Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh hóa đơn điện tử sai sót là điều khó tránh khỏi. Tùy vào từng tình huống, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh, hủy bỏ hoặc phát hành hóa đơn thay thế để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dựa trên các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý mọi trường hợp hóa đơn điện tử bị sai, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và duy trì hoạt động minh bạch.
Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót ở phần tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế đúng và các nội dung còn lại không sai, việc xử lý được thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định phạm vi sai sót
- Kiểm tra và xác nhận sai sót chỉ liên quan đến thông tin tên hoặc địa chỉ người mua.
- Đảm bảo rằng mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, số tiền thuế và các thông tin khác trên hóa đơn đều chính xác.
Bước 2: Thông báo cho người mua
- Người bán chủ động liên hệ và thông báo cho người mua biết về việc hóa đơn đã phát hành có sai sót ở phần tên hoặc địa chỉ.
- Việc thông báo cần được thực hiện bằng văn bản, email hoặc hình thức khác phù hợp để đảm bảo có căn cứ lưu trữ.
Bước 3: Không lập lại hóa đơn mới
- Do sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế và các yếu tố quan trọng khác, người bán không cần hủy và lập lại hóa đơn mới.
- Giữ nguyên số hóa đơn đã phát hành nhằm tránh trùng lặp và phát sinh rủi ro về quản lý hóa đơn.
Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế
- Người bán lập thông báo về hóa đơn điện tử đã lập sai và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Mẫu thông báo sử dụng là Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Nội dung thông báo cần ghi rõ thông tin hóa đơn, lỗi phát sinh, ngày phát hành và các căn cứ pháp lý liên quan.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ liên quan
- Lưu bản thông báo gửi người mua và cơ quan thuế.
- Lưu giữ các chứng từ, email, biên bản hoặc văn bản liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế, tiền và hàng hóa
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành mắc lỗi liên quan đến mã số thuế, giá trị tiền hàng, mức thuế suất, số tiền thuế hoặc mô tả hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng… thì căn cứ theo điểm b khoản 1, khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Người bán phát hành hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh thông tin sai của hóa đơn ban đầu.
- Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Bước 2: Ghi nhận số liệu điều chỉnh
- Nếu điều chỉnh tăng giá trị: ghi số dương (+).
- Nếu điều chỉnh giảm giá trị: ghi số âm (–).
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
- Trường hợp hóa đơn không có mã: người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Trường hợp hóa đơn có mã: người bán ký số, gửi cho cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Lưu ý khi thực hiện: Nếu hai bên có thỏa thuận trước về việc điều chỉnh hóa đơn, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và nội dung điều chỉnh.
Quý khách nên thực hiện tra cứu mã số thuế cá nhân hoặc doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn để hạn chế sai sót phát sinh.
Phương án 2 : Lập hóa đơn thay thế
Lập hóa đơn thay thế
Người bán phát hành hóa đơn điện tử mới để thay thế hoàn toàn hóa đơn sai đã lập trước đó.
Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Ký số và gửi hóa đơn thay thế
- Trường hợp hóa đơn không có mã: người bán ký số và gửi cho người mua.
- Trường hợp hóa đơn có mã: người bán ký số, gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó chuyển cho người mua.
Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót do cơ quan thuế phát hiện
Theo điểm 2 khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã) đã lập có sai sót, người bán cần thực hiện xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức cho người bán về hóa đơn điện tử có sai sót.
Thông báo này được lập theo Mẫu số 01/TB-RSĐT ban hành tại Phụ lục IB kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nội dung thông báo thường bao gồm:
- Thông tin nhận dạng hóa đơn (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày phát hành),
- Nội dung sai sót mà cơ quan thuế phát hiện,
- Yêu cầu người bán tiến hành rà soát, điều chỉnh.
Bước 2 : Lập và gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế
Sau khi rà soát, người bán phải lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Mẫu thông báo áp dụng là Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP) hoặc các mẫu văn bản khác theo yêu cầu của cơ quan thuế tùy từng trường hợp.
Nội dung thông báo cần nêu rõ:
- Thông tin của hóa đơn điện tử bị sai (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày phát hành).
- Mô tả chi tiết sai sót đã được cơ quan thuế phát hiện.
- Phương án xử lý dự kiến (điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn).
Trường hợp 4: Doanh nghiệp chủ động báo cáo hóa đơn điện tử sai sót
Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có lỗi, họ có quyền tự mình thông báo cho cơ quan thuế để xử lý, thay vì chờ cơ quan thuế phát hiện.
Bước 1 : Chuẩn bị hồ sơ thông báo
- Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Điền đầy đủ thông tin: số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, ngày phát hành, mô tả cụ thể lỗi phát sinh.
Bước 2 : Gửi thông báo: Gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phương thức điện tử khác theo hướng dẫn của cơ quan quản lý thuế.
Bước 3: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế: Ngay sau khi tiếp nhận, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động phản hồi qua Mẫu số 01/TB-SSĐT (Phụ lục IB Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để xác nhận hồ sơ đã được nhận.
Bước 4 : Lưu trữ tài liệu: Doanh nghiệp phải lưu bản gốc thông báo đã gửi và thông báo phản hồi từ cơ quan thuế để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu hoặc thanh tra thuế về sau.
Trường hợp 5: Trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại điểm 4 khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số tình huống sau đây yêu cầu người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã phát hành:
Điều chỉnh giá trị hoặc khối lượng theo kết quả thanh toán hoặc quyết toán
Áp dụng khi hóa đơn ban đầu đúng tại thời điểm lập nhưng đến khi thanh toán hoặc quyết toán có thay đổi về giá trị hoặc khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cách ghi:
- Nếu giá trị tăng: ghi dấu dương (+).
- Nếu giá trị giảm: ghi dấu âm (–).
Điều chỉnh do chiết khấu thương mại
Khi áp dụng chính sách chiết khấu dựa trên tổng số lượng hoặc tổng doanh số bán hàng, số tiền chiết khấu được xử lý theo một trong hai cách:
- Ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo.
- Lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê hóa đơn cần điều chỉnh (ghi rõ số hóa đơn, số tiền điều chỉnh, số tiền thuế).
Điều kiện:
- Số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị ghi trên hóa đơn gốc.
- Bảng kê phải lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, cả bên bán và bên mua phải kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra, thuế đầu vào tại kỳ lập hóa đơn này.
Điều chỉnh trong trường hợp trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ.
Trả lại hàng hóa thông thường: Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch → người bán lập hóa đơn điều chỉnh.
Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng: Việc trả lại phải phù hợp với quy định pháp luật về đăng ký quyền.
Người mua cũng sử dụng hóa đơn điện tử: Người mua sẽ lập hóa đơn điện tử trả lại hàng hóa gửi cho người bán.
Trường hợp đặc biệt trong bảo hiểm:
Khi hoàn phí, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, căn cứ trên:
- Hóa đơn thu phí bảo hiểm đã lập.
- Văn bản thỏa thuận/biên bản nêu rõ: số tiền hoàn/giảm (không bao gồm VAT), số tiền VAT của hóa đơn gốc, lý do hoàn/giảm.
Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Như vậy, Luật An Khang đã chia sẻ đầy đủ và chi tiết các quy định cũng như quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp Quý doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong thực tế, hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao tính tuân thủ. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất kỳ vướng mắc nào hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm tư vấn nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.
