Kê khai thuế qua mạng đã trở thành quy trình bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, không ít kế toán gặp khó khăn khi thao tác do liên tục phát sinh các lỗi kỹ thuật và sai sót dữ liệu. Những lỗi thường gặp khi kê khai thuế online không chỉ làm mất thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt do nộp chậm tờ khai. Trong bài viết này, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết các lỗi phổ biến, căn cứ pháp lý hiện hành và cách xử lý để giúp doanh nghiệp kê khai thuận lợi, đúng quy định.
Không truy cập được hệ thống thuế điện tử (eTax)
Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai thuế điện tử qua hệ thống eTax. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều người dùng không thể đăng nhập do gõ sai đường dẫn hoặc lỗi kỹ thuật.
Ví dụ: kế toán gõ “thuedientu.gdt.gov.vn” nhưng bỏ qua chữ “R” viết hoa trong địa chỉ, dẫn đến hệ thống báo lỗi.
Để khắc phục, người nộp thuế cần kiểm tra lại chính xác URL, thử trên các trình duyệt khác và đảm bảo đường truyền internet ổn định. Trong trường hợp hệ thống bảo trì, cần chủ động chuẩn bị hồ sơ từ trước để tránh nộp chậm.
Xem thêm: Kê khai thuế điện tử eTax
Lỗi sai định dạng ngày – tháng – năm hoặc phần mềm HTKK lỗi thời
Theo Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ khai thuế phải nộp đúng định dạng dữ liệu theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Trường hợp máy tính cài đặt định dạng ngày tháng theo chuẩn khác (MM/DD/YYYY) có thể khiến tờ khai không nhận diện được.
Ví dụ: kế toán nhập ngày 03/05/2023, hệ thống hiểu là 5/3/2023, dẫn đến sai lệch dữ liệu.
Giải pháp là chỉnh lại định dạng ngày tháng trong máy tính về DD/MM/YYYY và thường xuyên cập nhật HTKK bản mới nhất do Tổng cục Thuế phát hành.
Không chọn được file tờ khai hoặc nút “chọn tờ khai” không hiển thị
Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005, tờ khai thuế phải nộp đúng định dạng dữ liệu điện tử. Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống không tải được file XML hoặc không hiện nút chọn tờ khai trên eTax do thiếu plugin Java hoặc lỗi trình duyệt.
Ví dụ: khi sử dụng Google Chrome phiên bản mới, một số tính năng Java bị chặn nên kế toán không thể tải tờ khai.
Khắc phục bằng cách cài đặt Java đầy đủ, sử dụng trình duyệt tương thích (như IE Tab trên Chrome) và kiểm tra lại phiên bản phần mềm hỗ trợ.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế lần đầu
Sai sót nội dung trên tờ khai (GTGT, TNCN, các tờ khai khác)
Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu. Tuy nhiên, lỗi nhập sai dữ liệu thường xuyên xảy ra, điển hình như:
- Chỉ tiêu [22] “Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước” không khớp với chỉ tiêu [43] của kỳ trước.
- Kê khai sai số người phụ thuộc trong tờ khai thuế TNCN.
Ví dụ: doanh nghiệp nộp tờ khai GTGT quý II nhưng số liệu chuyển kỳ trước chưa điều chỉnh chính xác, dẫn tới sai số thuế.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung điều chỉnh theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và nộp lại bản chính xác trên hệ thống.
Lỗi liên quan đến thông tin đăng ký thuế
Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019 quy định, mã số thuế và thông tin đăng ký là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế. Một số lỗi thường gặp gồm:
- Nhập sai mã số thuế dẫn đến hệ thống từ chối.
- Lựa chọn sai cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thông tin về Kho bạc Nhà nước hưởng thu không đúng.
Ví dụ: doanh nghiệp trực thuộc Cục Thuế Hà Nội nhưng kế toán chọn Chi cục Thuế khác, khiến hồ sơ bị trả lại. Để xử lý, doanh nghiệp cần rà soát lại thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký thuế, đối chiếu với cơ quan quản lý và điều chỉnh trực tuyến theo hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Lỗi chữ ký số/chứng thư số
Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về điều kiện hiệu lực của chữ ký số. Thực tế, nhiều doanh nghiệp nhận thông báo “không thể kiểm tra tình trạng thu hồi chứng thư số” khi ký tờ khai. Nguyên nhân có thể là:
- Chữ ký số đã hết hạn.
- Nhà cung cấp chứng thư số đã thu hồi.
- iTaxViewer chưa cập nhật phiên bản mới.
Ví dụ: kế toán dùng chứng thư số hết hạn từ tháng 7/2023 nhưng không gia hạn, dẫn đến tờ khai không được chấp nhận.
Giải pháp: liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số để gia hạn, đồng thời cài đặt iTaxViewer bản mới nhất nhằm đảm bảo tương thích với eTax.
Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp
Kết luận
Kê khai thuế qua mạng mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu kế toán không nắm rõ các lỗi kỹ thuật và quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật phần mềm, kiểm tra dữ liệu trước khi nộp và xử lý kịp thời các lỗi thường gặp khi kê khai thuế online để tránh bị xử phạt hành chính.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình kê khai, hãy nhấc máy gọi ngay hotline 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng và đảm bảo hồ sơ thuế đúng quy định.
