Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Hướng dẫn cách ghi hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, việc lập sai hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi, đặc biệt khi xử lý hàng hóa bị trả lại, điều chỉnh đơn giá, số lượng, hay chất lượng không đúng như thực tế. Khi đó, giải pháp được sử dụng phổ biến và hợp pháp là lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ khái niệm, căn cứ pháp lý và cách lập loại hóa đơn này sao cho đúng quy định.

Bài viết dưới đây của Luật An Khang sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điều chỉnh giảm là gì, khi nào được sử dụng, và cách ghi nội dung đúng theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.

Từ định nghĩa trên, có thể hiểu rằng: Hóa đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn được lập để điều chỉnh thông tin của một hóa đơn đã phát hành trước đó nhưng có sai sót hoặc cần cập nhật thông tin thực tế về giảm số lượng, chất lượng hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ.

Khác với việc thay thế toàn bộ hóa đơn cũ, hóa đơn điều chỉnh không hủy bỏ hóa đơn gốc mà chỉ bổ sung thông tin điều chỉnh. Trong trường hợp giá trị điều chỉnh là giảm, hóa đơn sẽ ghi dấu âm (–) tương ứng với giá trị thực tế cần giảm.

Căn cứ pháp lý về hóa đơn điều chỉnh giảm

Việc lập và xử lý hóa đơn điều chỉnh được quy định chi tiết tại:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 123;
• Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Đặc biệt, khoản 5 Điều 19 Nghị định 123, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định rất rõ về việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh như sau:

“Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”

Ngoài ra, hóa đơn điều chỉnh giảm cũng phải tuân thủ các yêu cầu kê khai bổ sung thuế tại kỳ phát sinh theo quy định tại điểm đ khoản 5 Điều 19.

Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm?

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong các trường hợp điển hình sau:

• Đã phát hành hóa đơn nhưng sai về số lượng hàng hóa thực giao, cần ghi nhận giảm so với hóa đơn đã lập;
• Hàng hóa, dịch vụ được trả lại toàn bộ hoặc một phần sau khi hóa đơn đã được lập;
• Giá bán, chiết khấu hoặc thuế suất thuế GTGT thay đổi, dẫn đến giá trị giảm so với hóa đơn gốc;
• Điều chỉnh lại các chỉ tiêu thông tin khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa nếu ảnh hưởng đến số tiền thanh toán;
• Khi được cơ quan thuế thông báo hoặc sau kiểm tra, doanh nghiệp phát hiện sai sót phải điều chỉnh giảm nghĩa vụ thuế.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm không được sử dụng để thay thế hóa đơn cũ, mà phải liên kết rõ ràng với hóa đơn gốc và ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm, tránh lập mới hóa đơn để thay thế sai mục đích.

Cách ghi hóa đơn điều chỉnh giảm theo đúng quy định

Căn cứ hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điều chỉnh phải đáp ứng các nguyên tắc sau:

1. Ghi thông tin liên kết với hóa đơn gốc

• Trên hóa đơn điều chỉnh giảm, phải ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn cần điều chỉnh;
• Ghi rõ lý do điều chỉnh: Ví dụ: “Điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa theo HĐ số 0000123 ngày 01/8/2025 do khách hàng trả lại 2 sản phẩm lỗi”.

1. Ghi giá trị điều chỉnh giảm bằng số âm

• Toàn bộ các giá trị được điều chỉnh giảm phải ghi dấu âm (-) trước số tiền;
• Ví dụ: Số lượng điều chỉnh: -2; Thành tiền: -5.000.000 VNĐ.

1. Không được ghi thông tin không thực tế

• Không được ghi hóa đơn điều chỉnh mà không có giao dịch thực tế hoặc không rõ ràng về mối liên hệ với hóa đơn gốc;
• Hóa đơn điều chỉnh không thay thế hóa đơn sai, không dùng để xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn đã lập.

Xem thêm: Trong khi chờ đồng bộ địa chỉ mới, doanh nghiệp ghi địa chỉ nào trên hóa đơn điện tử?

Kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh giảm

Theo quy định tại điểm đ khoản 5 Điều 19, người bán và người mua thực hiện kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh như sau:

• Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh;
• Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Việc kê khai thuế đúng thời điểm có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ của báo cáo thuế và tránh bị truy thu, xử phạt hành chính.

Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Việc điều chỉnh hóa đơn cần đúng trường hợp. Nếu lập sai toàn bộ hóa đơn gốc (ví dụ sai mã số thuế người mua, sai tên công ty, sai hình thức thanh toán…), nên chọn hình thức lập hóa đơn thay thế để đảm bảo phù hợp.

Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm

• Không nên lạm dụng hóa đơn điều chỉnh để “né” quy định xóa bỏ hóa đơn sai;
• Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh khi có thỏa thuận với bên mua về việc điều chỉnh;
• Cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, biên bản điều chỉnh hoặc thỏa thuận trả lại hàng hóa để chứng minh tính hợp lý.

Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và cơ quan thuế đẩy mạnh kiểm soát hóa đơn điện tử, việc hiểu rõ hóa đơn điều chỉnh giảm là gì và cách lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Bài viết trên không chỉ giúp bạn nắm vững cơ sở pháp lý của việc điều chỉnh hóa đơn, mà còn cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình, cách kê khai và các tình huống áp dụng phổ biến.