Rủi ro xuất hóa đơn sai quy định đang trở thành một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hóa đơn điện tử vốn là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch và kê khai thuế, nhưng chỉ một sai sót nhỏ khi lập hoặc phát hành cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Không chỉ dừng ở việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có nguy cơ mất quyền khấu trừ thuế, ảnh hưởng uy tín và thậm chí đối diện trách nhiệm hình sự. Bài viết của Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết các rủi ro thường gặp và đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp phòng tránh hiệu quả.
Các trường hợp rủi ro xuất hóa đơn sai quy định
Pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế và hóa đơn, đã quy định rõ các hành vi bị coi là sai phạm khi lập và sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp thường gặp phải những rủi ro sau:
- Xuất hóa đơn không đúng thời điểm: Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ. Việc lập chậm, lập sớm hoặc “xuất khống” đều bị coi là vi phạm.
- Ghi sai nội dung trên hóa đơn: Sai sót về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mã số thuế người mua… khiến hóa đơn không hợp lệ. Nếu không phát hiện và điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khấu trừ thuế.
- Xuất hóa đơn cho giao dịch không phát sinh: Đây là hành vi nghiêm trọng, có thể bị truy cứu hình sự về tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: Một số doanh nghiệp cố tình không xuất hóa đơn để trốn thuế. Khi bị phát hiện, ngoài việc bị phạt, cơ quan thuế còn truy thu và tính lãi chậm nộp.
Xem thêm: Xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất từ 8% lên 10% như thế nào?
Hậu quả pháp lý khi xuất hóa đơn sai quy định
Rủi ro xuất hóa đơn sai quy định không chỉ đơn giản là bị phạt tiền. Tùy mức độ vi phạm, doanh nghiệp phải đối diện với nhiều hậu quả:
- Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy lỗi cụ thể.
- Truy thu và không được khấu trừ thuế: Hóa đơn sai làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT, đồng thời doanh nghiệp bị truy thu số thuế đã kê khai.
- Ảnh hưởng uy tín và hợp đồng: Đối tác, khách hàng sẽ mất niềm tin khi doanh nghiệp vướng vào sai phạm liên quan đến hóa đơn.
- Nguy cơ truy cứu trách nhiệm hình sự: Với hành vi mua bán hóa đơn trái phép hoặc lập khống hóa đơn, cá nhân, tổ chức có thể bị truy cứu hình sự.
Bảng tóm tắt xử phạt khi doanh nghiệp xuất hóa đơn sai quy định
Để giúp doanh nghiệp dễ hình dung hơn về mức độ nghiêm trọng của các sai phạm, đây là tổng hợp bảng tóm tắt xử phạt rủi ro xuất hóa đơn theo quy định hiện hành. Bảng này cho thấy mỗi hành vi tưởng chừng nhỏ như lập sai thời điểm, ghi thiếu thông tin hay không phát hành hóa đơn đều có thể bị xử phạt ở mức từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.
Thậm chí, trong trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp còn đối mặt nguy cơ truy cứu trách nhiệm pháp lý. Việc nắm rõ và đối chiếu với bảng này sẽ giúp bạn chủ động phòng ngừa sai sót, bảo vệ uy tín và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền | Biện pháp khắc phục |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm | 4 – 8 triệu đồng | Buộc lập lại hóa đơn đúng thời điểm |
| Lập hóa đơn có sai sót (tên, địa chỉ, MST…) nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế | 2 – 4 triệu đồng | Lập biên bản điều chỉnh, thông báo với cơ quan thuế |
| Xuất hóa đơn không ghi đủ nội dung bắt buộc | 4 – 8 triệu đồng | Buộc lập hóa đơn bổ sung đúng quy định |
| Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị trên 200.000 đồng | 10 – 20 triệu đồng | Buộc lập hóa đơn và kê khai nộp thuế bổ sung |
|
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp |
20 – 50 triệu đồng | Thu hồi, hủy hóa đơn; truy thu thuế và xử lý theo pháp luật |
Xem thêm: Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp: Những điều bạn cần biết để tránh rủi ro
Ví dụ thực tiễn về rủi ro xuất hóa đơn
Một công ty thương mại tại Hà Nội đã bị xử phạt hơn 200 triệu đồng vì xuất hóa đơn khống cho giao dịch không tồn tại. Không chỉ mất tiền phạt, doanh nghiệp này còn bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN liên quan đến số hóa đơn đó. Trường hợp khác, một doanh nghiệp xây dựng bị loại toàn bộ chi phí do ghi sai mã số thuế khách hàng, khiến hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ.
Những ví dụ trên cho thấy, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình lập hóa đơn cũng có thể dẫn đến tổn thất lớn cho doanh nghiệp.
Cách phòng tránh rủi ro xuất hóa đơn sai quy định
Để hạn chế tối đa vi phạm, doanh nghiệp nên:
- Đào tạo nhân viên kế toán: Nắm vững quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Kiểm tra chặt chẽ trước khi phát hành hóa đơn: Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác.
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định: Sử dụng phần mềm quản lý uy tín, hạn chế sai sót thủ công.
- Thường xuyên rà soát hóa đơn: Kịp thời phát hiện và xử lý sai sót bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng luật.
Xem thêm: Xuất hóa đơn khi khách không lấy có bắt buộc không?
Kết luận
Rủi ro xuất hóa đơn sai quy định là vấn đề doanh nghiệp tuyệt đối không thể xem nhẹ. Việc vi phạm không chỉ khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại kinh tế mà còn ảnh hưởng uy tín và đối mặt nguy cơ pháp lý nghiêm trọng. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật, kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất hóa đơn để phòng tránh.
