Công ty có được nộp một bộ hồ sơ để vừa đăng ký thay đổi, vừa thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không?
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp khó tránh khỏi việc phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty băn khoăn liệu có thể nộp chung một bộ hồ sơ để vừa đăng ký thay đổi vừa thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hay không.
Nếu xử lý không đúng quy định, doanh nghiệp không chỉ bị trả hồ sơ mà còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Bài viết sau của Luật An Khang sẽ phân tích căn cứ pháp lý và đưa ra giải pháp để doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách chính xác, tiết kiệm thời gian.
Khái quát về nội dung đăng ký doanh nghiệp và sự khác biệt giữa “đăng ký thay đổi” và “thông báo thay đổi”
Theo Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung đăng ký doanh nghiệp là tập hợp các thông tin cơ bản mà doanh nghiệp phải kê khai và lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bao gồm:
- Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
- Ngành, nghề kinh doanh.
- Vốn điều lệ, loại hình doanh nghiệp.
- Thông tin về người đại diện theo pháp luật.
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần).
Điểm quan trọng cần phân biệt là:
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: áp dụng khi thay đổi thông tin làm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ví dụ: tên công ty, vốn điều lệ, loại hình).
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: áp dụng khi thay đổi thông tin nhưng không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận (ví dụ: ngành nghề kinh doanh, thông tin cổ đông sáng lập, mẫu dấu).
Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ loại thay đổi để nộp hồ sơ đúng quy định, tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh trả lại.
Căn cứ pháp lý về việc có thể gộp hồ sơ hay không
Căn cứ theo Điều 31, Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, pháp luật hiện hành không cấm doanh nghiệp nộp chung hồ sơ cho nhiều thay đổi, nhưng việc tiếp nhận và xử lý sẽ tùy thuộc vào bản chất của từng loại thay đổi.
- Nếu các thay đổi đều thuộc nhóm “đăng ký thay đổi” (ví dụ: vừa thay đổi tên doanh nghiệp, vừa thay đổi vốn điều lệ), doanh nghiệp có thể nộp chung một bộ hồ sơ và cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận mới thể hiện các nội dung đã thay đổi.
- Nếu các thay đổi thuộc cả hai nhóm “đăng ký thay đổi” và “thông báo thay đổi” (ví dụ: thay đổi người đại diện theo pháp luật – thuộc đăng ký thay đổi, đồng thời thay đổi ngành nghề kinh doanh – thuộc thông báo thay đổi), pháp luật chưa có quy định cho phép gộp chung vào một bộ hồ sơ duy nhất. Trên thực tế, cơ quan đăng ký thường yêu cầu doanh nghiệp nộp hai bộ hồ sơ riêng biệt, xử lý theo từng thủ tục.
Ví dụ thực tế: Một công ty TNHH muốn vừa thay đổi trụ sở chính sang quận khác (thuộc đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận), vừa bổ sung ngành nghề kinh doanh dịch vụ logistic (thuộc thông báo thay đổi). Khi nộp chung, Phòng Đăng ký kinh doanh có thể trả lại hồ sơ và hướng dẫn nộp riêng.
Rủi ro nếu doanh nghiệp nộp sai hồ sơ
Nếu doanh nghiệp cố gộp hồ sơ thay đổi và thông báo thay đổi thành một, hậu quả có thể gặp phải:
- Hồ sơ bị từ chối: dẫn đến kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Nguy cơ xử phạt hành chính: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu chậm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng tùy hành vi.
- Ảnh hưởng đến giao dịch: Nếu thông tin trên Giấy chứng nhận không khớp với thông tin thực tế, hợp đồng ký kết có nguy cơ vô hiệu hoặc bị đối tác nghi ngờ tính pháp lý.
Xem thêm: Pháp luật quy định mức phí công bố thông tin doanh nghiệp như thế nào?
Giải pháp tối ưu khi doanh nghiệp có nhiều thay đổi cùng lúc
Để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro, Luật An Khang khuyến nghị:
- Xác định loại thay đổi thuộc nhóm nào: Doanh nghiệp nên rà soát để biết đâu là thay đổi cần “đăng ký”, đâu là thay đổi chỉ cần “thông báo”.
- Nộp hồ sơ theo từng thủ tục riêng biệt nhưng cùng thời điểm: Có thể chuẩn bị đồng thời hồ sơ đăng ký thay đổi và hồ sơ thông báo thay đổi, nộp song song để xử lý nhanh hơn.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý: Trong các trường hợp phức tạp, nên nhờ đơn vị tư vấn như Luật An Khang để chuẩn bị đúng biểu mẫu, tránh bị trả lại.
Ví dụ: Nếu công ty bạn vừa thay đổi vốn điều lệ (đăng ký thay đổi), vừa thay đổi ngành nghề kinh doanh (thông báo thay đổi), hãy chuẩn bị 2 bộ hồ sơ riêng biệt và nộp trong cùng một lần. Như vậy, cơ quan đăng ký có thể xử lý đồng thời, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Kết luận
Như vậy, pháp luật hiện hành chưa cho phép doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ duy nhất để vừa đăng ký thay đổi vừa thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Trên thực tế, để tránh hồ sơ bị trả lại, doanh nghiệp nên nộp riêng cho từng loại thay đổi theo đúng quy định. Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tránh nguy cơ bị xử phạt do chậm thông báo.
