Câu hỏi:
Chị Hồng (Hải Phòng) gửi đến Luật An Khang: “Tôi nghe nói từ năm 2025, nhiều cửa hàng, siêu thị phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Xin hỏi loại hóa đơn này phải có những nội dung gì để đảm bảo đúng quy định pháp luật?”
Luật An Khang trả lời:
Cảm ơn chị Hồng đã gửi câu hỏi. Đây là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi áp dụng quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật quy định rất rõ ràng về nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Cơ sở pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có điều chỉnh nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Như vậy, khi lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán buộc phải tuân thủ các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo quy định, một hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Đây là thông tin định danh bắt buộc, thể hiện rõ chủ thể phát hành hóa đơn.
- Thông tin người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại (trường hợp người mua yêu cầu ghi trên hóa đơn).
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
- Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì hóa đơn phải thể hiện rõ: giá chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn: Thể hiện ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử: Nhằm giúp người mua có thể dễ dàng truy xuất và kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Đây là 5 nhóm nội dung bắt buộc. Nếu thiếu một trong các thành phần này, hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ và gây rủi ro pháp lý cho cả người bán lẫn người mua.
Cách thức gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Ngoài việc in trực tiếp từ máy tính tiền, người bán còn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua các hình thức điện tử như:
- Tin nhắn SMS,
- Thư điện tử (email),
- Hoặc cung cấp đường dẫn/mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn.
Điều này tạo sự thuận tiện, tiết kiệm chi phí, đồng thời tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Ý nghĩa của việc quy định nội dung hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Việc quy định cụ thể nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích:
- Giúp đồng bộ dữ liệu hóa đơn giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.
- Hạn chế tình trạng trốn thuế, gian lận thương mại.
- Tăng tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi người mua trong việc kiểm tra, tra cứu hóa đơn.
- Góp phần hiện đại hóa quản lý thuế, tiến tới số hóa hoàn toàn hoạt động thương mại.
Lời khuyên cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Doanh nghiệp, cửa hàng, siêu thị, nhà hàng… khi áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần lưu ý:
- Cài đặt phần mềm và hệ thống máy tính tiền phù hợp với chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Đảm bảo các thông tin bắt buộc luôn hiển thị đầy đủ trên hóa đơn.
- Thường xuyên cập nhật quy định mới để tránh sai sót trong quá trình phát hành và quản lý hóa đơn.
Kết luận
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có tối thiểu 5 nhóm nội dung bắt buộc: thông tin người bán, thông tin người mua (nếu có), thông tin hàng hóa dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn và mã cơ quan thuế/dữ liệu điện tử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, phục vụ kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi của các bên.
