Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngay lập tức chủ doanh nghiệp cần phải làm thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu. Vậy hồ sơ cần chuẩn bị những gì, quy trình thực hiện ra sao, địa điểm và thời gian nộp là bao lâu? Cùng Luật An Khang tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Những thủ tục cần hoàn thành trước khi nộp hồ sơ khai thuế
Trước khi tiến hành thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu thì chủ doanh nghiệp cần hoàn thành một số thủ tục cơ bản như sau:
-
Đặt biển hiệu tại trụ sở: Biển hiệu phải gồm các thông tin như địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế của công ty và tên công ty. Người quản lý thuế sẽ kiểm tra xem biển hiệu đã được lắp đầy đủ và đúng quy định hay chưa cũng như kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
-
Mua chữ ký số (token, chứng thư số): Thủ tục bắt buộc cho mọi doanh nghiệp mới thành lập. Chữ ký số sẽ được sử dụng để nộp thuế môn bài trên trang web của Tổng cục Thuế
-
Mở tài khoản doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản: Doanh nghiệp cần mở tài khoản và gửi tiền vào tài khoản đó. Chữ ký số sẽ được sử dụng để thực hiện các giao dịch và nộp lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước
Chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu
Dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hồ sơ đăng ký thuế ban đầu cho doanh nghiệp có sự khác biệt như sau:
-
Trường hợp người nộp thuế đăng ký thuế cùng lúc với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hợp tác xã, hồ sơ đăng ký thuế ban đầu sẽ được thay thế bằng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hợp tác xã theo quy định của pháp luật.
-
Trường hợp người nộp thuế là tổ chức và thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với Cơ quan Thuế, hồ sơ thuế ban đầu sẽ bao gồm:
+ Phiếu đăng ký thuế
+ Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập hoặc các giấy tờ tương đương khác do cơ quan có thẩm quyền cấp phép và vẫn còn giá trị
+ Các giấy tờ có liên quan khác
-
Người nộp thuế là hộ kinh doanh, hộ gia đình hoặc cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với Cơ quan Thuế, hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm:
+ Phiếu đăng ký thuế
+ Bản sao giấy quyết định thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc các giấy tờ tương đương khác do cơ quan có thẩm quyền cấp phép và vẫn còn hiệu lực
+ Các loại giấy tờ có liên quan khác
-
Việc truyền thông tin giữa Cơ quan Thuế và cơ quan quản lý nhà nước để nhận hồ sơ đăng ký thuế ban đầu và cấp mã số thuế thông qua cổng thông tin điện tử theo cơ chế một cửa liên thông sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan.
Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu
Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Trước tiên để tiến hành các thủ tục khai thuế điện tử và thanh toán thuế trực tuyến thì chủ doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số. Chữ ký số này sẽ được sử dụng để kê khai thuế qua mạng điện tử hoặc khi nộp thuế điện tử cho Chi cục thuế.
Kế toán viên của doanh nghiệp có thể liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp đã chọn để mở tài khoản ngân hàng. Sau khi ngân hàng cung cấp tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư hoặc qua trang web dangkyquamang.dkkd.gov.vn trong vòng 10 ngày. Cần lưu ý rằng nếu quá thời hạn đăng ký, doanh nghiệp có thể bị phạt.
Bước 2: Kê khai và nộp tiền thuế môn bài
Sau khi doanh nghiệp đã có tài khoản ngân hàng và chữ ký số, bước tiếp theo là thực hiện kê khai và nộp tiền phí môn bài. Hạn cuối để nộp tiền thuế môn bài là ngày 30/1 của năm tiếp theo. Nếu doanh nghiệp không nộp lệ phí đúng thời hạn sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Kế toán của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế như HTKK để làm online. Bằng cách tạo tờ khai và xuất dữ liệu dưới tệp XML chứa thông tin kê khai và gửi qua mạng hoặc dịch vụ kê khai trực tuyến trên trang web thuedientu.gdt.gov.vn. Sau khi nhận được thông báo thành công về kê khai phí môn bài, doanh nghiệp cần nhanh chóng nộp để tránh bị phạt.
*** Lưu ý: Để có thể nộp tiền thuế trực tuyến, bạn phải đăng ký tài khoản ngân hàng trên trang web thuedientu sau khi đã hoàn tất việc mở tài khoản ngân hàng.
Bước 3: Lựa chọn phương thức kê khai thuế GTGT + TNCN + Hóa đơn
Thuế GTGT
Để nộp thuế GTGT có 2 cách là khấu trừ và trực tiếp. Cũng có 2 kỳ kê khai thuế là theo tháng và theo quý, trong đó doanh nghiệp mới thành lập sẽ kê khai theo quý. Hạn cuối để nộp tờ khai thuế GTGT theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
-
Phương thức khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT (hiện đang sử dụng hóa đơn điện tử): Doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử (tương tự như việc mua chữ ký số), và nên chọn những đơn vị uy tín như Viettel, VNPT, FPT, BKAV, Misa… Mặc dù có chi phí cao hơn, nhưng đảm bảo hỗ trợ và an toàn. Sau khi có hóa đơn điện tử, đừng quên thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.
-
Phương thức kê khai GTGT trực tiếp thì sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng. Hiện tại có hai cách để có hóa đơn bán hàng: liên hệ với Chi cục thuế để làm thủ tục mua hóa đơn hoặc thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Thuế TNCN
Hiện nay có 2 cách kê khai thuế TNCN là trực tiếp và gián tiếp phù hợp với việc kê khai theo tháng hoặc theo quý. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thường lựa chọn kê khai theo quý. Hạn chót nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp là vào ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Thuế TNDN
Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Khi hoạt động kinh doanh có lãi, kế toán có thể tự tạm tính và nộp thuế dựa trên kết quả và số liệu thống kê kinh doanh lên Chi cục Thuế. Doanh nghiệp sẽ tự tính và nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu có lãi) dựa trên tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bước 4: Lựa chọn phương thức kế toán
Căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp được tự quyết định phương thức và thời gian trích khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu tiến hành trích khấu hao, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Để lựa chọn chính xác phương thức kế toán phù hợp, chúng ta cần xác định quy mô của doanh nghiệp.
-
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, phù hợp áp dụng chế độ kế toán theo quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC
-
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ và vừa, phù hợp áp dụng chế độ kế toán theo quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC
Bước 5: Đăng ký phương thức khấu hao TSCĐ
Trong trường hợp doanh nghiệp sở hữu tài sản cố định cần tiến hành đăng ký phương thức trích khấu hao cho TSCĐ.
Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC: “Doanh nghiệp có quyền tự quyết định phương thức và thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư này và phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.”
Điều này có nghĩa là trước khi bắt đầu tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Địa điểm và thời gian nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Tùy thuộc vào loại hình đầu tư, sở kế hoạch đầu tư sẽ có các văn bản chuyển giao liên quan đến Chi cục thuế nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp xúc và làm việc trực tiếp.
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp
Dựa trên địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp mà xác định địa điểm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu. Đó thường là cơ quan thuế cấp huyện/cấp quận và thông tin chi tiết sẽ được cung cấp trong thông báo của cơ quan thuế gửi đến công ty. Sau khi doanh nghiệp hoàn thành quy trình và thủ tục thành lập, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ cung cấp thông báo và Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp.
Thời gian nộp hồ sơ khai thuế ban đầu qua mạng trong năm 2024
Trong trường hợp doanh nghiệp bắt đầu hoạt động ngay sau khi nhận giấy phép kinh doanh, thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế lần đầu sẽ là ngày cuối cùng của tháng được ghi trên giấy phép kinh doanh.
Nếu công ty đã nhận được giấy phép kinh doanh nhưng chưa bắt đầu hoạt động, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế lần đầu là 30 ngày kể từ ngày được ghi trên giấy phép kinh doanh.
Tuy nhiên, nên tối ưu hóa quy trình và nộp tờ khai thuế đầu tiên càng sớm càng tốt.
Lưu ý khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm sau:
-
Chuẩn bị 2 bản công văn đăng ký hình thức và chế độ kế toán doanh nghiệp. Các nội dung bao gồm: hình thức ghi sổ kế toán, phương pháp nhập xuất hàng hóa, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, loại hóa đơn sử dụng và hình thức kế toán
-
Chuẩn bị 2 bản công văn đăng ký chế độ kế toán doanh nghiệp đã chọn áp dụng
-
Bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế, theo hướng dẫn trong Thông tư 45/2013/TT-BTC. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hai bản đăng ký bổ sung vào hồ sơ khai thuế
-
1 bản giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
