Thành lập công ty bắt buộc phải có địa điểm hoạt động kinh doanh. Nhiều người thắc mắc rằng thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà hay không? Bài viết này của Luật và kế toán An Khang sẽ phân tích chuyên sâu về vấn đề này, dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, giúp bạn hiểu rõ quy định và tránh những sai lầm không đáng có.
Trường hợp nào cần hợp đồng thuê nhà khi thành lập công ty?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải có địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ này phải là nơi doanh nghiệp thực tế hoạt động và có thể tiếp nhận các văn bản, thông báo của cơ quan nhà nước.
Vậy, khi nào thì cần hợp đồng thuê nhà?
- Khi DN thuê nhà (căn hộ) để làm trụ sở chính: Hợp đồng thuê nhà là căn cứ pháp lý chứng minh doanh nghiệp có quyền sử dụng địa điểm đó để đăng ký kinh doanh.
- Khi doanh nghiệp thuê văn phòng trong tòa nhà văn phòng: Tương tự như trên, hợp đồng thuê văn phòng cũng được chấp nhận để đăng ký trụ sở chính.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể không cần hợp đồng thuê nhà mà có thể sử dụng các giấy tờ khác để chứng minh địa điểm trụ sở chính, nếu đã có hợp đồng mượn nhà bao gồm:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) và các giấy tờ liên quan: Nếu DN sở hữu hoặc được cha mẹ, vợ chồng cho phép sử dụng BĐS để làm trụ sở.
- Văn bản thỏa thuận sử dụng địa điểm kinh doanh: Nếu doanh nghiệp được một tổ chức, cá nhân khác cho phép sử dụng địa điểm của họ để làm trụ sở chính.
Ví dụ: Chị B được cha mẹ đồng ý cho phép sử dụng 1 phần căn nhà của gia đình để làm trụ sở công ty. Chị B có thể sử dụng sổ đỏ của căn nhà đó để đăng ký kinh doanh mà không cần hợp đồng thuê nhà.
Hợp đồng thuê nhà để thành lập công ty cần những nội dung gì?
Hợp đồng thuê nhà để thành lập công ty cần được lập thành văn bản và có đầy đủ các nội dung sau:
- Cung cấp thông tin của bên cho thuê (chủ sở hữu) và bên thuê (DN): Họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc mã số thuế…
- Thông tin về nhà cho thuê: Địa chỉ, diện tích, hiện trạng…
- Thời hạn thuê: Doanh nghiệp phải thuê tối thiểu phải là 01 năm.
- Giá thuê: Phải có thỏa thuận rõ ràng về giá thuê, thời hạn trả tiền thuê và hình thức thanh toán.
- Mục đích sử dụng: Phải nêu rõ mục đích thuê nhà là để làm trụ sở kinh doanh của công ty.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên: Cần quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê trong việc sử dụng và quản lý nhà cho thuê.
- Điều khoản khi chấm dứt hợp đồng: Phải nêu các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng.
Ngoài các nội dung trên, hợp đồng còn có thể bao gồm các thỏa thuận khác như việc sửa chữa, cải tạo nhà cho thuê, phí dịch vụ…
Tham khảo chi tiết: Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z
Thủ tục đăng ký kinh doanh khi thuê nhà làm trụ sở
Khi thuê nhà làm trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố bạn muốn đặt trụ sở đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh gồm
- Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty.
- Bản sao CMND/CCCD của chủ sở hữu doanh nghiệp.
- Hợp đồng thuê nhà (hay các giấy tờ chứng minh địa điểm trụ sở chính) (nếu có).
- Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải chủ sở hữu/người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp); CCCD của người được ủy quyền (nếu có)…
Quy trình đăng ký kinh doanh
- Bước 1: Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD tại Sở Kế hoạch và Đầu tư .
- Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
- Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận ĐKDN.
- Bước 4: Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý
- Khi thuê nhà làm trụ sở, bạn cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh biết về địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Nếu sau này DN có muốn thay đổi địa chỉ trụ sở cần thực hiện thủ tục thay đổi ĐKDN.
Có nên thuê địa chỉ ảo để thành lập công ty?
Địa chỉ ảo là dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh cho doanh nghiệp mà không cần phải thuê hoặc sở hữu mặt bằng thực tế.
Ưu điểm của việc thuê địa chỉ ảo
- Tiết kiệm chi phí: không phải trả tiền thuê mặt bằng hay văn phòng, giảm thiểu chi phí vận hành cho DN..
- Thuận tiện: Bạn có thể chọn địa chỉ ở những khu vực trung tâm, thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng và đối tác.
- Dễ dàng thành lập công ty: Bạn không cần phải tìm kiếm mặt bằng phù hợp, giúp rút ngắn thời gian thành lập công ty.
Tuy nhiên, việc thuê địa chỉ ảo cũng có những nhược điểm và rủi ro
- Tính pháp lý: gây khó khăn cho DN trong việc xác minh nơi kinh doanh, tiếp nhận văn bản từ cơ quan nhà nước…
- Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp: Một số khách hàng và đối tác có thể mất niềm tin vào doanh nghiệp khi biết được công ty sử dụng địa chỉ ảo.
- Rủi ro pháp lý: Nếu doanh nghiệp sử dụng địa chỉ ảo để gian lận trong hoạt động kinh doanh, có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Bạn có thể xem thêm: Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới
Do đó, Luật An Khang khuyến cáo bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê địa chỉ ảo để thành lập công ty. Nếu có điều kiện kinh tế ổn định, bạn nên thuê hoặc mua mặt bằng thực tế để làm trụ sở chính cho DN.
Hợp đồng thuê nhà là một giấy tờ quan trọng khi thành lập công ty trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các giấy tờ khác để thay thế trong một số trường hợp đặc biệt. Việc hiểu rõ quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính và hợp đồng thuê nhà sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thành lập một cách thuận lợi và tránh được những rắc rối về mặt pháp lý sau này.
Nếu bạn cần tư vấn, hỗ trợ về hợp đồng thuê nhà khi thành lập công ty hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833.
