Pháp Luật Kế Toán

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN ủy quyền qua công ty: Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ

Đến mùa quyết toán thuế, nhiều người lao động rơi vào tình huống lo lắng: không biết hồ sơ cần những gì, có thể ủy quyền cho công ty thay mình làm thủ tục quyết toán thuế hay không, quyền lợi có bị ảnh hưởng không. Thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN ủy quyền qua công ty không chỉ giúp người lao động tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót. Nếu bạn đang băn khoăn về điều kiện, thủ tục, mẫu giấy tờ hay quyền lợi khi ủy quyền, hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

thuế TNCN

Cơ sở pháp lý về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Quy định về ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được đặt ra nhằm tạo thuận lợi cho người lao động có thu nhập duy nhất tại một tổ chức trả thu nhập. Các văn bản pháp luật hiện hành quy định gồm:

  • Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 16, Điều 42, Điều 43) – quy định về quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, cũng như trách nhiệm khai, nộp thuế thay.

  • Thông tư 80/2021/TT-BTC – hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế, trong đó có nội dung về hồ sơ, thời hạn quyết toán.

  • Nghị định 126/2020/NĐ-CP – quy định cụ thể về hồ sơ khai thuế, trong đó bao gồm quyết toán thuế TNCN.

Xem thêm: Thuế TNCN

Điều kiện để được ủy quyền quyết toán thuế TNCN qua công ty

Không phải người lao động nào cũng đủ điều kiện để ủy quyền cho công ty. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho công ty cổ phần trả thu nhập quyết toán thuế thay trong các trường hợp sau:

  • Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại CTCP trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm công ty thực hiện quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại CTCP trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm công ty quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 (mười hai) tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
  • Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (CTCP) trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới (công ty cổ phần) trong cùng một hệ thống thì CTCP có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

thuế TNCN

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN ủy quyền qua công ty gồm những gì?

Khi người lao động đủ điều kiện ủy quyền, hồ sơ quyết toán thuế TNCN ủy quyền qua công ty cần có:

  • Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (theo theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN Phụ lục ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).

  • Chứng minh nhân dân/CCCD bản sao của người lao động.

  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có yêu cầu xác nhận hoặc lưu hồ sơ).

  • Các giấy tờ chứng minh khoản giảm trừ gia cảnh (nếu có thay đổi trong năm, như giấy khai sinh con, giấy đăng ký người phụ thuộc).

thuế TNCN

Ví dụ: Anh P có một con nhỏ sinh trong năm 2024, khi làm hồ sơ ủy quyền cần nộp kèm bản sao giấy khai sinh để công ty cập nhật giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế.

Xem thêm: Cách tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công

Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty

Quy trình thực hiện thường trải qua các bước sau:

  1. Người lao động điền và ký giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

  2. Công ty tổng hợp danh sách người lao động ủy quyền và hồ sơ liên quan.

  3. Công ty lập tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN) kèm phụ lục, gửi cơ quan thuế.

  4. Cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý và ra thông báo hoàn thuế hoặc nghĩa vụ nộp thêm (nếu có).

Ví dụ: Công ty X có 100 nhân viên đủ điều kiện ủy quyền. Bộ phận kế toán sẽ tổng hợp hồ sơ, lập tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN trên hệ thống thuế điện tử và nộp trực tuyến trước hạn cuối 31/3 năm sau.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:

  • Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là chậm nhất ngày 31/3 của năm sau năm tính thuế.

  • Người lao động ủy quyền cho công ty phải hoàn tất hồ sơ ủy quyền trước thời hạn này để công ty kịp tổng hợp.

Ví dụ: Quyết toán thuế năm 2024, công ty phải nộp hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế trước ngày 31/3/2025. Người lao động cần nộp giấy ủy quyền và hồ sơ liên quan cho công ty muộn nhất trong tháng 2/2025.

Trách nhiệm của công ty và người lao động khi ủy quyền

  • Công ty: có trách nhiệm lập hồ sơ, nộp tờ khai và quyết toán thay đúng quy định; cung cấp chứng từ cho người lao động khi có yêu cầu.

  • Người lao động: cung cấp đầy đủ, trung thực giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh và các chứng từ liên quan.

Ví dụ: Nếu công ty kê khai sai làm phát sinh số thuế nộp thiếu, cơ quan thuế sẽ xử phạt công ty theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, người lao động cũng phải chịu trách nhiệm nếu cung cấp giấy tờ không đúng thực tế.

Quyền lợi và rủi ro khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN qua công ty

  • Quyền lợi:

    • Người lao động không phải trực tiếp làm thủ tục với cơ quan thuế.

    • Vẫn được hoàn thuế (nếu thừa) thông qua công ty.

    • Giảm áp lực về hồ sơ, thủ tục.

  • Rủi ro:

    • Nếu công ty lập sai hồ sơ, việc hoàn thuế có thể bị chậm.

    • Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập nhưng không khai báo, người lao động có thể bị truy thu và xử phạt.

Ví dụ: Chị H ủy quyền cho công ty quyết toán thay và được hoàn thuế 3 triệu đồng do nộp thừa. Tuy nhiên, nếu công ty kê khai thiếu thông tin về người phụ thuộc của chị, số tiền hoàn thuế có thể ít hơn thực tế.

So sánh ủy quyền và tự quyết toán thuế

  • Ủy quyền cho công ty:

    • Phù hợp với người có thu nhập từ 1 nơi, đơn giản, tiết kiệm thời gian.

    • Tuy nhiên, phụ thuộc vào bộ phận kế toán của công ty.

  • Tự quyết toán:

    • Phù hợp với người có nhiều nguồn thu nhập hoặc muốn tự điều chỉnh khoản giảm trừ, ưu đãi.

    • Tốn công chuẩn bị hồ sơ nhưng chủ động hơn.

Ví dụ: Anh N có thu nhập từ lương tại công ty và thêm thu nhập từ việc viết bài tự do có khấu trừ 10% tại nguồn. Trường hợp này anh N bắt buộc phải tự quyết toán chứ không được ủy quyền cho công ty.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online

Kết luận

Qua bài viết trên, có thể thấy hồ sơ quyết toán thuế TNCN ủy quyền qua công ty giúp người lao động giảm bớt gánh nặng thủ tục, nhưng cần đáp ứng đúng điều kiện và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Việc nắm rõ mẫu giấy ủy quyền, thủ tục nộp, thời hạn cũng như quyền lợi và rủi ro là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.

Nếu bạn còn băn khoăn về việc làm hồ sơ, cách điền mẫu giấy ủy quyền hoặc cần tư vấn trực tiếp về hoàn thuế, hãy gọi ngay đường dây nóng 0936 149 833 của Luật và Kế toán An Khang để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất.

 

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *