Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ tài chính quan trọng mà mỗi cá nhân và tổ chức phải thực hiện với Nhà nước. Đây không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong phân phối thu nhập xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình kê khai thuế TNCN thường phát sinh nhiều sai sót do thiếu hiểu biết, bất cẩn hoặc nhầm lẫn trong thao tác. Trong bài viết dưới đây, Luật An Khang sẽ phân tích chi tiết các lỗi thường gặp khi kê khai thuế TNCN, đồng thời đưa ra giải pháp xử lý cụ thể để giúp cá nhân và doanh nghiệp tránh rủi ro, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của mình.
Sai thông tin cá nhân trong tờ khai
Đây là lỗi khá phổ biến, đặc biệt với người lần đầu kê khai. Các sai sót thường gặp gồm: viết sai họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, mã số thuế, hoặc địa chỉ thường trú.
Nguyên nhân
- Người kê khai không kiểm tra lại thông tin trước khi nộp.
- Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, gõ sai số liệu.
- Chưa cập nhật thông tin cá nhân mới (ví dụ: đổi CMND sang CCCD, thay đổi hộ khẩu).
Cách xử lý
- Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin cá nhân trước khi gửi hồ sơ.
- Nếu đã nộp sai, lập tờ khai điều chỉnh, bổ sung ngay.
- Đồng bộ thông tin cá nhân với cơ quan thuế (cập nhật khi đổi CCCD hoặc thay đổi địa chỉ cư trú).
- Giữ một bản mềm và bản cứng hồ sơ để đối chiếu khi cần.
Xem thêm: Thuế TNCN
Khai thiếu hoặc nhầm thu nhập chịu thuế
Người nộp thuế không kê khai đầy đủ các khoản thu nhập phát sinh, hoặc nhầm lẫn giữa thu nhập chịu thuế và miễn thuế.
Ví dụ: chỉ kê khai lương chính thức, bỏ sót thu nhập từ cho thuê nhà, đầu tư chứng khoán, chuyển nhượng bất động sản.
Nguyên nhân
- Không tổng hợp đầy đủ nguồn thu nhập trong năm.
- Thiếu kiến thức phân biệt giữa các khoản thu nhập phải chịu thuế và miễn thuế.
- Cố tình bỏ sót để giảm số thuế phải nộp.
Cách xử lý
- Tổng hợp thu nhập từ tất cả nguồn: lương, thưởng, kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng tài sản.
- Đối chiếu chứng từ khấu trừ, sao kê ngân hàng, hợp đồng.
- Nếu phát hiện khai thiếu, lập hồ sơ khai bổ sung và nộp số thuế còn thiếu kèm tiền phạt (nếu có).
- Nên lưu hồ sơ tối thiểu 10 năm để cơ quan thuế kiểm tra khi cần.
Áp dụng sai mức giảm trừ gia cảnh
Người nộp thuế phạm phải một số sai sót sau đây:
- Khai thừa hoặc thiếu người phụ thuộc.
- Đăng ký trùng người phụ thuộc ở nhiều nơi.
- Không cập nhật thay đổi tình trạng người phụ thuộc (ví dụ: con đã đi làm, cha mẹ qua đời).
Nguyên nhân
- Không hiểu rõ điều kiện xác định người phụ thuộc.
- Thiếu quản lý hồ sơ đăng ký và hủy đăng ký phụ thuộc.
- Doanh nghiệp hoặc cá nhân không rà soát thường xuyên.
Cách xử lý
- Kiểm tra danh sách người phụ thuộc hàng năm.
- Lập hồ sơ chứng minh đầy đủ (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận chưa có việc làm…).
- Đăng ký hoặc hủy người phụ thuộc kịp thời tại cơ quan thuế.
- Lưu giữ hồ sơ để chứng minh khi có yêu cầu kiểm tra.
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online
Sai sót trong khấu trừ và tạm nộp thuế
- Doanh nghiệp khấu trừ sai thuế suất TNCN.
- Khấu trừ thiếu hoặc thừa do sai công thức tính.
- Cá nhân kinh doanh không thực hiện tạm nộp theo quý.
Nguyên nhân
- Bộ phận kế toán chưa cập nhật kịp thời quy định mới.
- Sai sót khi lập bảng lương hoặc báo cáo.
- Cá nhân tự kinh doanh chưa nắm rõ trách nhiệm tạm nộp theo quý.
Cách xử lý
- Doanh nghiệp: kiểm tra định kỳ dữ liệu bảng lương, đối chiếu với phần mềm kê khai.
- Cá nhân kinh doanh: lập kế hoạch nộp thuế theo quý, tránh dồn vào cuối năm.
- Khi phát hiện sai, nhanh chóng nộp tờ khai bổ sung và giải trình rõ nguyên nhân.
Chậm nộp hồ sơ khai thuế hoặc quyết toán thuế
Nộp hồ sơ sau thời hạn quy định (ngày 20 hàng tháng, ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, ngày 31/3 hoặc 30/4 khi quyết toán).
Nguyên nhân
- Không nắm rõ các mốc thời gian quan trọng.
- Thiếu lịch nhắc việc hoặc quản lý thời gian kém.
- Để dồn việc đến gần hạn mới làm.
Cách xử lý
- Lập lịch quản lý thuế rõ ràng, gắn với lịch làm việc.
- Chủ động nộp hồ sơ sớm hơn vài ngày để phòng sự cố kỹ thuật.
- Nếu trễ hạn, cần nộp ngay để giảm số ngày chậm và mức phạt.
Sai định dạng hoặc thiếu hồ sơ đính kèm
- Nộp file kê khai điện tử sai định dạng XML.
- Thiếu chứng từ khấu trừ, hợp đồng, sao kê hoặc giấy tờ chứng minh khác.
Nguyên nhân
- Không cập nhật phiên bản phần mềm HTKK mới.
- Không kiểm tra danh mục hồ sơ cần thiết trước khi nộp.
- Vội vàng, thiếu cẩn trọng khi chuẩn bị.
Cách xử lý
- Luôn cập nhật phần mềm HTKK, iTaxViewer bản mới nhất.
- Chuẩn bị danh mục hồ sơ theo hướng dẫn từng loại kê khai.
- Lưu trữ cả bản giấy (nếu cần) để kịp bổ sung khi cơ quan thuế yêu cầu.
Không theo dõi việc hoàn thuế
- Cá nhân nộp thừa thuế nhưng không nộp hồ sơ hoàn.
- Đã nộp hồ sơ hoàn nhưng không theo dõi tiến độ xử lý.
Nguyên nhân
- Thiếu hiểu biết về quyền lợi được hoàn thuế.
- Không kiểm tra kết quả quyết toán thuế hàng năm.
- Tâm lý ngại thủ tục hành chính.
Cách xử lý
- Sau khi quyết toán, kiểm tra lại tình trạng nộp thừa thuế.
- Lập hồ sơ hoàn thuế đầy đủ và nộp đúng hạn.
- Theo dõi tình trạng xử lý trên cổng thông tin Tổng cục Thuế.
- Chủ động liên hệ cơ quan thuế nếu hồ sơ xử lý chậm.
Có thể thấy, những lỗi trong kê khai thuế TNCN bắt nguồn từ sự chủ quan, thiếu cập nhật thông tin hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý hồ sơ. Hậu quả của những sai sót này không chỉ là các khoản phạt tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế.
Xem thêm: Kê khai thuế TNCN
Để hạn chế tối đa rủi ro, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần nắm chắc quy trình kê khai, chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, theo dõi sát sao thời hạn và lưu giữ đầy đủ chứng từ. Nếu gặp khó khăn, hãy để Luật An Khang đồng hành và hỗ trợ quý khách trong mọi thủ tục thuế, từ kê khai, quyết toán đến xử lý tình huống phát sinh, giúp quý khách yên tâm tuân thủ pháp luật và tối ưu quyền lợi hợp pháp của mình.
