Có được sử dụng tiếng nước ngoài để sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không?
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến. Điều này kéo theo một vấn đề pháp lý quan trọng mà nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm: có được sử dụng tiếng nước ngoài để sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không? Câu hỏi này không chỉ dành riêng cho các nhà đầu tư nước ngoài mà còn cả các doanh nghiệp Việt Nam có đối tác quốc tế. Việc nắm rõ quy định về ngôn ngữ trong hồ sơ là chìa khóa để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và tránh được những sai sót không đáng có.
Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các nguyên tắc chung của pháp luật Việt Nam về vấn đề này, chỉ ra những trường hợp cụ thể có thể sử dụng tài liệu tiếng nước ngoài và hướng dẫn cách xử lý chúng một cách đúng đắn, đầy đủ.
Nguyên tắc chung về ngôn ngữ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, nguyên tắc cốt lõi về ngôn ngữ trong các thủ tục hành chính, bao gồm cả thủ tục đăng ký kinh doanh, là phải sử dụng tiếng Việt. Đây là nguyên tắc nhằm đảm bảo tính thống nhất, công khai, minh bạch và dễ dàng trong quản lý nhà nước.
Cụ thể, theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 168, tất cả các loại giấy tờ chính yếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được lập bằng tiếng Việt. Các văn bản này bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản quan trọng nhất, nơi kê khai các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bắt buộc phải được lập bằng tiếng Việt.
- Điều lệ công ty: Dù doanh nghiệp có thành viên/cổ đông nước ngoài, Điều lệ công ty vẫn phải được soạn thảo bằng tiếng Việt để làm căn cứ pháp lý trong mọi hoạt động tại Việt Nam.
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Tương tự, các danh sách này phải được lập bằng tiếng Việt.
- Các văn bản ủy quyền, quyết định, nghị quyết: Các văn bản nội bộ của doanh nghiệp như quyết định bổ nhiệm người đại diện, biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị… cũng phải được lập bằng tiếng Việt.
Việc không tuân thủ nguyên tắc này sẽ khiến hồ sơ bị Cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối ngay lập tức vì không hợp lệ. Điều này khẳng định rõ ràng rằng, dù bạn là ai, đến từ đâu, khi thực hiện thủ tục pháp lý tại Việt Nam, việc sử dụng tiếng Việt là yêu cầu bắt buộc.
Xem thêm: Hồ sơ TLDN
Ngoại lệ và quy định đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài
Mặc dù nguyên tắc chung là sử dụng tiếng Việt, pháp luật Việt Nam vẫn có những quy định linh hoạt để tạo điều kiện cho các nhà đầu tư nước ngoài. Trong một số trường hợp, hồ sơ đăng ký kinh doanh có thể bao gồm các tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài.
Các trường hợp này thường là:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức nước ngoài: Hộ chiếu, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập của công ty mẹ ở nước ngoài.
- Các văn bản do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp: Giấy xác nhận tình trạng pháp lý, báo cáo tài chính…
Đối với những tài liệu tiếng nước ngoài này, theo khoản 2 Điều 10 Nghị định 168, pháp luật Việt Nam không chấp nhận bản gốc mà yêu cầu phải thực hiện hai bước sau để đảm bảo tính pháp lý và làm căn cứ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Đây là thủ tục bắt buộc đối với các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp. Thủ tục này nhằm xác nhận con dấu, chữ ký trên văn bản là thật và hợp pháp tại quốc gia đó. Tuy nhiên, thủ tục này không áp dụng nếu Việt Nam và quốc gia đó đã ký kết các điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp hoặc miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
- Dịch thuật công chứng: Sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự, toàn bộ tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt. Bản dịch này phải được công chứng, chứng thực bởi Phòng Tư pháp hoặc công chứng viên có thẩm quyền tại Việt Nam.
Lưu ý rằng bản dịch phải đảm bảo sự chính xác, đầy đủ và trung thực với bản gốc. Cơ quan công chứng sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Việc bỏ qua một trong hai bước này đều khiến hồ sơ bị coi là không hợp lệ và bị từ chối.
Khi tài liệu được lập song ngữ: Ưu tiên tiếng Việt
Một điểm mới và quan trọng trong quy định về ngôn ngữ tại Nghị định 168 là việc xử lý các tài liệu được lập bằng hai ngôn ngữ. Đây là tình huống thường gặp khi các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài soạn thảo Điều lệ hoặc các văn bản nội bộ.
Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 168, “Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.”
Điều này có ý nghĩa rất lớn:
- Tính pháp lý ưu tiên: Mặc dù bản song ngữ có cả tiếng nước ngoài, Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ căn cứ vào nội dung bằng tiếng Việt để xem xét và thực hiện thủ tục. Điều này khẳng định tính độc lập và chủ quyền pháp lý của Việt Nam trong việc quản lý doanh nghiệp.
- Đảm bảo sự thống nhất: Quy định này giúp loại bỏ mọi sự mâu thuẫn hoặc hiểu sai giữa hai ngôn ngữ, đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và quản lý trên hệ thống quốc gia là chính xác và nhất quán.
- Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải đảm bảo nội dung tiếng Việt và tiếng nước ngoài trên cùng một văn bản là hoàn toàn trùng khớp. Nếu có sự sai khác, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chỉ xem xét bản tiếng Việt, và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về mọi hậu quả pháp lý phát sinh.
Quy định này là một lời nhắc nhở quan trọng cho các doanh nghiệp khi soạn thảo các văn bản song ngữ: luôn ưu tiên và đảm bảo tính chính xác của bản tiếng Việt.
Hậu quả khi không tuân thủ quy định về ngôn ngữ
Việc không tuân thủ đúng quy định về ngôn ngữ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn và gây mất thời gian, công sức cho doanh nghiệp:
- Hồ sơ bị trả lại: Đây là hậu quả phổ biến nhất. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối tiếp nhận và xử lý hồ sơ nếu phát hiện các văn bản chính không được lập bằng tiếng Việt hoặc các tài liệu tiếng nước ngoài không được dịch công chứng hợp lệ.
- Chậm trễ trong quá trình đăng ký: Việc bị trả lại hồ sơ sẽ buộc doanh nghiệp phải làm lại từ đầu, gây chậm trễ nghiêm trọng cho kế hoạch kinh doanh.
- Rủi ro pháp lý: Một số trường hợp, nếu doanh nghiệp cố tình sử dụng văn bản không hợp lệ và được duyệt một cách sai sót, sẽ tiềm ẩn rủi ro pháp lý về sau, đặc biệt khi có tranh chấp hoặc khi các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
Do đó, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ngôn ngữ ngay từ bước đầu tiên là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự thành công và hợp pháp của quá trình đăng ký kinh doanh.
Xem thêm: Mẫu thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2025 mới nhất theo Thông tư 68
Kết luận
Vậy, có được sử dụng tiếng nước ngoài để sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không? Câu trả lời là: Không, đối với các văn bản chính yếu; và Có, với điều kiện phải được dịch công chứng sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự đối với các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp. Đặc biệt, đối với các tài liệu song ngữ, nội dung bằng tiếng Việt sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để thực hiện thủ tục đăng ký.
Việc tuân thủ nguyên tắc tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc, đồng thời xử lý đúng đắn các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục một cách hợp pháp mà còn thể hiện sự tôn trọng pháp luật sở tại. Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề phức tạp trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn về các thủ tục đăng ký kinh doanh, hãy tìm đến các chuyên gia. Chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hotline: 0936 149 833
