Trong bối cảnh khởi nghiệp ngày càng phổ biến, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường loay hoay với bài toán quản lý tài chính và đặc biệt là việc ghi chép sổ sách kế toán. Không ít trường hợp do thiếu hiểu biết mà doanh nghiệp bị xử phạt, báo cáo thuế không chính xác, dẫn đến mất uy tín và thiệt hại kinh tế. Vậy doanh nghiệp nhỏ cần bắt buộc lập sổ sách kế toán không, lập như thế nào cho đúng quy định, và có những mẫu sổ nào cần thiết? Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết trong bài viết này để có được hướng dẫn cụ thể và giải pháp phù hợp nhất.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải lập sổ sách kế toán không?
Theo Điều 25 Luật Kế toán 2015, mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam đều phải thực hiện chế độ kế toán, bao gồm ghi chép và lưu giữ sổ sách kế toán. Do đó, dù là doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hay hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp, việc lập sổ sách kế toán vẫn là nghĩa vụ bắt buộc.
Ví dụ: Một công ty TNHH 1 thành viên mới thành lập với vốn điều lệ 1 tỷ đồng, mặc dù quy mô nhỏ nhưng vẫn phải mở sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký thu chi và lập báo cáo tài chính cuối năm.
Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhỏ cần những loại sổ sách kế toán nào?
Đối với doanh nghiệp nhỏ, Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn chế độ kế toán đơn giản, cụ thể tại:
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, được sửa đổi bởi Thông tư 46/2025/TT-BTC;
- Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ;
Theo đó, các sổ sách cơ bản gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng: ghi nhận toàn bộ thu, chi.
- Sổ chi tiết bán hàng, công nợ phải thu – phải trả: theo dõi giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp.
- Sổ nhật ký thu – chi: tổng hợp toàn bộ dòng tiền ra vào.
- Sổ cái: phản ánh tổng hợp theo từng tài khoản kế toán.
Ví dụ: Một cửa hàng thương mại điện tử nhỏ chỉ cần sử dụng khoảng 5–7 loại sổ cơ bản, không cần áp dụng hệ thống sổ sách phức tạp như doanh nghiệp lớn.
Xem thêm: Báo cáo thuế
Cách lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Nhiều doanh nghiệp thắc mắc: Cách lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ như thế nào để vừa đơn giản, vừa đúng luật? Dưới đây là các bước cơ bản:
Bước 1: Mở sổ kế toán ban đầu
Căn cứ Điều 26 Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải mở sổ vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Bước 2: Ghi chép hàng ngày
Theo Điều 24 Luật Kế toán 2015, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, không được tẩy xóa.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thu tiền mặt từ khách 10 triệu đồng, phải ghi ngay vào sổ quỹ tiền mặt và hóa đơn bán hàng.
Bước 3: Định kỳ đối chiếu và tổng hợp
Hàng tháng cần đối chiếu sổ quỹ với thực tế, sổ công nợ với khách hàng/nhà cung cấp để tránh chênh lệch.
Bước 4: Lập báo cáo tài chính cuối năm
Căn cứ Điều 29 Luật Kế toán 2015, cuối kỳ kết toán năm doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
Mẫu sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ cần có
Rất nhiều chủ doanh nghiệp tìm kiếm mẫu sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ cần có để áp dụng ngay. Hiện nay, danh mục 35 mẫu sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Doanh nghiệp nhỏ nên tự làm sổ sách hay thuê dịch vụ kế toán?
Đây là câu hỏi phổ biến khi tìm kiếm Hướng dẫn lập sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ.
- Tự làm: Tiết kiệm chi phí, phù hợp với chủ doanh nghiệp có kiến thức kế toán cơ bản. Nhưng dễ sai sót, khó theo kịp thay đổi chính sách thuế.
- Thuê dịch vụ kế toán: Chi phí dao động từ 1–3 triệu đồng/tháng (theo khảo sát thị trường 2025), giúp doanh nghiệp yên tâm về tính pháp lý và báo cáo thuế.
Ví dụ: Một doanh nghiệp dịch vụ marketing chỉ có 2 nhân sự, doanh thu dưới 1 tỷ/năm thường chọn thuê dịch vụ kế toán trọn gói để giảm rủi ro bị phạt thuế.
Chi phí thuê dịch vụ lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Theo khảo sát thị trường năm 2025, chi phí thuê dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ dao động:
- Doanh nghiệp ít phát sinh (dưới 20 chứng từ/tháng): 1 – 1,5 triệu đồng/tháng.
- Doanh nghiệp vừa (20–50 chứng từ/tháng): 1,5 – 2,5 triệu đồng/tháng.
- Doanh nghiệp nhiều chứng từ: 3 triệu đồng/tháng trở lên.
Sai sót thường gặp khi lập sổ sách kế toán và cách tránh
Một số sai lầm phổ biến:
- Không ghi chép kịp thời, dẫn đến chênh lệch so với hóa đơn.
- Sổ quỹ tiền mặt không khớp với thực tế.
- Ghi nhầm tài khoản kế toán, không đúng chuẩn mực.
Theo Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ không ghi sổ quỹ tiền mặt suốt 3 tháng, khi cơ quan thuế kiểm tra đã bị xử phạt 7 triệu đồng.
Cách khắc phục:
- Ghi chép ngay khi phát sinh nghiệp vụ.
- Đối chiếu sổ sách định kỳ.
- Sử dụng phần mềm kế toán để hạn chế sai sót.
Phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ băn khoăn: Phần mềm kế toán nào phù hợp, chi phí thấp?
Một số lựa chọn phổ biến:
- MISA SME.NET: phổ biến, dễ sử dụng, chi phí từ 3–5 triệu/năm.
- Fast Accounting Online: hỗ trợ online, từ 2–4 triệu/năm.
- Excel theo mẫu Thông tư 132: miễn phí, nhưng chỉ phù hợp doanh nghiệp ít chứng từ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp thương mại nhỏ có 30 hóa đơn/tháng có thể chọn Excel, nhưng nếu lên 100 hóa đơn/tháng thì nên dùng MISA để tránh quá tải.
Xem thêm: Luật thuế TNDN 2025
Kết luận
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn lập sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ theo quy định pháp luật mới nhất. Có thể thấy, dù quy mô nhỏ nhưng việc lập sổ sách là nghĩa vụ bắt buộc, giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tránh rủi ro pháp lý và quản lý hiệu quả dòng tiền. Nếu bạn còn băn khoăn hoặc chưa có kế toán riêng, hãy liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ dịch vụ lập sổ sách kế toán trọn gói.
