Các trường hợp không phải xuất hóa đơn: Doanh nghiệp cần biết để tránh rủi ro và tuân thủ pháp luật
Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn là một nguyên tắc cơ bản và bắt buộc đối với hầu hết các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế mà còn là cơ sở để kê khai và nộp thuế, giúp các cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải giao dịch nào cũng yêu cầu phải lập hóa đơn. Việc nắm rõ các trường hợp không phải xuất hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, kế toán và cá nhân kinh doanh. Nếu lập hóa đơn khi không cần thiết có thể dẫn đến lãng phí thời gian và công sức, nhưng nếu không lập khi bắt buộc thì lại đối diện với những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, bị xử phạt hành chính và truy thu thuế.
Bài viết này được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, nhằm mục đích tổng hợp và giải đáp một cách chi tiết, dễ hiểu về các trường hợp không phải xuất hóa đơn. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng trường hợp cụ thể, kèm theo phân tích và ví dụ minh họa, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và tự tin hơn trong công việc kế toán, tài chính của mình.
Các trường hợp không phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ, việc lập hóa đơn chỉ xảy ra khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, Điều 13, Nghị định này cũng chỉ ra một số trường hợp cụ thể không phải lập hóa đơn.
Các hoạt động nội bộ không phải xuất hóa đơn
Đây là một trong những trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Cụ thể, không phải lập hóa đơn đối với:
- Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất: Ví dụ, một công ty sản xuất đồ nội thất có xưởng mộc và xưởng sơn. Khi gỗ được chuyển từ xưởng mộc sang xưởng sơn để tiếp tục gia công, đây là hoạt động luân chuyển nội bộ và không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần có các chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để theo dõi.
- Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để tiêu dùng nội bộ nhưng không nhằm mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh: Ví dụ, một công ty sản xuất nước giải khát xuất một số thùng nước cho nhân viên uống trong văn phòng. Đây được coi là tiêu dùng nội bộ không nhằm mục đích sản xuất kinh doanh nên không phải lập hóa đơn. Ngược lại, nếu công ty xuất nước ra để biếu tặng đối tác, khách hàng, hoặc dùng làm hàng mẫu thì vẫn phải lập hóa đơn.
Lưu ý quan trọng: Việc phân biệt giữa “tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh” và “tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh” là rất quan trọng. Chi phí tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, trong khi chi phí tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh (như chi quà tặng, chi đám hiếu hỉ…) thường được coi là chi phí phúc lợi và có thể bị khống chế mức chi khi tính thuế TNDN.
Hoạt động đặc thù trong lĩnh vực tài chính, tín dụng, chứng khoán
- Hoạt động cho vay, bán tài sản đảm bảo: Các tổ chức tín dụng, công ty tài chính khi thực hiện các nghiệp vụ như cho vay, huy động vốn, bán các tài sản đảm bảo tiền vay… thì không phải lập hóa đơn GTGT. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng các chứng từ nghiệp vụ khác như giấy báo nợ, giấy báo có, bảng kê lãi, bảng kê phí dịch vụ…
- Hoạt động chuyển giao vốn của doanh nghiệp: Các giao dịch liên quan đến việc chuyển giao vốn, chia cổ tức bằng tiền mặt hoặc bằng cổ phiếu, sáp nhập, chia tách doanh nghiệp cũng không phải lập hóa đơn.
Các trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh không phải lập hóa đơn
- Cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Đây là một trong những quy định mang tính hỗ trợ lớn của nhà nước. Theo Khoản 2, Điều 12, Thông tư số 40/2021/TT-BTC, cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Do đó, các trường hợp này cũng không phải lập hóa đơn.
- Cá nhân, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không kinh doanh: Ví dụ, một cá nhân bán thanh lý tài sản cá nhân như xe máy cũ, đồ dùng gia đình thì không phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, nếu cá nhân này kinh doanh mua bán xe máy cũ thường xuyên thì vẫn phải nộp thuế và lập hóa đơn.
Xem thêm: KT-Hoá đơn điện tử
Các trường hợp không phải xuất hóa đơn nhưng phải lập chứng từ
Đây là một điểm mà nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn. Mặc dù không phải lập hóa đơn, nhưng các giao dịch này vẫn cần phải có chứng từ để hạch toán kế toán và chứng minh tính hợp lệ của khoản chi phí.
Thanh toán tiền lương, thưởng cho nhân viên
Khi thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho nhân viên, doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn. Thay vào đó, các chứng từ bắt buộc là:
- Bảng thanh toán tiền lương: Có chữ ký của người nhận và người chi.
- Phiếu chi tiền mặt: Hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
Khoản tiền lương này cũng là căn cứ để tính và khấu trừ thuế TNCN, do đó cần phải có đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc chi trả lương như hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết định tăng lương…
Chi bồi thường thiệt hại, chi hỗ trợ
Khi doanh nghiệp chi tiền bồi thường thiệt hại (ví dụ: bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng), chi hỗ trợ không mang tính chất kinh doanh (ví dụ: chi hỗ trợ gia đình nhân viên gặp khó khăn) thì không phải lập hóa đơn. Các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng, Biên bản vi phạm (nếu có):
- Quyết định chi bồi thường, chi hỗ trợ của Ban Giám đốc:
- Phiếu chi tiền mặt hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng:
Việc có đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi này khi quyết toán thuế TNDN.
Các khoản chi có tính chất phúc lợi
Các khoản chi phúc lợi cho nhân viên như chi nghỉ mát, chi đám hiếu hỉ, quà tặng ngày lễ… không phải lập hóa đơn đầu ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ đầy đủ hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ nội bộ liên quan như:
- Quy chế chi tiêu nội bộ: Có quy định cụ thể về các khoản chi phúc lợi này.
- Quyết định của Ban Giám đốc: Về việc chi phúc lợi, kèm theo danh sách nhân viên được hưởng và chữ ký xác nhận.
Việc tuân thủ các quy định về chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh khoản chi phúc lợi là hợp lệ và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (trong phạm vi không quá 01 tháng lương bình quân).
Xem thêm: Hoá đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới
Phân biệt các trường hợp không phải xuất hóa đơn và các trường hợp không cần hóa đơn
Có một sự khác biệt quan trọng giữa các trường hợp không phải xuất hóa đơn và các trường hợp không cần hóa đơn.
- Không phải xuất hóa đơn: Đây là các trường hợp mà pháp luật cho phép không lập hóa đơn, như đã nêu ở trên. Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ khác để ghi nhận nghiệp vụ.
- Không cần hóa đơn: Đây là các trường hợp mà bản thân giao dịch đó không cần hóa đơn để chứng minh chi phí hợp lệ. Ví dụ:
- Chi phí tiền lương: Chỉ cần bảng lương và chứng từ thanh toán.
- Các khoản chi bồi thường, chi hỗ trợ: Chỉ cần quyết định chi, biên bản và chứng từ thanh toán.
Việc phân biệt rõ hai khái niệm này giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm không đáng có trong quá trình hạch toán và kê khai thuế.
Xem thêm: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Tổng kết và lời khuyên cho doanh nghiệp
Việc nắm vững các trường hợp không phải xuất hóa đơn là một kiến thức nền tảng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa công việc kế toán. Dưới đây là những điểm cốt lõi cần ghi nhớ:
- Không phải giao dịch nào cũng cần hóa đơn: Đặc biệt là các hoạt động nội bộ, luân chuyển hàng hóa hoặc các giao dịch tài chính đặc thù.
- Không có hóa đơn không có nghĩa là không có chứng từ: Hầu hết các giao dịch không phải lập hóa đơn đều cần có các chứng từ khác như phiếu chi, bảng lương, quyết định… để đảm bảo tính hợp lệ.
- Lưu giữ hồ sơ đầy đủ: Để chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi phí, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm cả các chứng từ nội bộ và chứng từ thanh toán.
Trong bối cảnh hệ thống pháp luật thuế thường xuyên thay đổi và cập nhật, việc tự tìm hiểu và áp dụng có thể gặp nhiều khó khăn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang lúng túng trong việc xác định các trường hợp không phải xuất hóa đơn hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ, hãy tìm đến sự hỗ trợ của các chuyên gia.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn kế toán, thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, hợp pháp và tránh được những rủi ro không đáng có. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển bền vững.
Hotline: 0936 149 833
