Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới: Hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Sự ra đời của các văn bản pháp luật mới như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC đã mang đến những thay đổi và bổ sung quan trọng, tác động trực tiếp đến cách thức lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Việc nắm vững và tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật mà còn là chìa khóa để đảm bảo tính minh bạch, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Tuy nhiên, với những thay đổi liên tục, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới. Một hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến các rủi ro về thuế, bị xử phạt hành chính và gây khó khăn trong việc hạch toán, quyết toán. Bài viết này được xây dựng như một cẩm nang toàn diện, giúp bạn giải mã mọi thắc mắc, từ những khái niệm cơ bản đến các quy định chi tiết, đảm bảo mọi hóa đơn của bạn đều hoàn toàn hợp pháp và chính xác.

Các yếu tố cốt lõi để xác định một hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới

Để được coi là hợp lệ, một hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về nội dung, hình thức và quy trình lập, truyền nhận dữ liệu theo các quy định mới nhất. Dưới đây là những yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các thông tin này bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ; thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán và người mua (đối với một số trường hợp cụ thể).

Một điểm đáng chú ý là đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh, hoặc hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân, trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua. Tương tự, hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng cũng không bắt buộc phải có các thông tin này của người mua.

Hình thức và định dạng dữ liệu chuẩn

Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Định dạng này sử dụng ngôn ngữ XML, được tạo ra để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ. Điều này đảm bảo tính thống nhất và khả năng tích hợp dữ liệu giữa các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp với hệ thống của cơ quan thuế.

Thời điểm lập hóa đơn

Nghị định mới cũng quy định rõ ràng về thời điểm lập hóa đơn, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh.

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Điều này không áp dụng cho các dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế… khi thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Quy trình chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Một hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi dữ liệu của nó đã được chuyển đến cơ quan thuế. Theo Nghị định mới, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến Tổng cục Thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Xem thêm: KT-Hoá đơn điện tử

Quy trình hóa đơn điện tử: Từ khởi tạo đến xử lý sai sót

Một quy trình hóa đơn điện tử chuẩn sẽ bao gồm các bước từ đăng ký sử dụng, lập, gửi, đến lưu trữ và xử lý khi có sai sót. Nắm vững quy trình này là cách tốt nhất để đảm bảo tính hợp lệ cho mọi hóa đơn.

Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là nơi để người nộp thuế thực hiện các giao dịch về hóa đơn điện tử. Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và sử dụng hóa đơn.

Đặc biệt, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định về “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”. Đây là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế, do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền và dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và ngược lại

Thực tế, không phải lúc nào hóa đơn cũng được sử dụng ở dạng điện tử. Đôi khi, doanh nghiệp cần phải chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để lưu trữ hoặc chuyển đổi ngược lại để giao cho người mua sử dụng. Việc chuyển đổi này phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

Theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC, việc chuyển đổi phải tuân thủ một số nguyên tắc:

• Hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ thông tin về thời gian chuyển đổi, chữ ký người thực hiện chuyển đổi và chứng thực của người có thẩm quyền.
• Nội dung của hóa đơn sau khi chuyển đổi phải khớp hoàn toàn với nội dung của hóa đơn gốc.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Đây là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Theo quy định mới, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được chia thành các trường hợp cụ thể:

• Hóa đơn chưa gửi người mua: Nếu phát hiện sai sót, người bán chỉ cần hủy hóa đơn đã lập và lập lại hóa đơn mới để thay thế, sau đó gửi cho người mua.
• Hóa đơn đã gửi người mua nhưng chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
• Hóa đơn đã gửi người mua và đã kê khai thuế: Trong trường hợp này, người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ nội dung điều chỉnh và dẫn chiếu đến hóa đơn bị điều chỉnh. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định.

Các trường hợp đặc biệt và trách nhiệm liên quan đến hóa đơn điện tử

Hóa đơn cho nhà cung cấp nước ngoài

Một điểm mới đáng chú ý trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP là quy định về hóa đơn điện tử cho các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Các nhà cung cấp này có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

 Ủy nhiệm lập hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng của mình. Tuy nhiên, việc ủy nhiệm này phải được xác định bằng văn bản và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn. Hóa đơn được ủy nhiệm phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

Trách nhiệm của các bên liên quan

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Có trách nhiệm cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
• Tổng cục Thuế: Cung cấp Cổng thông tin điện tử để người nộp thuế, cơ quan thuế và các bên liên quan thực hiện các giao dịch về hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

Làm thế nào để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử?

Để đảm bảo mọi hóa đơn đều hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn uy tín: Chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế công nhận và đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật.
• Thường xuyên cập nhật quy định: Do các văn bản pháp luật về thuế, kế toán thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thông tin để tuân thủ kịp thời.
• Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn tích hợp: Việc sử dụng các phần mềm có tính năng tích hợp sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế một cách chính xác, kịp thời

Xem thêm: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Kết luận

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Từ việc hiểu rõ các tiêu chí về nội dung, hình thức, thời điểm lập hóa đơn đến việc nắm vững quy trình hóa đơn điện tử và cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót, tất cả đều là những kiến thức nền tảng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử đáng tin cậy hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các quy định mới, hãy liên hệ với Kế toán và Luật An Khang (Hotline: 0936 149 833). Với kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về pháp luật thuế, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và vững tâm trên con đường phát triển.