Có thể xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải không? Câu trả lời là CÓ. Theo như tìm hiểu của Luật và Kế Toán An Khang tại quy định pháp luật Việt Nam, dịch vụ vận tải là một loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp và bắt buộc phải xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo việc kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp đúng theo quy định.
Quy định về xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải
- Luật quản lý thuế quy định về việc xuất hóa đơn cho các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả dịch vụ vận tải.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn việc xuất hóa đơn cho các dịch vụ vận tải, yêu cầu các doanh nghiệp phải lập và xuất hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy đúng thời hạn, theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.
Các trường hợp cần xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải
- Hợp đồng của dịch vụ vận tải trong nước: Cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa nhu yếu phẩm hoặc hành khách đi trong trong nước.
- Hợp đồng dịch vụ vận tải quốc tế: Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách ra ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- Dịch vụ vận tải ngắn hạn và dài hạn: Dù thời gian ngắn hạn hay dài hạn, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải đều phải xuất hóa đơn.
>>>Tìm hiểu ngay: Thủ Tục 5 Bước Thành Lập Công Ty Tnhh Thương Mại Và Dịch Vụ
Chi tiết quy trình xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải
Để xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
Chuẩn bị sẵn hợp đồng cho dịch vụ vận tải
- Nội dung của hợp đồng: Hợp đồng vận tải phải được lập thành văn bản, trong đó ghi rõ nội dung của dịch vụ vận tải, tuyến đường vận chuyển, phương tiện vận tải, giá cả, các chi phí phát sinh khác (nếu có), thời gian thực hiện dịch vụ, và các điều khoản thanh toán.
- Đối tượng ký kết: Hợp đồng phải được ký kết giữa bên cung cấp dịch vụ vận tải và khách hàng (bên thuê dịch vụ).
Xác định dịch vụ vận tải hoàn tất
- Xác nhận hoàn thành dịch vụ: Sau khi hoàn thành việc cung cấp các dịch vụ vận tải, hai bên cần xác nhận hoàn tất dịch vụ bằng biên bản nghiệm thu dịch vụ hoặc các chứng từ xác nhận tương đương.
- Tổng kết chi phí và công việc đã thực hiện: Để xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết các khoản chi phí dịch vụ vận tải, bao gồm:
- Tên khách hàng.
- Số lượng hàng hóa hoặc hành khách được vận chuyển.
- Tuyến đường vận tải.
- Phương tiện vận tải sử dụng.
- Giá dịch vụ và các chi phí phát sinh khác (nếu có).
Lập hóa đơn cho các dịch vụ vận tải
- Hóa đơn bằng giấy/ hóa đơn bằng điện tử:
- Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
- Hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nội dung của hóa đơn dịch vụ vận tải: Hóa đơn phải được lập đầy đủ theo quy định của pháp luật, bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Tên của hai bên, địa chỉ chính xác đã được xác nhận , mã số thuế của hai bên.
- Ngày lập hóa đơn.
- Mô tả chi tiết dịch vụ: Tuyến đường vận tải, loại phương tiện sử dụng, khối lượng hàng hóa hoặc số lượng hành khách.
- Giá trị dịch vụ vận tải: Bao gồm giá cước vận chuyển, phụ phí (nếu có), thuế VAT (nếu có), tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký của người lập hóa đơn và người đại diện hợp pháp.
>>>Bạn cần tìm hiểu thêm: Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Xuất hóa đơn và giao cho khách hàng
- Xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi sử dụng xong dịch vụ: Hóa đơn phải được xuất ngay sau khi dịch vụ vận tải hoàn thành hoặc khi thanh toán thành công được thực hiện.
- Trường hợp hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp xuất hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Sau khi hóa đơn được ký điện tử, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc phương tiện điện tử khác.
- Trường hợp hóa đơn giấy sau khi hoàn thành các dịch vụ: Hóa đơn được lập và in thành 2 bản: 1 bản cho khách hàng, 1 bản lưu trữ tại doanh nghiệp để tránh rủi ro và sai sót.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng:
- Hóa đơn có thể được gửi qua email (đối với hóa đơn điện tử) hoặc qua đường bưu điện (đối với hóa đơn giấy).
- Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng khách hàng nhận được hóa đơn đầy đủ và kịp thời để tránh chậm trễ trong quá trình kê khai thuế.
Lưu trữ hóa đơn
- Thời gian lưu trữ hóa đơn: Theo quy định của pháp luật, hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, bất kể là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
- Phương thức lưu trữ các hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm/ máy chủ đã đăng ký với cơ quan thuế. Hóa đơn giấy phải được lưu giữ tại văn phòng của doanh nghiệp.
Báo cáo thuế và kê khai hóa đơn
- Kê khai hóa đơn: Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần tổng hợp và kê khai hóa đơn trong tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT) hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy mô và hình thức hoạt động của doanh nghiệp.
- Báo cáo với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế và các báo cáo liên quan theo đúng thời hạn quy định, tránh trường hợp bị phạt chậm nộp.
Các lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn dịch vụ vận tải
- Thời hạn xuất hóa đơn: Hóa đơn phải được lập và xuất ngay sau khi dịch vụ vận tải hoàn thành.
- Kiểm tra các thông tin chính xác: Các thông tin khách hàng, dịch vụ được ghi đúng và đủ trong hóa đơn để tránh sai sót.
- Lưu trữ hóa đơn: Theo quy định, hóa đơn phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, bao gồm cả hóa đơn điện tử.
>>>Tìm hiểu thâm: Dịch vụ thành lập Doanh nghiệp trọn gói A-Z – Luật An Khang
Kết luận
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về xuất hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc khó khăn nào liên quan đến việc xuất hóa đơn, doanh nghiệp liên hệ với Luật và Kế Toán An Khang để được hỗ trợ.
