Thay đổi người đại diện pháp luật – Quy trình, thủ tục và lưu ý doanh nghiệp cần biết
Thay đổi người đại diện pháp luật cần thực hiện đúng thủ tục theo Luật Doanh nghiệp 2020. Tìm hiểu hồ sơ, quy trình và dịch vụ hỗ trợ thay đổi nhanh chóng, tiết kiệm cùng Luật An Khang..
Trong hoạt động kinh doanh, người đại diện pháp luật giữ vai trò đặc biệt quan trọng, là cá nhân đứng tên chịu trách nhiệm trước pháp luật và các bên liên quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Người đại diện có quyền ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, giải quyết tranh chấp, cũng như thực hiện các nghĩa vụ thuế, tài chính với Nhà nước.
Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp thường xuyên phải đối diện với tình huống cần thay đổi người đại diện pháp luật. Nguyên nhân có thể đến từ nhu cầu tái cơ cấu nội bộ, chiến lược phát triển, thay đổi nhân sự cấp cao hoặc lý do cá nhân của người đại diện cũ. Việc thay đổi này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản trị mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý bắt buộc.
Nếu doanh nghiệp không kịp thời thực hiện đăng ký thay đổi theo quy định, hậu quả pháp lý có thể rất lớn: hợp đồng ký kết có nguy cơ bị vô hiệu, đối tác nghi ngại tính pháp lý, cơ quan quản lý xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Do vậy, việc nắm rõ quy trình, hồ sơ, căn cứ pháp lý và các lưu ý quan trọng là điều không thể bỏ qua. Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý hiệu quả, hạn chế rủi ro và tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí.
Căn cứ pháp lý về thay đổi người đại diện pháp luật
Để đảm bảo tính pháp lý, trước hết cần xác định những văn bản điều chỉnh trực tiếp thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật. Một số căn cứ quan trọng bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Điều 12: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Điều 13: Tiêu chuẩn và điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật.
- Điều 15: Quyền và nghĩa vụ của người đại diện.
Theo quy định, trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục, mẫu biểu khi thay đổi người đại diện pháp luật.
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP
- Quy định mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư nếu doanh nghiệp chậm đăng ký hoặc không đăng ký thay đổi người đại diện.
Như vậy, thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là quyết định nội bộ, mà là thủ tục bắt buộc phải thực hiện với cơ quan nhà nước, nếu không sẽ phát sinh trách nhiệm pháp lý.
Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện pháp luật?
Có nhiều trường hợp doanh nghiệp cần hoặc bắt buộc phải thay đổi người đại diện pháp luật, trong đó phổ biến là:
1. Thay đổi cơ cấu tổ chức, quản trị
Ví dụ:
- Công ty TNHH 1 thành viên trước đây để Chủ tịch công ty làm đại diện, nay chuyển sang Giám đốc để thuận tiện điều hành.
- Công ty cổ phần muốn thay từ Giám đốc/Tổng giám đốc sang Chủ tịch HĐQT làm đại diện để tăng tính kiểm soát.
2. Người đại diện cũ không còn đáp ứng điều kiện pháp luật
- Người này bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc thuộc diện bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý doanh nghiệp.
- Xin từ nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Nhu cầu phát triển, chiến lược kinh doanh
- Doanh nghiệp mong muốn tăng uy tín bằng cách để Chủ tịch HĐQT, nhà sáng lập hoặc cá nhân có vị thế xã hội làm đại diện.
- Thay đổi để phù hợp định hướng mới, ví dụ: tập trung vào quản trị tài chính, vận hành quốc tế.
4. Yếu tố khách quan
- Người đại diện cũ qua đời, mất tích, bị tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Doanh nghiệp tái cấu trúc, sáp nhập, hợp nhất.
Tất cả các tình huống trên đều đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng hoàn tất thủ tục thay đổi để tránh bị xử phạt và duy trì sự ổn định pháp lý.
Quy trình, thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật
Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi người đại diện bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Giấy ủy quyền cho đơn vị dịch vụ pháp lý (nếu có).
Đây là thành phần hồ sơ bắt buộc khi thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể chọn 2 cách:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận xử lý
Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận người đại diện pháp luật mới.
Bước 4: Công bố thông tin
Sau khi thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Hoàn tất các thủ tục liên quan
Doanh nghiệp cần:
- Thay đổi thông tin người đại diện pháp luật tại ngân hàng.
- Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, chữ ký số.
- Thông báo tới cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.
- Thông báo với đối tác, khách hàng để tránh tranh chấp.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện pháp luật
- Thời hạn đăng ký: Không quá 10 ngày kể từ ngày có quyết định.
- Điều kiện của người đại diện mới: Đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị cấm (Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Tính liên tục pháp lý: Trong giai đoạn chờ cấp GCN đăng ký mới, doanh nghiệp nên ủy quyền tạm thời để đảm bảo giao dịch không gián đoạn.
- Tránh tranh chấp nội bộ: Cần lập biên bản, quyết định rõ ràng, đúng quy định để tránh mâu thuẫn giữa các cổ đông, thành viên.
- Xử phạt hành chính: Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật cùng Luật An Khang
Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật tuy không phức tạp nhưng dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm. Với nhiều năm tư vấn cho hàng nghìn doanh nghiệp, Luật An Khang cung cấp dịch vụ trọn gói:
- Tư vấn: Lựa chọn người đại diện phù hợp, hạn chế rủi ro pháp lý.
- Soạn hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ theo mẫu mới nhất.
- Đại diện khách hàng: Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT.
- Hỗ trợ hậu thủ tục: Cập nhật thông tin tại ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác.
Ưu điểm dịch vụ: Nhanh chóng – Chính xác – Chi phí hợp lý.
Kết luận
Có thể thấy, thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là quyết định nhân sự mà còn là thủ tục pháp lý quan trọng, gắn liền với sự vận hành và uy tín của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, bảo đảm tính pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, đồng thời duy trì niềm tin với đối tác, khách hàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang băn khoăn về quy trình, hồ sơ hoặc muốn tiết kiệm thời gian, hãy để Luật An Khang đồng hành. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ từ khâu tư vấn, soạn thảo hồ sơ đến việc làm việc với cơ quan nhà nước.
Liên hệ ngay Hotline: 0936149833 để được tư vấn miễn phí và nhận dịch vụ trọn gói thay đổi người đại diện pháp luật nhanh chóng, an toàn.
