Trong thực tế kinh doanh, nhất là với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc phát sinh nhiều đơn hàng có giá trị thấp trong cùng một ngày là rất phổ biến. Nhiều người đặt câu hỏi: liệu có thể gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào hóa đơn để giảm bớt thủ tục hay không?
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), việc lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc chặt chẽ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và nghĩa vụ thuế. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ liệu việc gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào một hóa đơn có được pháp luật cho phép không.
Nguyên tắc lập hóa đơn theo Luật Quản lý thuế 2019
Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 khẳng định:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch theo chuẩn dữ liệu, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ.
- Mỗi hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
Điều này có nghĩa, ngay cả khi một giao dịch chỉ có giá trị rất nhỏ, người bán vẫn có nghĩa vụ lập hóa đơn riêng, thay vì gộp chung nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào hóa đơn.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tiện lợi trong ngày bán 20 đơn hàng, mỗi đơn chỉ 30.000 – 50.000 đồng. Chủ cửa hàng không được phép gộp 20 giao dịch này vào một hóa đơn cuối ngày, mà phải lập hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng nếu khách yêu cầu xuất hóa đơn.
Xem thêm: Kiểm kê hóa đơn: Hướng dẫn đầy đủ về quy định pháp luật mới nhất 2024
Vì sao không được gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào một hóa đơn?
Có 3 lý do pháp lý và thực tiễn:
- Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế: Nếu được gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào hóa đơn, việc theo dõi doanh thu thực tế sẽ khó chính xác, dễ dẫn đến gian lận thuế.
- Bảo vệ quyền lợi người mua: Người mua có quyền yêu cầu xuất hóa đơn cho từng giao dịch để làm căn cứ hạch toán chi phí, bảo hành hoặc kê khai thuế.
- Phù hợp quy định kế toán: Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán bắt buộc, phải phản ánh đúng từng nghiệp vụ phát sinh, không được hợp nhất tùy tiện.
Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua (nếu có yêu cầu).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền.
- Thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu.
Như vậy, mỗi giao dịch cần được phản ánh đầy đủ trên hóa đơn. Việc gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào hóa đơn sẽ không đảm bảo tính chính xác này, dễ dẫn đến sai phạm.
Xem thêm: Xuất hóa đơn khi khách không lấy có bắt buộc không?
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có ngoại lệ không?
Một số hộ kinh doanh nhỏ lẻ thắc mắc liệu họ có thể linh hoạt trong việc gộp hóa đơn. Tuy nhiên, theo Luật Quản lý thuế 2019, nguyên tắc chung vẫn là phải lập hóa đơn cho từng lần bán hàng.
Chỉ trong trường hợp khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn thì người bán mới không cần xuất hóa đơn cho từng giao dịch nhỏ. Nhưng nếu người mua yêu cầu, bắt buộc phải lập hóa đơn riêng, không có ngoại lệ.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn cho giao dịch nhỏ lẻ?
- Luôn lập hóa đơn đúng thời điểm: Ngay khi phát sinh giao dịch, tránh để dồn cuối ngày mới lập.
- Đào tạo nhân viên thu ngân: Đảm bảo mỗi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
- Ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Các phần mềm hiện nay có thể kết nối trực tiếp máy bán hàng với hệ thống của cơ quan thuế, giúp tự động phát hành hóa đơn cho từng giao dịch.
- Kiểm tra định kỳ: Để tránh sai sót trong kê khai và hạn chế bị xử phạt hành chính.
Xem thêm: Xử phạt sai phạm hóa đơn đỏ: Những quy định cần biết để tránh rủi ro pháp lý
Kết luận
Từ quy định pháp luật hiện hành, có thể khẳng định: người bán không được gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ vào một hóa đơn, mà phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch riêng lẻ khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, nhằm đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế và bảo vệ quyền lợi của cả người mua lẫn người bán.
