Ngày 02/9 – Quốc khánh là một trong những dịp lễ lớn trong năm mà các doanh nghiệp thường có chính sách tặng quà cho cán bộ, công nhân viên để tri ân, động viên và khích lệ tinh thần làm việc. Món quà không chỉ thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo mà còn là một khoản chi có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, một câu hỏi pháp lý thường xuyên được đặt ra là: công ty tặng quà 02/9 cho nhân viên có phải lập hóa đơn không? Và liệu khoản chi này có được tính là chi phí hợp lý để khấu trừ thuế hay không?
Đây là một vấn đề không hề đơn giản, bởi nó liên quan đến nhiều quy định khác nhau của pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sự thiếu hiểu biết hoặc chủ quan trong việc xử lý các vấn đề này có thể dẫn đến rủi ro về thuế, bị truy thu, xử phạt và gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào từng khía cạnh, phân tích dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và hướng dẫn cụ thể để xử lý các nghiệp vụ này một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Hóa đơn hàng biếu tặng: Quy định pháp lý và bản chất
Để trả lời câu hỏi chính, chúng ta cần nắm vững nguyên tắc cơ bản về việc lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng.
Theo Khoản 9, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC và được tiếp tục kế thừa trong các văn bản hướng dẫn sau này, khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, đều phải lập hóa đơn.
Điều này có nghĩa là, khi công ty tặng quà 02/9 cho nhân viên có phải lập hóa đơn không? thì câu trả lời là CÓ. Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (tùy thuộc vào phương pháp tính thuế) đối với số quà tặng này, tương tự như khi bán hàng cho khách hàng.
Bản chất của việc lập hóa đơn này là để hạch toán ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Về mặt kế toán, việc xuất hóa đơn là một nghiệp vụ để ghi nhận việc xuất hàng hóa ra khỏi kho và chuyển thành một khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu không có hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để chứng minh khoản chi này là hợp lệ, dẫn đến việc không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Xem thêm: KT-Hoá đơn điện tử
Về thuế GTGT: Có phải kê khai và nộp thuế không?
Sau khi đã xác định phải lập hóa đơn, vấn đề tiếp theo là về thuế GTGT. Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng có phải chịu thuế GTGT không?
- Thuế GTGT đầu vào: Khi doanh nghiệp mua hàng hóa về làm quà tặng cho nhân viên, thuế GTGT đầu vào (nếu có) sẽ được khấu trừ nếu hàng hóa đó phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
- Thuế GTGT đầu ra: Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 219/2013/TT-BTC, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc cho, biếu, tặng. Tức là doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra đối với số hàng hóa này.
Tóm lại, khi công ty tặng quà 02/9 cho nhân viên có phải lập hóa đơn không? thì doanh nghiệp không chỉ phải lập hóa đơn mà còn phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra trên giá trị của món quà, đồng thời có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Hóa đơn quà tặng ảnh hưởng đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào?
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất khi lập hóa đơn cho quà tặng là để hợp lý hóa chi phí và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Vậy, khoản chi phí quà tặng nhân viên có được trừ hoàn toàn không?
- Nguyên tắc chung: Theo quy định của Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn, các khoản chi phí của doanh nghiệp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
- Chi phí quà tặng là chi phí phúc lợi: Khoản chi quà tặng cho nhân viên, dù là dịp 02/9, Tết Nguyên đán hay các dịp lễ khác, đều được xếp vào nhóm các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.
- Giới hạn chi phí phúc lợi: Theo quy định hiện hành, tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (bao gồm cả chi phí quà tặng nhân viên) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Phần chi vượt quá sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Do đó, để khoản chi quà tặng 02/9 cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo cả ba điều kiện trên, đặc biệt là phải có hóa đơn và các chứng từ liên quan, đồng thời tổng chi phúc lợi không vượt quá hạn mức quy định.
Xem thêm: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Trách nhiệm thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với quà tặng nhân viên
Một vấn đề quan trọng khác liên quan đến quà tặng là thuế thu nhập cá nhân quà tặng. Liệu nhân viên có phải nộp thuế TNCN khi nhận quà từ công ty hay không?
Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm cả tiền thưởng, các khoản hỗ trợ, phụ cấp, đều là thu nhập chịu thuế TNCN.
Tuy nhiên, có hai trường hợp cần phân biệt rõ:
- Quà tặng là hiện vật: Các món quà là hiện vật như giỏ quà, sản phẩm công nghệ, phiếu mua hàng… được coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Tuy nhiên, theo các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế, nếu khoản quà tặng là hiện vật có giá trị nhỏ, hoặc được chi từ quỹ phúc lợi và không mang tính chất tiền lương, tiền công thì có thể không phải chịu thuế. Ví dụ, chi quà tặng lễ 02/9 cho toàn thể nhân viên từ quỹ phúc lợi, không phải là khoản chi trả lương hay thưởng.
- Quà tặng là tiền mặt: Nếu công ty tặng tiền mặt nhân dịp 02/9 thì khoản tiền này sẽ được cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công trong tháng đó để tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần.
Do đó, việc công ty tặng quà 02/9 cho nhân viên có phải lập hóa đơn không? và có phải kê khai thuế TNCN không phụ thuộc vào hình thức và bản chất của món quà. Tốt nhất, để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên có văn bản quy định rõ ràng về các khoản quà tặng này trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể.
Hướng dẫn lập hóa đơn và hồ sơ cần chuẩn bị
Để đảm bảo các khoản chi quà tặng nhân viên là hợp lệ và hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Cách lập hóa đơn hàng biếu tặng
Khi lập hóa đơn điện tử cho quà tặng nhân viên, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp tặng quà. Nếu tặng cho nhiều nhân viên, có thể lập một hóa đơn chung (trên 200.000 VNĐ có thể kèm theo bảng kê chi tiết). Tránh ghi tên cá nhân nhân viên để tránh rắc rối về thuế TNCN.
- Hình thức thanh toán: Gạch chéo hoặc để trống vì đây là giao dịch không thu tiền.
- Tên hàng hóa: Ghi tên hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể được tặng.
- Ghi chú: Thêm dòng ghi chú “Hàng cho biếu tặng không thu tiền” để làm cơ sở hạch toán.
- Giá trị: Ghi đầy đủ giá trị, thuế suất và tiền thuế tương tự như một hóa đơn bán hàng thông thường.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để chi phí quà tặng nhân viên được tính vào chi phí phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT đầu vào: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp.
- Hóa đơn GTGT đầu ra: Hóa đơn xuất cho khoản hàng hóa biếu tặng.
- Quy định của doanh nghiệp: Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế tiền lương, thưởng hoặc Thỏa ước lao động tập thể có quy định về chính sách quà tặng cho nhân viên nhân dịp 02/9 hoặc các dịp lễ khác.
- Quyết định của Giám đốc: Quyết định phê duyệt danh mục quà tặng, giá trị, và danh sách nhân viên được nhận quà.
- Danh sách nhân viên nhận quà: Có đầy đủ chữ ký xác nhận của từng nhân viên, ghi rõ họ tên, chức danh.
Xem thêm: Hoá đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới
Tổng kết và lời khuyên cho doanh nghiệp
Tóm lại, Công ty tặng quà 02/9 cho nhân viên phải lập hóa đơn, và hóa đơn này phải được kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra. Khoản chi này được tính vào chi phí phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN nếu tổng chi phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Về thuế thu nhập cá nhân quà tặng, cần xem xét bản chất của món quà để quyết định có phải nộp thuế hay không.
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có về thuế, việc xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quà tặng nhân viên đòi hỏi sự cẩn trọng và am hiểu chuyên sâu. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lập hóa đơn, kê khai thuế hay hạch toán chi phí cho các khoản quà tặng, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện về thuế, kế toán, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, hợp pháp và tối ưu hóa chi phí. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển bền vững.
Hotline: 0936 149 833
