theo Phụ lục 08/UQ-QTT-TNCN của Thông tư 80/2021/TT-BTC, mẫu ủy quyền bao gồm các thông tin chính:

• Thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số CMND/CCCD/hộ chiếu, mã số thuế.

• Thời gian làm việc và cam kết thu nhập chỉ tại một nơi.

• Cam kết về việc cung cấp thông tin trung thực, chính xác.

• Xác nhận của người lao động (ký tên) và tổ chức trả thu nhập (ký, đóng dấu).

Người lao động cần lưu ý: mọi thông tin sai lệch trong mẫu ủy quyền có thể khiến hồ sơ quyết toán không hợp lệ.

Ví dụ: Nếu người lao động ghi sai mã số thuế, cơ quan thuế có thể từ chối hoàn thuế hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Cách điền mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN đúng quy định

Đây là vấn đề người lao động quan tâm nhiều nhất. Khi điền mẫu cần chú ý:

1. Ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, mã số thuế theo đúng thông tin đăng ký thuế.

2. Xác định rõ năm quyết toán (ví dụ: 2024).

3. Cam kết thu nhập duy nhất tại công ty.

4. Ký tên đầy đủ, không ký tắt.

5. Nộp bản gốc mẫu giấy ủy quyền cho công ty, không dùng bản photo.

Ví dụ: Anh H điền mẫu nhưng quên ký tên. Công ty sẽ không thể nộp hồ sơ quyết toán thay, dẫn đến anh phải tự làm hồ sơ riêng.

Thủ tục nộp mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty

Quy trình nộp như sau:

• Bước 1: Người lao động điền và ký mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

• Bước 2: Nộp cho bộ phận kế toán/nhân sự của công ty.

• Bước 3: Công ty tổng hợp toàn bộ mẫu ủy quyền và lập tờ khai quyết toán 08/UQ-QTT-TNCN  để gửi cơ quan thuế.

Ví dụ: Công ty A có 50 nhân viên đủ điều kiện ủy quyền. Bộ phận kế toán sẽ thu thập mẫu giấy, nộp hồ sơ quyết toán qua cổng thuế điện tử trước 31/3 năm sau.

Thời hạn nộp mẫu ủy quyền và hiệu lực pháp lý

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán của tổ chức trả thu nhập là chậm nhất ngày 31/3 năm sau. Do đó, người lao động cần nộp mẫu ủy quyền cho công ty trước thời điểm này (thường trong tháng 2 hoặc đầu tháng 3).

Mẫu ủy quyền chỉ có hiệu lực trong năm quyết toán cụ thể. Nếu sang năm khác, người lao động phải làm mẫu mới.

Ví dụ: Nếu anh K nộp mẫu ủy quyền quyết toán năm 2024 vào tháng 4/2025 thì công ty không thể nhận, anh K buộc phải tự quyết toán.

Quyền lợi khi sử dụng mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Việc ủy quyền giúp người lao động:

• Không phải trực tiếp đến cơ quan thuế.

• Vẫn được hoàn thuế nếu nộp thừa.

• Được công ty hỗ trợ kê khai, tránh sai sót.

Ví dụ: Chị T được công ty khấu trừ thuế hàng tháng. Khi ủy quyền, chị được hoàn lại 2 triệu đồng do số thuế nộp thừa mà không cần làm thủ tục với cơ quan thuế.

Xem thêm: Các khoản thu nhập miễn thuế TNCN

Rủi ro thường gặp khi dùng mẫu ủy quyền

Bên cạnh lợi ích, người lao động cần lưu ý các rủi ro:

• Công ty kê khai sai làm chậm việc hoàn thuế.

• Người lao động có nhiều nguồn thu nhưng vẫn ký ủy quyền → vi phạm pháp luật, có thể bị truy thu.

• Nộp mẫu muộn dẫn đến không kịp thời hạn quyết toán.

Ví dụ: Anh N có thêm thu nhập vãng lai từ giảng dạy tại trung tâm bị khấu trừ 10%, nhưng vẫn ký ủy quyền cho công ty chính. Sau đó, cơ quan thuế phát hiện, anh N bị yêu cầu tự quyết toán bổ sung và nộp phạt chậm.

So sánh sử dụng mẫu ủy quyền và tự quyết toán

• Sử dụng mẫu ủy quyền:
  • Ưu điểm: đơn giản, nhanh, được công ty hỗ trợ.

  • Hạn chế: chỉ áp dụng cho trường hợp thu nhập duy nhất.

• Tự quyết toán:
  • Ưu điểm: chủ động, điều chỉnh được các khoản giảm trừ.

  • Hạn chế: phải tự chuẩn bị hồ sơ, nộp trực tiếp hoặc online.

Ví dụ: Người có thêm thu nhập từ hợp đồng dịch vụ ngắn hạn phải tự quyết toán để được tính lại số thuế nộp thừa.

Kết luận

Có thể thấy, mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN là công cụ quan trọng giúp người lao động giảm gánh nặng thủ tục thuế, nhưng chỉ phát huy hiệu quả khi hiểu rõ ai được ủy quyền, cách điền, thủ tục nộp và thời hạn pháp lý. Việc nắm chắc quy định sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tránh rủi ro về thuế.

Nếu bạn còn băn khoăn về cách điền mẫu, điều kiện áp dụng hay cần hỗ trợ trực tiếp trong việc quyết toán, hãy gọi ngay đường dây nóng 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn miễn phí và chính xác nhất.