Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Quy định mới nhất và những lưu ý quan trọng để tránh sai phạm

Trong kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức, mà còn đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về quy trình, đặc biệt là thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Đây là một trong những yếu tố then chốt quyết định tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp, kế toán vẫn còn lúng túng khi gặp phải các tình huống thực tế, dẫn đến những sai sót không đáng có.

Vậy, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào? Liệu ngày lập hóa đơn có bắt buộc phải trùng với ngày ký số hay không? Và đâu là những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải khi không tuân thủ đúng quy định? Bài viết này, được biên soạn bởi các chuyên gia của Luật An Khang, sẽ đi sâu vào phân tích các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, để cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và những hướng dẫn chi tiết nhất.

Cơ sở pháp lý và định nghĩa về thời điểm ký số hóa đơn điện tử

Để hiểu rõ về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử, trước hết chúng ta cần nắm vững các định nghĩa và quy định từ các văn bản pháp luật quan trọng.

Theo Điểm c, Khoản 7, Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy định:

“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP).”

Điểm mới cốt lõi của quy định này chính là việc xác định một thời hạn cụ thể cho việc ký số và gửi dữ liệu hóa đơn: chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn. Đây là một sự thắt chặt quan trọng so với quy định trước đó, buộc doanh nghiệp phải thực hiện quy trình một cách nhanh chóng, tránh tình trạng trì hoãn, gây ra các rủi ro không đáng có. Điều này cũng làm nổi bật sự khác biệt giữa ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký số, nhưng đồng thời cũng thiết lập một mối liên hệ chặt chẽ về mặt thời gian giữa hai sự kiện này.

Các trường hợp cụ thể về thời điểm ký số hóa đơn điện tử theo quy định

Mặc dù quy định chung đã được nêu rõ, nhưng trong thực tế, việc áp dụng thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử lại có sự khác biệt tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh và phương thức xuất hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã, quy trình ký số có thể diễn ra trước hoặc sau khi gửi hóa đơn đến cơ quan thuế, tùy thuộc vào phần mềm.

• Trường hợp ký số trước khi gửi: Đây là quy trình phổ biến. Người bán lập hóa đơn, ký số lên hóa đơn, sau đó gửi toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã ký số đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã và gửi lại cho người bán. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử trong trường hợp này chính là thời điểm người bán thực hiện ký.
• Trường hợp ký số sau khi cơ quan thuế cấp mã: Một số hệ thống phần mềm cho phép người bán gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trước để được cấp mã, sau đó mới thực hiện ký số. Tuy nhiên, thời điểm ký số và thời điểm gửi hóa đơn đến cơ quan thuế phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ một số trường hợp đặc thù).

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro về thuế thấp. Quy trình ký số ở đây mang tính nội bộ cao hơn.

• Người bán lập hóa đơn và ký số trên hóa đơn.
• Sau đó, người bán gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Theo quy định, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử và thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Các trường hợp đặc thù khác

Đối với một số ngành nghề đặc thù như:

• Điện, nước, viễn thông: Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn theo bảng tổng hợp. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử trong trường hợp này có thể diễn ra muộn hơn, nhưng phải đảm bảo trước thời điểm gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT của tháng/quý.
• Xăng dầu: Hóa đơn phải được lập ngay sau khi kết thúc từng lần bán hàng. Do đó, ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký số phải diễn ra gần như tức thời.

Việc nắm rõ các trường hợp này là rất quan trọng để tránh vi phạm quy định hóa đơn điện tử.

Rủi ro và hậu quả khi ký số hóa đơn sai thời điểm

Sự sai lệch về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử so với quy định có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng.

Rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn

Một hóa đơn được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các tiêu thức bắt buộc, trong đó có chữ ký số. Nếu chữ ký số không hợp lệ (ví dụ: chứng thư số hết hạn, chữ ký không đúng định dạng) hoặc ký số hóa đơn điện tử sai thời điểm nghiêm trọng, hóa đơn đó có thể bị cơ quan thuế xem xét là không hợp lệ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai và khấu trừ thuế của cả bên bán và bên mua.

Bị xử phạt hành chính

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm (bao gồm cả việc ký số) có thể bị xử phạt hành chính.

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, nếu hành vi này diễn ra với số lượng hóa đơn lớn, mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng, gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến việc kê khai và khấu trừ thuế

Mặc dù quy định nêu rõ “thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”, nhưng việc ký số hóa đơn điện tử quá muộn vẫn có thể gây ra những rắc rối. Bên mua nhận được hóa đơn với ngày ký quá xa ngày lập có thể gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế. Nếu hóa đơn bị coi là không hợp lệ, bên mua sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, gây thiệt hại nghiêm trọng.

Việc nắm vững các rủi ro này là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định hóa đơn điện tử và tránh những sai sót không đáng có.

Giải pháp và bí quyết để tối ưu hóa thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Để tuân thủ đúng thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử và tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau:

Tự động hóa quy trình ký số

Phần lớn các phần mềm HĐĐT hiện nay đều có tính năng tự động ký số. Bằng cách cài đặt và cấu hình hệ thống, doanh nghiệp có thể đảm bảo hóa đơn được ký số ngay sau khi lập, tránh được tình trạng quên hoặc ký số thủ công dẫn đến sai lệch. Việc này không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Đào tạo nhân sự

Kế toán và các nhân viên liên quan cần được đào tạo và cập nhật thường xuyên các quy định hóa đơn điện tử mới nhất. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký số, cũng như các trường hợp đặc thù, sẽ giúp họ đưa ra quyết định chính xác và tránh những sai sót cơ bản.

Quản lý chứng thư số hiệu quả

Chứng thư số là công cụ để ký số. Doanh nghiệp cần đảm bảo chứng thư số luôn có hiệu lực, được bảo mật và chỉ được sử dụng bởi người có thẩm quyền. Việc kiểm tra định kỳ thời hạn sử dụng của chứng thư số là rất quan trọng để tránh tình trạng hết hạn mà không hay biết, dẫn đến không thể ký số hóa đơn.

Tham khảo ý kiến chuyên gia

Đối với những trường hợp phức tạp hoặc khi có sự thay đổi lớn về chính sách, việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia thuế là vô cùng cần thiết. Chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh, tư vấn về các phương án tối ưu và đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ đúng pháp luật.

Xem thêm: Xuất hóa đơn kèm bảng kê chi tiết đối với dịch vụ vận tải theo Công văn 10500

Kết luận

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là một trong những tiêu thức quan trọng, mang tính quyết định đến giá trị pháp lý của hóa đơn. Việc nắm vững các quy định pháp luật, đặc biệt là  Nghị định 70, Nghị định 123 và Thông tư 78, hiểu rõ sự khác biệt giữa các mốc thời gian và áp dụng các giải pháp tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng luật, tránh những rủi ro và phạt vi phạm hành chính không đáng có.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hóa đơn điện tử, xác định thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử hay cần tư vấn chuyên sâu về các vấn đề thuế và kế toán, hãy liên hệ ngay với Luật An Khang. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp mọi thắc mắc và giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả.

Hotline tư vấn: 0936 149 833