Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là khâu quan trọng, giúp chứng từ kế toán minh bạch và hợp pháp. Tuy nhiên, không ít trường hợp hóa đơn bị lập sai do nhầm lẫn thông tin khách hàng, đơn giá, số lượng hàng hóa, thuế suất.
Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi lập sai không được phép hủy như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Quy định này nhằm đảm bảo thông tin hóa đơn được lưu trữ xuyên suốt, minh bạch, đồng thời tăng cường khả năng kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế.
Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Để thực hiện đúng luật và hạn chế rủi ro, hộ kinh doanh/doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:
Bước 1: Xác định loại sai sót và mức độ ảnh hưởng
- Nếu sai sót chỉ ở một số thông tin cơ bản (ví dụ: tên khách hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) thì có thể lựa chọn hình thức điều chỉnh hóa đơn điện tử.
- Nếu sai sót nghiêm trọng, sai nhiều thông tin hoặc toàn bộ nội dung không chính xác, cần lập hóa đơn thay thế.
Bước 2: Chọn hình thức xử lý phù hợp
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh: Dùng khi cần sửa một hoặc một số chi tiết, có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị. Trên hóa đơn phải ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi hóa đơn cũ sai toàn bộ hoặc sai nhiều thông tin quan trọng. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3: Ghi thông tin đối chiếu
Mọi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần dẫn chiếu chính xác tới hóa đơn gốc (bao gồm số, ký hiệu, ngày lập).
Bước 4: Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cùng kỳ
Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất, kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn sai sót để giảm khối lượng xử lý.
Bước 5: Ký số và gửi lên cơ quan thuế
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được ký số, gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc đối tượng cấp mã).
- Đồng thời, phải gửi cho khách hàng để lưu trữ hợp lệ.
Bước 6: Lưu giữ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu toàn bộ hồ sơ liên quan, gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê (nếu có), biên bản xác nhận với khách hàng. Đây là căn cứ quan trọng phục vụ kiểm tra thuế.
Căn cứ pháp lý về xử lý sai sót hóa đơn điện tử
Quy trình xử lý sai sót trên được quy định cụ thể tại:
- Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Các quy định này khẳng định rõ: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi sai sót sẽ không được hủy mà phải áp dụng phương thức điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính pháp lý.
Xem thêm: Hủy hóa đơn điện tử: Hướng dẫn chi tiết và những điều cần lưu ý
Lưu ý để hạn chế sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Để tránh phải xử lý rườm rà, hộ kinh doanh/doanh nghiệp nên chú ý các điểm sau:
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành
- Đối chiếu tên khách hàng, mã số thuế, số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất.
- Thực hiện bước rà soát này thường xuyên sẽ giúp giảm thiểu sai sót đáng kể.
- Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng
- Kết nối trực tiếp máy tính tiền với phần mềm quản lý bán hàng giúp dữ liệu chuyển tự động từ đơn bán hàng sang hóa đơn, hạn chế nhập sai thủ công.
- Phân công rõ trách nhiệm
- Với hộ kinh doanh có nhiều nhân viên, nên tách vai trò người lập hóa đơn và người kiểm tra. Điều này vừa tăng tính chuyên nghiệp, vừa hạn chế rủi ro.
- Thiết lập mẫu hóa đơn chuẩn
- Các thông tin cố định như tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ nên được cài đặt sẵn. Khi phát hành chỉ cần bổ sung thông tin biến động như khách hàng, số lượng, đơn giá.
Kết luận
Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ bắt buộc áp dụng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thay cho hủy bỏ. Điều này không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch, chuyên nghiệp hơn trong hoạt động kinh doanh.
Việc nắm chắc quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót, đồng thời áp dụng các biện pháp hạn chế lỗi ngay từ khâu phát hành, sẽ giúp hộ kinh doanh/doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo quyền lợi cho cả người bán lẫn người mua.
