Chị Dung (Thái Nguyên) hỏi: Tôi có một thắc mắc liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử. Tôi có được lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa cho bên bán không, hay bắt buộc phải do người bán lập hóa đơn điều chỉnh?
Luật An Khang trả lời: Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm khi thực hiện giao dịch trả lại hàng hóa. Vấn đề này đã được quy định rõ tại điểm c khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Cụ thể, trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), nguyên tắc chung là người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận rõ ràng, thì người mua cũng có thể lập hóa đơn điện tử để trả lại hàng cho người bán. Khi đó, người bán và người mua đều phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định như trong một giao dịch bán hàng thông thường.
Ngoài ra, pháp luật cũng phân định cụ thể theo từng tình huống:
- Trường hợp c.1: Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa → Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp có thỏa thuận thì người mua được lập hóa đơn điện tử để trả lại.
- Trường hợp c.2: Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, bất động sản…) và tài sản đã được đăng ký tên người mua → Khi trả lại, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua là bên lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
- Trường hợp c.3: Đối với hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm → Người bán (doanh nghiệp bảo hiểm) lập hóa đơn điều chỉnh, giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm.
Bên cạnh hóa đơn, cả người bán và người mua còn phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ kèm theo, bao gồm: hóa đơn gốc, biên bản hoặc thỏa thuận trả lại hàng hóa, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại (tùy trường hợp). Các chứng từ này phải được lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Như vậy, có thể khẳng định rằng:
- Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa, người bán thường là bên lập hóa đơn điều chỉnh.
- Tuy nhiên, người mua hoàn toàn có quyền lập hóa đơn khi trả lại hàng, nếu được sự thống nhất, thỏa thuận giữa hai bên hoặc khi hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
- Dù bên nào lập hóa đơn, cả người bán và người mua đều phải thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ và đảm bảo chứng từ hợp lệ.
Như vậy: Người mua có thể lập hóa đơn khi trả lại toàn bộ hàng hóa nếu có thỏa thuận với người bán hoặc trong trường hợp hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Lưu ý thực tiễn người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc khi xử lý hóa đơn trong trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa. Mặc dù pháp luật cho phép người mua được lập hóa đơn khi có thỏa thuận, nhưng để tránh tranh chấp và rủi ro về thuế, hai bên cần lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản rõ ràng, trong đó ghi nhận đầy đủ: lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng hóa, ngày lập, thông tin hóa đơn gốc. Đồng thời, hóa đơn trả lại hoặc hóa đơn điều chỉnh phải khớp đúng với chứng từ liên quan, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Doanh nghiệp cũng nên lưu ý, việc xử lý hóa đơn trả lại hàng hóa không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế GTGT mà còn liên quan đến việc hạch toán chi phí, doanh thu. Nếu không tuân thủ đúng quy định, rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế là rất cao. Vì vậy, trong mọi trường hợp, người bán và người mua cần thống nhất quy trình xử lý ngay từ đầu và lưu giữ chứng từ đầy đủ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ là khi nào theo Nghị định 70?
