Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: Chi tiết thủ tục mới nhất năm 2025
Trong quá trình kinh doanh, việc mở rộng hoặc điều chỉnh phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh là điều thường xuyên xảy ra.
Tuy nhiên, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động lại là thủ tục pháp lý bắt buộc, nếu doanh nghiệp bỏ qua sẽ dễ bị xử phạt hoặc gặp vướng mắc về thuế, kế toán, thậm chí ảnh hưởng đến tính pháp lý của giao dịch.
Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất năm 2025 để thực hiện đúng và tiết kiệm thời gian.
Khái quát về việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh để mở rộng hoạt động. Tuy nhiên, khi có sự thay đổi như địa chỉ, người đứng đầu, phạm vi kinh doanh hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động trong thời hạn nhất định.
Từ ngày 01/01/2025, căn cứ Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025, quy trình đăng ký thay đổi đã được quy định chi tiết, thống nhất trên phạm vi cả nước. Việc đăng ký có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu điện hoặc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động
Hồ sơ là yếu tố quan trọng quyết định doanh nghiệp có được chấp thuận hay không. Theo quy định tại Mục 19 Phần II Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025, hồ sơ được chia thành các trường hợp:
| Trường hợp thay đổi | Hồ sơ cần chuẩn bị | Ghi chú |
| Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, VPĐD, địa điểm KD | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động | Do người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu ký |
| Thay đổi địa chỉ | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động | Nếu thay đổi khác cơ quan thuế quản lý → phải làm thủ tục thuế trước |
| Ủy quyền cho cá nhân | Văn bản ủy quyền (không cần công chứng, chứng thực) | Cá nhân trực tiếp thực hiện nộp hồ sơ |
| Ủy quyền cho tổ chức | Hợp đồng ủy quyền, giấy giới thiệu hoặc phân công nhiệm vụ | Tổ chức chịu trách nhiệm về hồ sơ |
| Ủy quyền cho bưu chính công ích | Phiếu gửi hồ sơ có xác nhận của nhân viên bưu chính | Nhân viên bưu chính nộp hồ sơ thay doanh nghiệp |
| Ủy quyền qua bưu chính thường | Hợp đồng ủy quyền, giấy giới thiệu theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP | Chịu trách nhiệm về tính pháp lý và xác thực |
Lưu ý: Người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của hồ sơ. Trường hợp xác thực điện tử bị gián đoạn, việc xác thực phải hoàn tất sau khi được cấp đăng ký.
Trình tự và cách thức thực hiện thủ tục
Doanh nghiệp có thể chọn một trong ba hình thức sau:
- Đăng ký trực tiếp: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh. Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi.
- Đăng ký qua bưu điện: Hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính. Thời hạn xử lý tương tự như hình thức trực tiếp.
- Đăng ký trực tuyến: Thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử, ký số hồ sơ và nộp lệ phí trực tuyến. Kết quả trả qua tài khoản của người nộp hồ sơ.
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ khi có thay đổi, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký.
Ví dụ thực tế: Công ty TNHH X thay đổi địa chỉ chi nhánh từ Hà Nội sang TP. Hồ Chí Minh. Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh TP. HCM, công ty phải hoàn tất thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý tại Hà Nội sang cơ quan thuế tại TP. HCM.
Xem thêm: Thời hạn công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Điều kiện pháp lý khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động
- Doanh nghiệp phải đảm bảo việc thay đổi không vi phạm quy định cấm tại Luật Doanh nghiệp 2020, ví dụ: sử dụng địa chỉ không hợp lệ, đặt trùng tên gây nhầm lẫn.
- Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (ví dụ: từ công ty TNHH sang công ty cổ phần), các chi nhánh và VPĐD cũng phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Hồ sơ nộp phải thống nhất với dữ liệu đã khai báo trên hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Nộp hồ sơ đúng hạn: Nếu nộp chậm so với thời hạn 10 ngày, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
- Hồ sơ phải chính xác: Nếu có sai sót, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ từ chối và yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian.
- Thuế liên quan: Khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế, cần hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế trước.
- Lưu giữ hồ sơ: Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nên lưu bản điện tử và bản cứng để phục vụ cho quyết toán thuế, kiểm tra sau này.
Kết luận
Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là thủ tục bắt buộc và quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Nếu thực hiện sai hoặc chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
