Trong quá trình kinh doanh, việc quản lý hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn mắc sai phạm, đặc biệt liên quan đến việc mất hóa đơn đỏ, dẫn đến bị xử phạt hành chính. Vậy quy định xử phạt sai phạm hóa đơn đỏ hiện nay thế nào? Các trường hợp cụ thể sẽ bị xử lý ra sao? Luật An Khang tổng hợp chi tiết dưới dạng hỏi – đáp để bạn đọc dễ theo dõi.
Mất hóa đơn bán hàng mua thì bị xử phạt thế nào?
Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn:
- Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10:
- Nếu có tình tiết giảm nhẹ: có thể chỉ bị cảnh cáo.
- Nếu không có: bị phạt tối thiểu 6 triệu đồng.
- Mất hóa đơn sau ngày thứ 10:
- Bị phạt tiền từ 6 triệu đến 8 triệu đồng.
Do đó, khi xảy ra mất hóa đơn, doanh nghiệp cần thông báo kịp thời cho cơ quan thuế để được xem xét tình tiết giảm nhẹ, tránh bị xử phạt nặng.
Nếu làm mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì bị xử lý thế nào?
Trường hợp này pháp luật quy định mức phạt nặng hơn, vì hành vi được coi là sai phạm trong quản lý ấn chỉ hóa đơn:
- Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10:
- Có tình tiết giảm nhẹ thì cảnh cáo hoặc phạt ở mức tối thiểu 6 triệu đồng.
- Mất hóa đơn sau ngày thứ 10:
- Phạt từ 6 triệu đến 18 triệu đồng.
Đây là tình huống mà nhiều doanh nghiệp mới thường gặp, do in hóa đơn nhưng chưa thông báo phát hành. Giải pháp tốt nhất là chỉ in – đặt in hóa đơn khi thực sự cần thiết và tuân thủ đầy đủ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành thì có bị xử phạt không?
Câu trả lời: Có, tùy tình huống.
- Không bị phạt khi:
- Hóa đơn bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng.
- Làm mất liên 2 (liên giao khách hàng) nhưng tìm lại được trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử phạt.
- Phạt cảnh cáo khi:
- Có 2 tình tiết giảm nhẹ chứng minh việc mua bán thật.
- Người bán làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ, có lập lại hóa đơn mới thay thế.
- Phạt tiền khi:
- Mất/hỏng liên 2 hóa đơn đã phát hành (khách chưa nhận) thì phạt từ 4 – 8 triệu đồng.
- Mất/hỏng các liên nội bộ 1 – 3 trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5 – 10 triệu đồng theo Luật Kế toán.
Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất trong thực tế. Nếu cả người bán và người mua có biên bản ghi nhận sự việc, có hợp đồng – chứng từ, đã kê khai thuế thì có thể được áp dụng mức xử phạt thấp nhất.
Nếu làm mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp có bị xử phạt không?
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Không bị xử phạt nếu:
- Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
- Bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền trong các trường hợp:
- Mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn đầu vào để hạch toán, kê khai thuế: phạt từ 4 – 8 triệu đồng.
- Cơ quan thuế có căn cứ chứng minh doanh nghiệp cố tình báo mất nhiều lần: phạt theo từng lần.
- Nếu có biên bản giữa bên bán và bên mua, đã kê khai thuế đầy đủ và có tình tiết giảm nhẹ thì được phạt ở khung thấp nhất hoặc cảnh cáo.
Rủi ro mất hóa đơn đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được khấu trừ và quyền hoàn thuế GTGT. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn giải pháp sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu tình huống mất mát, cháy hỏng.
Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro mất hóa đơn đỏ?
Để tránh bị xử phạt liên quan đến mất hóa đơn đỏ và các hành vi sai phạm, doanh nghiệp nên:
- Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Thiết lập quy trình lưu trữ, quản lý hóa đơn nội bộ chặt chẽ.
- Khi xảy ra mất, hỏng: báo cáo ngay trong vòng 5 ngày đến cơ quan thuế, kèm theo biên bản ghi nhận với đối tác (nếu có).
- Lưu trữ bản scan, dữ liệu điện tử để đối chiếu, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào bản giấy.
Kết luận
Có thể thấy, các quy định xử phạt sai phạm hóa đơn đỏ được xây dựng rất chi tiết, nhằm ràng buộc trách nhiệm doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn. Các mức xử phạt dao động từ cảnh cáo, phạt tiền 4 triệu – 18 triệu đồng, tùy hành vi và tình tiết.
Để bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên ưu tiên hóa đơn điện tử, đồng thời thực hiện kê khai – báo cáo trung thực, đúng hạn. Trong trường hợp cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ xử lý vi phạm về mất hóa đơn GTGT, vui lòng liên hệ Luật An Khang để được hướng dẫn theo đúng quy định pháp luật mới nhất.
