Dịch vụ kế toán thuế

Phân biệt biên lai và hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ cho người kinh doanh và người tiêu dùng

Biên lai và hóa đơn là hai loại chứng từ thường gặp trong các giao dịch mua bán, thanh toán kể cả trong các trung tâm thương mại, siêu thị lớn hay các cửa hàng nhỏ lẻ. Vậy chúng khác nhau như thế nào? Bài viết dưới đây Luật và Kế Toán An Khang sẽ giúp Quý độc giả phân biệt được biên lai và hóa đơn và các quy định liên quan đến hóa đơn, biên lai.

Phân biệt biên lai và hóa đơn
Phân biệt biên lai và hóa đơn

Khái quát chung về biên lai và hóa đơn

Biên lai là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật có hiệu lực nào định nghĩa về biên lai.

Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC (đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022) thì khái niệm biên lai được hiểu là: chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Có hai loại biên lai chính:

– Biên lai in sẵn mệnh giá mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn môt số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp và mức thu phí được cố định.

– Biên lai không in sẵn mệnh giá mà trên mỗi tờ biên lai đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền trong các trường hợp sau:

  • Trường hợp các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm;
  • Trường hợp các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức ,cá nhân nộp tiền;
  • Trường hợp các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

Hóa đơn là gì?

Căn cứ quy định khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau: Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phân biệt biên lai và hóa đơn
Phân biệt biên lai và hóa đơn

Chức năng của biên lai và hóa đơn

Chức năng của biên lai:

Biên lai được gửi đến khách hàng sau khi họ đã thanh toán tiền xong. Biên lai giúp khách hàng biết họ đã trả bao nhiêu tiền cho dịch vụ hay sản phẩm họ dùng.

Chức năng của hóa đơn:

Hóa đơn là chứng từ mà bạn đưa cho khách hàng nhằm mục đích thanh toán. Hóa đơn cho biết số tiền mình cần thanh toán cho một mặt hàng hay một dịch vụ nào đó. Trên hóa đơn cung cấp thông tin, sản phẩm để mình thanh toán.

Ý nghĩa của việc phân biệt biên lai và hóa đơn trong hoạt động kinh doanh

Mặc dù biên lai và hóa đơn đều là chứng từ kế toán sử dụng trong hoạt động kinh doanh nhưng đây là hai thuật ngữ pháp lý khác nhau. Tùy từng trường hợp cụ thể mà người ta sẽ dùng biên lai hoặc hóa đơn.

Do đó, khi phân biệt được biên lai và hóa đơn sẽ giúp cho doanh nghiệp, người tiêu dùng phân biệt được các trường hợp sẽ nhận hóa đơn hay biên lai, trường hợp nào được phải xuất hóa đơn hay biên lai. Từ đó, tránh được các rủi do pháp lý không đáng có, tránh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Mặc khác, việc phân biệt biên lai và hóa đơn cũng giúp cho doanh nghiệp phân loại các chứng từ quan trọng của công ty, thời điểm lưu giữ và cách thức lưu giữ chứng từ cho đúng quy định.

Phân biệt biên lai và hóa đơn

Điểm giống nhau

  • Cả hai đều là tài liệu thương mại
  • Cả hai đều là một phần của chu kỳ mua hàng
  • Cả hai đều chứa thông tin chi tiết về người mua và người bán
  • Cả hai đều là công cụ hợp pháp không thể thương lượng
Phân biệt biên lai và hóa đơn
Phân biệt biên lai và hóa đơn

Điểm khác nhau

Tiêu chí  Biên lai Hóa đơn
Chủ thể lập Do tổ chức thu phí, lệ phí, cơ quan thuế lập khi thu khoản thu là phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước

Cơ quan quản lý thuế bao gồm:

– Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực;

– Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan. (khoản 2 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2019)

Do người bán lập và ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

(theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Về thanh toán Xác nhận một giao dịch thanh toán Là một yêu cầu thanh toán
Tư cách chủ thể tham gia quan hệ Người nộp tiền và người thu tiền Người mua và người bán
Chức năng của từng loại Là tài liệu xác nhận rằng giao dịch đã được thanh toán Theo dõi việc bán hàng hóa và dịch vụ
Nội dung chi tiết – Tên loại biên lai

– Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.

– Số biên lai

– Liên của biên lai

– Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

– Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và bằng chữ.

– Ngày, tháng, năm lập biên lai.

– Chữ ký của người thu tiền.

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).

– Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.

(khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Số hóa đơn

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

– Thời điểm lập hóa đơn

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

(Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Quy định về lưu trữ biên lai và hóa đơn

Tại Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Đảm bảo các yếu tố về an toàn và thời hạn lưu trữ

Hóa đơn, biên lai được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

  • Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, biên lai, hóa đơn không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Phương tiện lưu trữ biên lai và hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

Đối với các hình thức biên lai, hóa đơn khác nhau cần lưu trữ theo các cách khác nhau phù hợp với từng loại.
Hóa đơn điện tử:

  • Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ: lưu trữ bằng USB, đĩa CD, laptop; Gmail…)
  • Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
  • Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in:
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

  • Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Phân biệt biên lai và hóa đơn
Phân biệt biên lai và hóa đơn

Thời gian lưu trữ biên lai và hóa đơn theo luật kế toán

Căn cứ theo quy định tại Điều 41, Luật kế toán 2015 quy định về thời gian lưu biên lai và hóa đơn chứng từ kế toán cụ thể như sau:
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

  • Lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
  • Lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
  • Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Kết luận

Biên lai và hóa đơn về bản chất mang những ý nghĩa khác nhau và có những quy định pháp lý cần áp dụng. Do đó, doanh nghiệp và người tiêu dùng cần phải phân biệt rõ ràng để tránh các hậu quả pháp lý không đáng có.

Trên đây là chia sẻ của Luật An Khang về biên lai và hóa đơn. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ đến hotline 076.9063 686 đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao của Luật An Khang luôn sẵn sàng, trợ giúp mọi lúc, mọi nơi.

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Lê Khắc Dũng là thạc sĩ Luật Hà Nội với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Pháp lý Doanh nghiệp. Sứ mệnh của tôi và Luật An Khang là đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong mọi vấn đề Pháp lý

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *