Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch hàng hóa, dịch vụ, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Không chỉ những giao dịch bán hàng thông thường mới phải lập hóa đơn, mà ngay cả trường hợp doanh nghiệp phát hành hàng mẫu quảng cáo cũng phải tuân thủ quy định này. Thực tế, nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn về việc thời điểm nào cần xuất hóa đơn cho hàng mẫu quảng cáo, nhất là khi đây không phải giao dịch có thu tiền. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết dưới đây.
Thời điểm lập hóa đơn khi xuất hàng mẫu quảng cáo
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với hàng mẫu quảng cáo, nguyên tắc này cũng được áp dụng tương tự.
1.1. Khi giao hàng trực tiếp cho khách hàng
Nếu doanh nghiệp trực tiếp phát hàng mẫu đến tay khách hàng (tại siêu thị, hội chợ, sự kiện), hóa đơn phải được lập ngay vào thời điểm hàng hóa được trao.
Ví dụ: Công ty mỹ phẩm X phát 1.000 tuýp kem dưỡng thử vào ngày 15/10/2025. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho số hàng này trong ngày 15/10/2025, cho dù không thu tiền.
1.2. Khi chuyển hàng mẫu cho đại lý hoặc điểm phân phối
Trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp phát hàng, mà xuất kho để giao cho đại lý, nhà phân phối hoặc đối tác thực hiện chương trình quảng bá, thì thời điểm lập hóa đơn là ngày bàn giao cho đơn vị trung gian.
Ví dụ: Doanh nghiệp A xuất 5.000 chai nước giải khát mẫu cho siêu thị B vào ngày 20/11/2025 để dùng thử. Ngay trong ngày 20/11/2025, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho số hàng này.
1.3. Trường hợp xuất khẩu hàng mẫu quảng cáo
Đối với hàng mẫu quảng cáo gửi ra nước ngoài, pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xác định nhưng không được chậm hơn ngày làm việc kế tiếp ngày hàng hóa được thông quan.
Ví dụ: Lô hàng mẫu mỹ phẩm của Công ty X được thông quan ngày 05/12/2025 để trưng bày tại Nhật. Như vậy, chậm nhất ngày 06/12/2025, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử cho lô hàng này.
Từ những quy định trên có thể khẳng định: doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm hàng mẫu được giao cho khách hàng, đại lý hoặc được thông quan khi xuất khẩu.
Xem thêm: Các trường hợp không phải xuất hoá đơn
Xuất hoá đơn sai thời điểm có bị phạt không?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử lý vi phạm hành chính với các mức sau:
- Trường hợp nhẹ nhất, doanh nghiệp có thể chỉ bị áp dụng hình thức cảnh cáo, nếu hành vi lập hóa đơn sai thời điểm không làm phát sinh việc chậm nộp thuế và có thêm tình tiết giảm nhẹ.
- Mức phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng sẽ được áp dụng khi hóa đơn lập sai thời điểm nhưng vẫn không dẫn đến tình trạng chậm nghĩa vụ thuế.
- Mức phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng áp dụng cho các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khác theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ngoại trừ hai trường hợp nêu trên.
Ngoài các mức xử phạt hành chính, trong trường hợp việc lập hóa đơn sai thời điểm kéo theo hậu quả chậm nộp thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp bổ sung số thuế còn thiếu, chịu truy thu và tính lãi chậm nộp. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong mắt cơ quan quản lý.
Xem thêm: Số tiền tối thiểu xuất hoá đơn
Nội dung cần có trên hóa đơn khi xuất hàng mẫu quảng cáo
Hóa đơn cho hàng mẫu quảng cáo vẫn phải đảm bảo đủ các tiêu chí cơ bản theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên và ký hiệu hóa đơn: Xác định rõ loại hóa đơn sử dụng (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…).
- Số hóa đơn: Được đánh số thứ tự liên tục, tối đa 8 chữ số.
- Thông tin người bán: Ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Thông tin người mua: Nếu người nhận hàng mẫu là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi mã số thuế; có thể bỏ qua thông tin tên, địa chỉ trong một số trường hợp phát hàng đại trà.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi rõ là “hàng mẫu quảng cáo/khuyến mại, không thu tiền”. Đây là chi tiết quan trọng để phân biệt với hóa đơn bán hàng thông thường.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền: Xác định theo giá bán thông thường trên thị trường, dù doanh nghiệp không thu tiền.
- Thuế suất, tiền thuế và tổng cộng thanh toán: Ghi theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký số: Đối với hóa đơn điện tử, phải có chữ ký số hợp lệ của người bán; chữ ký của người mua có thể không bắt buộc trong một số trường hợp.
- Thời điểm lập hóa đơn: Phải hiển thị ngày, tháng, năm đúng với thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
Ngoài các nội dung bắt buộc, doanh nghiệp cũng có thể bổ sung logo, thông tin hợp đồng hoặc mã khách hàng để thuận tiện quản lý.
Xem thêm: Trình tự, thủ tục xuất hóa đơn giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP?
Như vậy, Luật An Khang đã cung cấp cho quý khách cái nhìn toàn diện về thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng mẫu quảng cáo theo quy định mới nhất năm 2025. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả hơn. Nếu quý khách cần hỗ trợ chi tiết trong việc lập hóa đơn điện tử hoặc tư vấn về hoạt động quảng bá sản phẩm, vui lòng liên hệ ngay với Luật An Khang để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm hỗ trợ kịp thời.
