Phòng tránh rủi ro về sổ sách kế toán cho doanh nghiệp
Rủi ro về sổ sách kế toán là nỗi lo thường trực của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường thanh tra, kiểm tra. Chỉ một sai sót nhỏ trong ghi chép, lưu trữ hay báo cáo tài chính cũng có thể dẫn đến bị xử phạt, truy thu thuế hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi pháp lý lâu dài.
Để tránh những hậu quả này, doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật về kế toán và chủ động xây dựng hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn phân tích rõ các dạng rủi ro và cách phòng tránh hiệu quả.
Nguyên nhân thường gặp dẫn đến rủi ro về sổ sách kế toán
Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 41/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có nhiều nguyên nhân khiến sổ sách kế toán dễ phát sinh sai phạm:
- Ghi chép không đúng chuẩn mực: Kế toán viên không cập nhật theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), dẫn đến số liệu thiếu thống nhất.
- Chứng từ không đầy đủ hoặc không hợp pháp: Nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hoặc không lưu trữ chứng từ gốc theo thời hạn tối thiểu 10 năm.
- Báo cáo tài chính không phản ánh trung thực: Có trường hợp doanh nghiệp “làm đẹp” số liệu để vay vốn hoặc giảm nghĩa vụ thuế.
- Sai sót do thiếu nhân sự chuyên môn: Doanh nghiệp nhỏ thường để nhân viên kiêm nhiệm nhiều việc, dẫn đến dễ nhầm lẫn, thiếu kiểm tra chéo.
Những yếu tố này đều tiềm ẩn rủi ro về sổ sách kế toán, khiến doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm.
Xem thêm: Người bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải nộp thuế không?
Các chế tài pháp lý liên quan đến rủi ro về sổ sách kế toán
Pháp luật hiện hành có quy định khá rõ ràng về chế tài nếu doanh nghiệp vi phạm. Cụ thể:
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng nếu doanh nghiệp không mở sổ kế toán, không ghi chép đúng quy định.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi trốn thuế, khai sai, làm giả chứng từ với mức phạt lên tới 3 lần số tiền thuế trốn.
- Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) còn quy định trách nhiệm hình sự đối với cá nhân có hành vi làm giả chứng từ kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.
Như vậy, rủi ro về sổ sách kế toán không chỉ dừng ở việc bị xử phạt hành chính, mà còn có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự nếu hành vi có tính chất gian lận.
Các dạng rủi ro doanh nghiệp thường gặp
Để hình dung rõ hơn, có thể phân loại rủi ro về sổ sách kế toán thành 3 nhóm chính:
- Rủi ro hành chính – thuế vụ: Doanh nghiệp bị cơ quan thuế xử phạt vì khai sai, chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tài chính.
- Rủi ro tài chính: Báo cáo sai dẫn đến không vay được vốn, không thu hút được nhà đầu tư, hoặc bị loại khỏi các dự án đấu thầu.
- Rủi ro pháp lý – hình sự: Hành vi gian lận chứng từ, làm giả hóa đơn có thể bị xử lý hình sự.
Ví dụ: Một công ty thương mại ghi nhận doanh thu thấp hơn thực tế để giảm thuế TNDN. Khi bị phát hiện, công ty không chỉ bị truy thu thuế và phạt chậm nộp, mà giám đốc còn có nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có yếu tố gian lận.
Xem thêm: Hộ kinh doanh bỏ thuế khoán: Chuyển sang cách tính thuế nào và xuất hóa đơn ra sao?
Giải pháp phòng tránh rủi ro về sổ sách kế toán
Để hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện các giải pháp sau:
- Áp dụng phần mềm kế toán chuẩn hóa: Sử dụng các phần mềm được Bộ Tài chính chấp thuận, giúp tự động hạch toán theo chuẩn mực kế toán.
- Kiểm toán nội bộ định kỳ: Đối chiếu sổ sách với chứng từ gốc, rà soát chéo để phát hiện sai sót sớm.
- Đào tạo nhân sự kế toán: Thường xuyên cập nhật kiến thức về chuẩn mực kế toán, luật thuế và các văn bản mới nhất.
- Lưu trữ chứng từ đúng quy định: Tối thiểu 10 năm đối với báo cáo tài chính và chứng từ kế toán quan trọng.
- Tham vấn chuyên gia pháp lý – kế toán: Khi phát sinh vấn đề phức tạp như chuyển nhượng vốn, sáp nhập hoặc giải thể.
Một hệ thống kế toán minh bạch, tuân thủ pháp luật không chỉ phòng tránh rủi ro mà còn tạo uy tín cho doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư, ngân hàng và đối tác.
Xem thêm: Rủi ro kế toán điện tử khi sử dụng: Những điều doanh nghiệp cần lưu ý
Kết luận
Rủi ro về sổ sách kế toán có thể xuất hiện ở bất kỳ giai đoạn nào của doanh nghiệp, từ khâu ghi nhận, báo cáo đến lưu trữ chứng từ. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp vừa mất uy tín, vừa đối mặt với phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí trách nhiệm hình sự. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động tuân thủ chuẩn mực kế toán, đầu tư hệ thống kiểm soát nội bộ và tham vấn chuyên gia pháp lý kịp thời.