Pháp Luật Kế Toán

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

Trong quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Một trong những nghĩa vụ quan trọng và thường gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp là quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm tổng hợp, xác định số thuế đã khấu trừ, đã nộp và phải nộp thêm (nếu có) đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung 2012, 2014), doanh nghiệp là tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế, kê khai hàng tháng/quý và quyết toán cuối năm. Nghĩa vụ này không chỉ giúp Nhà nước quản lý nguồn thu ngân sách, mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động như hoàn thuế, giảm trừ gia cảnh hoặc được ghi nhận nghĩa vụ thuế minh bạch.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán, kê khai trên hệ thống thuế điện tử, hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp lý mới dẫn đến sai sót. Điều này có thể gây hậu quả như bị xử phạt hành chính, bị truy thu thuế, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Công ty Luật An Khang sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp, từ căn cứ pháp lý, đối tượng phải quyết toán, hồ sơ – thủ tục, thời hạn đến mức xử phạt và dịch vụ hỗ trợ.

quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ pháp lý về quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp

Để đảm bảo quá trình quyết toán thuế đúng luật, doanh nghiệp cần nắm rõ hệ thống các văn bản pháp luật liên quan, bao gồm:

  • Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi bổ sung bởi:
    • Luật số 26/2012/QH13 ngày 22/11/2012.
    • Luật số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014.
  • Luật Quản lý thuế 2019 (có hiệu lực từ 01/7/2020).
  • Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
  • Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.
  • Thông tư 111/2013/TT-BTCThông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về thuế TNCN.

Ý nghĩa: Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp phải tuân thủ khi lập hồ sơ, kê khai và nộp quyết toán thuế TNCN. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ dẫn đến kê khai sai, bỏ sót hoặc nộp trễ hạn.

Đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định, các đối tượng sau phải thực hiện quyết toán thuế:

Doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

  • Đây là trách nhiệm bắt buộc đối với mọi tổ chức có chi trả thu nhập cho người lao động.
  • Doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN theo quy định trong năm và cuối năm lập hồ sơ quyết toán.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công

  • Cá nhân có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay nếu đáp ứng điều kiện (chỉ có thu nhập tại 1 nơi, hoặc có thu nhập vãng lai đã khấu trừ đủ 10%).

Cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh tại Việt Nam

  • Quyết toán theo tỷ lệ % trên thu nhập chịu thuế (20%).

Xem thêm: So sánh mức giảm trừ gia cảnh trước và sau: Những thay đổi quan trọng bạn cần biết

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp

Tờ khai quyết toán thuế

  • Mẫu 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC).
  • Doanh nghiệp kê khai tổng hợp số thuế đã khấu trừ, số đã nộp, số còn phải nộp hoặc thừa.

Phụ lục kèm theo

  • Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
  • Phụ lục 05-2BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động.

Tài liệu khác (nếu có)

  • Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho người lao động (nếu NLĐ có yêu cầu).
  • Bảng kê người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay (theo mẫu do doanh nghiệp tự lập, ký xác nhận của NLĐ).

Thời hạn nộp hồ sơ

  • Chậm nhất ngày 31/03 hằng năm (năm sau của kỳ tính thuế).
    Ví dụ: Quyết toán thuế TNCN năm 2024 → hạn nộp 31/03/2025.

Nơi nộp hồ sơ

  • Nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp .
  • Nộp điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế .

Lưu ý cho doanh nghiệp khi lập hồ sơ

  • Kiểm tra đầy đủ mã số thuế TNCN của người lao động trước khi quyết toán.
  • Lập danh sách NLĐ ủy quyền quyết toán theo đúng mẫu.
  • Đối chiếu số thuế đã nộp, khấu trừ với cơ quan thuế để tránh sai sót.
  • Nếu quyết toán thiếu/sai → có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Tóm lại, hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp bao gồm:

  1. Tờ khai 05/QTT-TNCN.
  2. Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN (hợp đồng > 3 tháng).
  3. Phụ lục 05-2BK-QTT-TNCN (hợp đồng < 3 tháng hoặc không HĐ).
  4. Danh sách NLĐ ủy quyền quyết toán (nếu có).
  5. Chứng từ khấu trừ thuế (nếu NLĐ yêu cầu).

Xem thêm: Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN tháng 8 năm 2025 chi tiết? Lịch nộp tờ khai thuế TNCN tháng 8 năm 2025 ra sao?

Quy trình và thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quy trình gồm 4 bước chính:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tập hợp dữ liệu từ bảng lương, chứng từ khấu trừ, giấy tờ ủy quyền quyết toán từ người lao động.

Bước 2 – Lập tờ khai quyết toán

  • Sử dụng phần mềm HTKK hoặc eTax.
  • Điền đầy đủ thông tin theo mẫu 05/QTT-TNCN.
  • Kiểm tra kỹ số liệu để tránh sai sót.

Bước 3 – Nộp hồ sơ

  • Nộp qua Cổng thông tin Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
  • Hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Bước 4 – Hoàn thành nghĩa vụ tài chính

  • Nếu số thuế nộp thừa → đề nghị hoàn thuế hoặc chuyển sang kỳ sau.
  • Nếu thiếu thuế → nộp bổ sung kèm tiền chậm nộp.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp

quyết toán thuế thu nhập cá nhân

  • Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019: hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất ngày 31/3 năm sau.
  • Nếu doanh nghiệp giải thể, sáp nhập → phải quyết toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định.

Ví dụ: Quyết toán thuế năm 2024 → hạn cuối là 31/3/2025.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Xử phạt vi phạm về quyết toán thuế TNCN

Doanh nghiệp nộp chậm hoặc sai sót có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Chậm dưới 5 ngày: phạt cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ).
  • Chậm 1 – 30 ngày: phạt 2 – 5 triệu đồng.
  • Chậm 31 – 60 ngày: phạt 5 – 8 triệu đồng.
  • Chậm 61 – 90 ngày: phạt 8 – 15 triệu đồng
  • Kê khai sai dẫn đến thiếu thuế: phạt 20% số thuế thiếu, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

Ví dụ: Công ty C nộp quyết toán muộn 45 ngày → bị phạt 8 triệu đồng.

Kết luận 

Có thể thấy, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng, vừa liên quan đến trách nhiệm pháp lý, vừa ảnh hưởng đến quyền lợi tài chính của người lao động. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ hoặc thực hiện sai sót, hậu quả không chỉ là bị xử phạt hành chính, bị truy thu thuế, mà còn làm mất uy tín trong mắt đối tác và người lao động.

Vì vậy, lựa chọn một đơn vị tư vấn pháp lý uy tín sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong công tác thuế. Luật An Khang tự hào là đối tác tin cậy, đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trên toàn quốc thực hiện thành công nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần:

  • Tư vấn chi tiết về quy định pháp luật mới nhất;
  • Hỗ trợ kê khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN;
  • Đại diện làm việc với cơ quan thuế;
  • Giải quyết nhanh chóng các vướng mắc, khiếu nại về thuế;

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:

Hotline: 0936149833 với đội ngũ luật sư và chuyên viên thuế của Luật An Khang sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp, đảm bảo quyết toán thuế thu nhập cá nhân chính xác – đúng hạn – an toàn pháp lý.

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *