Xuất hóa đơn khi khách không lấy có bắt buộc không? Trong kinh doanh, nhiều trường hợp khách hàng từ chối nhận hóa đơn khiến doanh nghiệp bối rối không biết xử lý thế nào cho đúng luật.
Bài viết sẽ phân tích quy định pháp lý hiện hành, hướng dẫn cách xuất hóa đơn khi khách không lấy và chỉ rõ hậu quả nếu không tuân thủ, giúp bạn bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro bị xử phạt.
Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ xuất hóa đơn
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn để giao cho người mua, không phân biệt người mua có yêu cầu hay không.
Cụ thể, khoản 1 Điều 4 nêu rõ:
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập và giao hóa đơn cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và đầy đủ nội dung theo quy định, kể cả trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin.”
Điều này cho thấy, nghĩa vụ xuất hóa đơn không phụ thuộc vào việc khách hàng có lấy hay không. Chỉ cần giao dịch phát sinh và có thanh toán, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn.
Quy định này nhằm minh bạch hóa doanh thu, ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, và đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận đúng pháp luật.
Xem thêm: Xuất hóa đơn – Quy định về số tiền tối thiểu theo pháp luật mới nhất
Vì sao vẫn phải xuất hóa đơn khi khách không lấy?
Việc xuất hóa đơn khi khách không lấy không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tuân thủ thuế: Mọi khoản doanh thu được ghi nhận đầy đủ, tránh bị coi là che giấu hoặc trốn thuế.
- Bảo vệ doanh nghiệp: Hóa đơn là chứng từ hợp pháp để chứng minh giao dịch, giúp bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.
- Tránh bị xử phạt: Không xuất hóa đơn đúng quy định có thể dẫn đến mức phạt từ 4–8 triệu đồng theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi năm 2023).
- Giữ uy tín: Doanh nghiệp luôn thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp với đối tác và cơ quan thuế.
Thực tế, cơ quan thuế không quan tâm khách hàng có lấy hóa đơn hay không, mà chỉ xét xem người bán đã lập và lưu trữ hóa đơn đúng quy định chưa. Do đó, ngay cả khi khách từ chối nhận, người bán vẫn phải lập hóa đơn và lưu giữ bản điện tử trong hệ thống.
Cách xử lý khi khách hàng không muốn lấy hóa đơn
Khi khách không muốn lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình xuất hóa đơn theo quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019:
- Lập hóa đơn điện tử: Ghi đầy đủ thông tin giao dịch. Trường hợp khách không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì có thể ghi “người mua không cung cấp thông tin”.
- Gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
- Lưu trữ hóa đơn điện tử: Dù khách không nhận, hóa đơn vẫn phải được lưu giữ trong hệ thống tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
- Thông báo cho khách: Có thể gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn. Nếu khách vẫn từ chối, doanh nghiệp lưu xác nhận nội bộ để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Việc này giúp chứng minh rằng người bán đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, không bị coi là vi phạm quy định về lập hóa đơn.
Rủi ro pháp lý nếu không xuất hóa đơn
Không xuất hóa đơn khi khách không lấy là hành vi vi phạm pháp luật. Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi 2023), doanh nghiệp có thể bị xử phạt:
- Phạt từ 4 triệu – 8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn cho giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Truy thu thuế nếu doanh thu bị bỏ sót.
- Tăng nguy cơ bị thanh tra vì bị nghi ngờ trốn thuế.
Ngoài ra, nếu hành vi này được xác định là gian lận nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị xử lý hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) về tội trốn thuế.
Xem thêm: Xuất hóa đơn kèm bảng kê chi tiết cho dịch vụ vận tải – Quy định mới nhất theo Công văn 10500
Kết luận
Tóm lại, xuất hóa đơn khi khách không lấy là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Dù khách hàng từ chối nhận, người bán vẫn phải lập hóa đơn, gửi cơ quan thuế và lưu trữ đầy đủ theo quy định.
Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt, mà còn tạo hình ảnh minh bạch, chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý, việc chủ động xuất hóa đơn trong mọi giao dịch là cách tốt nhất để bảo vệ uy tín và giảm thiểu rủi ro.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử, hãy liên hệ Luật An Khang – 0936 149 833 để được tư vấn chi tiết, đảm bảo mọi hoạt động xuất hóa đơn của bạn luôn đúng luật, nhanh chóng và hiệu quả.
