Sử dụng con dấu sai quy định: Hậu quả pháp lý nghiêm trọng bạn không thể bỏ qua

Quản lý và sử dụng con dấu vẫn là vấn đề “nhức nhối” đối với nhiều doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp. Bởi vì khi sử dụng con dấu sai quy định thì doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý rất lớn. Cùng Luật và Kế Toán An Khang tìm hiểu rõ hơn thông qua bài viết dưới đây.

Con dấu doanh nghiệp là gì?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp.

Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, thì đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Các hành vi sử dụng con dấu sai quy định và hậu quả pháp lý

Hành vi vi phạm hành chính và trách nhiệm pháp lý

Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về các hành vi vi phạm hành chính trong việc sử dụng con dấu và trách nhiệm pháp lý cụ thể như sau:

Các hành vi vi phạm và hình phạt chính

• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng khi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu đối với một trong những hành vi sau:

– Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất;

– Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;

–  Không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;

– Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng khi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu đối với một trong những hành vi sau:

– Tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

– Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật;

– Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

– Mất con dấu mà quá 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất con dấu, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng khi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu đối với một trong những hành vi sau:

– Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

– Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;

– Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;

– Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;

– Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung con dấu đã đăng ký;

– Làm giả Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu;

– Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;

– Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu đối với một trong những hành vi sau:

– Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước;

– Làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả;

– Chiếm đoạt, mua bán trái phép con dấu;

– Tiêu hủy trái phép con dấu.

Hình thức xử phạt bổ sung khi sử dụng con dấu sai quy định

– Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại các điểm c, e và g khoản 3 và các điểm a và b khoản 4 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP;

– Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các khoản 3 và 4 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP.

Biện pháp khắc phục hậu quả khi sử dụng con dấu sai quy định

– Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2; các điểm a, d và đ khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP;

– Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP;

– Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP;

– Buộc nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm i khoản 3 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP.

Hành vi vi phạm hình sự và hình phạt áp dụng

Tội làm giả con dấu, tài liệu của doanh nghiệp

Hành vi làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật được xem là những dấu hiệu của tội danh trên. (Điều 341 Bộ luật hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017):

Cấu thành tội phạm của tội danh này bao gồm:

• Chủ thể của tội danh này là chủ thể thường, chỉ cần có năng lực pháp luật hình sự và đủ tuổi theo luật định;
• Mặt chủ quan: Hành vi này được thực hiện với lỗi cố ý, với mục đích thực hiện hành vi trái pháp luật;
• Khách thể: xâm phạm trật tự quản lý hành chính Nhà nước;
• Mặt khách quan: Hành vi làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức. Đây là hành vi của người không có thẩm quyền cấp các giấy tờ đó nhưng đã tạo ra các giấy tờ đó bằng những phương pháp nhất định để coi nó như thật.

Việc làm giả này có thể là giả toàn bộ hoặc chỉ từng phần. Mục đích của việc làm giấy tờ giả là để thực hiện hành vi trái pháp luật.

Mức hình phải đối với tội làm giả con dấu, tài liệu của doanh nghiệp

Pháp luật quy định các hình thức: phạt tiền, phạt tù và phạt cải tạo không giam giữ với tội phạm làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả của cơ quan, tổ chức.

• Đối với hành vi trên, mức phạt được quy định tại khoản 1 Điều 341 là bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm;
• Nếu phạm tội thuộc các trường hợp tại khoản 2 Điều này thì cá nhân đó sẽ bị phạt tù từ 02 đến 05 năm;
• Nếu hành vi phạm tội thuộc khoản 3, với mức độ phạm tội cao hơn, thì sẽ đối mặt với mức phạt tù từ 03 năm đến 07 năm;
• Ngoài các hành vi trên, người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Trách nhiệm dân sự khi có hành vi sử dụng con dấu sai quy định

Khi có các hành vi vi phạm về việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, ngoài việc phải chịu trách nhiệm về hành chính hoặc hình sự nêu trên, các cá nhân, tổ chức liên quan có thể bị áp dụng chế tài liên quan đến trách nhiệm dân sự.

Cụ thể, khi hành vi vi phạm về việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp gây các tổn hại về vật chất, tinh thần của người khác thì các cá nhân, tổ chức có liên quan phải có trách nhiệm bồi thường về các khoản liên quan theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Việc xác định trách nhiệm bồi thường của cá nhân, tổ chức gây ra khi sử dụng con dấu sai quy định được dựa trên các yếu tố:

+ Mối quan hệ giữa hành vi và hậu quả: Hành vi vi phạm của cá nhân, tổ chức trong việc quản lý, sử dụng con dấu trực tiếp hoặc giám tiếp dẫn đến 1 thiệt hại nhất định cho cá nhân, tổ chức khác.

+ Có thiệt hại thực tế xảy ra: thiệt hại về tài sản, thiệt hại về uy tín, danh dự của cá nhân, tổ chức, thiệt hại cho người tiêu dùng hoặc những thiệt hại về mặt tinh thần khác, cơ hội kinh doanh các bên bị hành vi vi phạm tác động.

+ Bên yêu cầu bồi thường phải chứng minh được các thiệt hại xảy ra là thực tế và là hậu quả của hành vi sử dụng con dấu sai quy định.

Như vậy, trách nhiệm bồi thường thiệt hại được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự. Do đó, các bên chủ thẻ có liên quan có thể thỏa thuận với nhau về mức bồi thường thiệt hại hợp lý dựa trên tình hình thực tế, hoặc có thể yêu cầu tòa án xem xét giải quyết theo thủ tục Tố tụng Dân sự.

Đối với hành vi vi phạm hình sự, nếu có phát sinh trách nhiệm dân sự về bồi thường thiệt hại, các chủ thể có liên quan có thể yêu cầu ngay trong vụ án hình sự đang được giải quyết hoặc khởi kiện dân sự trong một vụ án khác sau khi vụ án hình sự đã được giải quyết xong.

Biện pháp phòng tránh hành vi sử dụng con dấu sai quy định

Để phòng tránh các hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Cập nhật quy định của pháp luật, tham gia các lớp bồi dưỡng, tuyên truyền pháp luật liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
• Thay đổi tư duy quản lý con dấu: cơ chế pháp luật càng thông thoáng, doanh nghiệp càng phải chủ động xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng con dấu.
• Xây dựng khung quản lý dấu hiệu quả tại Điều lệ của doanh nghiệp, đồng thời cần thiết xây dựng Quy chế quản lý và sử dụng con dấu.
• Các nội dung chủ đạo của quy chế Quản lý và sử dụng con dấu: xây dựng chi tiết nội dung quản lý con dấu, nội dung sử dụng con dấu, phân cấp quyền ký – đóng dấu.
• Trong trường hợp không cần thiết, doanh nghiệp, tổ chức chỉ nên sử dụng một mẫu con dấu, tránh trường hợp con dấu đúng nhưng đóng trên các tài liệu, hồ sơ không đúng.
• Kiểm tra thật kỹ các thông tin trên con dấu trước khi sử dụng, tránh trường hợp có người đánh tráo con dấu giả, có những thông tin không đúng với thông tin doanh nghiệp.
• Giao cho người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, nên có két sắt hoặc tủ khóa để bảo đảm lưu giữ con dấu.
• Chuyển đổi các giao dịch, các tài liệu sang giao dịch, tài liệu điện tử và sử dụng chữ ký số thay chữ ký tươi và con dấu.
• Tham khảo ý kiến tư vấn của Luật sư khi có các vướng mắc về khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu hoặc các vấn đề liên quan đến con dấu của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng quy định không những giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các bước trong vận hành, quản lý mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.

Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về sử dụng con dấu sai quy định. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.