Trong hoạt động thương mại, việc phát hàng mẫu quảng cáo để giới thiệu sản phẩm và thu hút khách hàng là chiến lược marketing quen thuộc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ nghĩa vụ pháp lý liên quan đến việc lập hóa đơn cho loại hàng hóa này. Bài viết dưới đây do Luật An Khang tổng hợp sẽ phân tích chi tiết các quy định mới nhất năm 2025 để quý khách hiểu và áp dụng đúng.
Hàng mẫu quảng cáo là gì?
Hàng mẫu quảng cáo là những sản phẩm được doanh nghiệp phát tặng miễn phí nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ. Loại hàng hóa này không nhằm mục tiêu thu lợi trực tiếp tại thời điểm phát, mà hướng đến việc thúc đẩy hành vi mua sắm trong tương lai.
Một số ví dụ thường thấy:
- Doanh nghiệp mỹ phẩm tặng gói kem dưỡng hoặc son mini để khách hàng dùng thử.
- Hãng nước giải khát phát chai sản phẩm mới ra mắt tại các sự kiện cộng đồng.
- Công ty thực phẩm cho khách hàng nếm thử tại quầy siêu thị.
Đặc điểm của hàng mẫu quảng cáo:
- Không thu tiền từ khách hàng tại thời điểm trao hàng.
- Có giá trị kinh tế và phát sinh chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối.
- Gắn liền với mục tiêu thương mại, nhằm tăng độ nhận diện và thúc đẩy doanh số.
Chính vì có giá trị kinh tế và được sử dụng vào hoạt động kinh doanh, pháp luật quy định hàng mẫu quảng cáo vẫn phải được quản lý qua chứng từ và hóa đơn.
Xem thêm: Các trường hợp không phải xuất hoá đơn
Doanh nghiệp có phải lập hóa đơn khi xuất hàng mẫu quảng cáo?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để phục vụ cho các hoạt động quảng bá, khuyến mại hoặc phát hàng mẫu, thì vẫn phải lập hóa đơn.
Điều này xuất phát từ nguyên tắc:
- Hàng hóa đưa ra thị trường dưới bất kỳ hình thức nào (bán, tặng, cho, khuyến mại, quảng cáo) đều được coi là một dạng tiêu thụ.
- Việc lập hóa đơn nhằm ghi nhận sự biến động về hàng hóa, minh bạch trong hạch toán chi phí.
- Nếu không xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị coi là kê khai thiếu, trốn thuế hoặc gian lận thương mại.
Cụ thể, khi phát hàng mẫu quảng cáo, doanh nghiệp phải:
- Lập hóa đơn ghi nhận tên hàng, số lượng, đơn vị tính.
- Ghi chú rõ “hàng mẫu quảng cáo/khuyến mại, không thu tiền”.
- Kê khai giá trị theo giá bán thông thường để tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Trường hợp không phải lập hóa đơn
Dù đa số hàng mẫu quảng cáo phải lập hóa đơn, nhưng pháp luật vẫn có một số ngoại lệ:
- Hàng hóa luân chuyển nội bộ để phục vụ sản xuất tiếp theo: chỉ là điều chuyển trong phạm vi doanh nghiệp, không phải tiêu thụ ra thị trường nên chỉ cần chứng từ nội bộ, không lập hóa đơn.
- Hàng hóa hư hỏng, phế phẩm: hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc phải tiêu hủy theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp chỉ cần hồ sơ chứng minh việc tiêu hủy, không cần hóa đơn.
- Một số trường hợp đặc biệt khác như hàng phục vụ thử nghiệm, kiểm định, phế liệu không đủ điều kiện lưu thông.
Ngoài những ngoại lệ hẹp này, tất cả trường hợp xuất hàng mẫu quảng cáo ra thị trường đều bắt buộc phải lập hóa đơn.
Xem thêm: Số tiền tối thiểu xuất hoá đơn
Quy trình lập hóa đơn điện tử cho hàng mẫu quảng cáo
4.1. Lập và ký số trên hóa đơn
Doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử ghi nhận hàng mẫu quảng cáo. Trên hóa đơn, ngoài thông tin bắt buộc, cần có dòng mô tả rõ ràng “hàng mẫu quảng cáo, không thu tiền”.
Có hai hình thức thực hiện:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn hoặc theo đề xuất UBND tỉnh: được miễn phí dịch vụ trong 12 tháng đầu. Họ truy cập vào hệ thống của cơ quan thuế để lập, ký số và gửi hóa đơn trực tiếp.
- Doanh nghiệp khác: thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sau khi ký số, hóa đơn được gửi đến đơn vị trung gian để chuyển tiếp cho cơ quan thuế.
4.2. Cơ quan thuế cấp mã hóa đơn
Hệ thống Tổng cục Thuế tiếp nhận dữ liệu, kiểm tra tính hợp lệ và cấp mã. Một hóa đơn hợp lệ cần:
- Đúng định dạng chuẩn dữ liệu điện tử.
- Đầy đủ nội dung đăng ký.
- Không thuộc diện bị ngừng sử dụng.
Chỉ khi được cấp mã, hóa đơn mới có giá trị pháp lý.
4.3. Gửi hóa đơn cho người nhận hàng mẫu
Sau khi có mã, doanh nghiệp có nghĩa vụ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng hoặc đối tác nhận hàng mẫu. Việc gửi nhận có thể qua email, phần mềm hoặc cổng điện tử, đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử.
Lưu ý khi lập hóa đơn hàng mẫu quảng cáo
Để tránh sai sót và rủi ro pháp lý khi lập hóa đơn cho hàng mẫu quảng cáo, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Ghi rõ chú thích trên hóa đơn: Trên dòng mô tả hàng hóa, cần ghi đầy đủ “hàng mẫu quảng cáo/khuyến mại, không thu tiền”. Việc ghi chú này giúp phân biệt rõ với giao dịch bán hàng thông thường, đồng thời tạo căn cứ để cơ quan thuế và kiểm toán xác định đây là chi phí quảng bá, không phải doanh thu phát sinh.
- Xác định giá tính thuế theo giá bán thông thường: Dù hàng mẫu không thu tiền của khách hàng, khi lập hóa đơn doanh nghiệp vẫn phải kê khai giá trị dựa trên giá bán ra thị trường. Cách tính này đảm bảo minh bạch, giúp khoản chi phí phát sinh được ghi nhận hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm: Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan cần được lưu giữ tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế. Việc lưu trữ khoa học, an toàn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần và tránh rủi ro thất lạc dữ liệu.
- Đảm bảo chữ ký số hợp lệ và kiểm tra kỹ thuật: Trước khi gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế, doanh nghiệp phải chắc chắn rằng chữ ký số còn hiệu lực, không bị lỗi hết hạn. Đồng thời, cần kiểm tra phần mềm và đường truyền để tránh tình trạng hóa đơn bị treo, sai định dạng hoặc không được cơ quan thuế cấp mã.
Xem thêm: Trình tự, thủ tục xuất hóa đơn giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP?
Như vậy, Luật An Khang đã cung cấp cho quý khách cái nhìn toàn diện về quy định xuất hóa đơn khi sử dụng hàng mẫu quảng cáo trong hoạt động kinh doanh. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý mà còn bảo đảm tính minh bạch trong quản trị tài chính, góp phần nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường. Nếu quý khách cần được tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với Luật An Khang để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
