Hỏi:
Doanh nghiệp tôi vừa thay đổi địa giới hành chính theo quy hoạch mới. Tuy nhiên, hệ thống hóa đơn điện tử vẫn hiển thị địa chỉ cũ. Vậy trong thời gian chờ đồng bộ địa chỉ mới lên hệ thống, chúng tôi phải ghi địa chỉ nào trên hóa đơn để đảm bảo đúng quy định và không bị xử phạt?
Luật An Khang trả lời:
Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã đặt ra trong bối cảnh cả nước đang đồng loạt điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Việc cập nhật địa chỉ mới ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập hóa đơn điện tử – một nghiệp vụ kế toán – thuế thường xuyên và quan trọng. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hóa đơn sai sót, bị trả lại, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Căn cứ pháp lý mới nhất
Theo Công văn số 2376/CT-NVT ngày 10/7/2025 của Cục Thuế ban hành, hướng dẫn rõ ràng về việc sử dụng địa chỉ trên hóa đơn điện tử trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính. Đồng thời, nội dung này còn được căn cứ theo Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính – hướng dẫn cụ thể cách xử lý đối với thông tin đăng ký doanh nghiệp trong quá trình thay đổi địa bàn hành chính.
Nguyên tắc xác định địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Công văn 2376/CT-NVT quy định nguyên tắc chung như sau:
“Địa chỉ của người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đều có giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn.”
Nói cách khác, cả hai loại địa chỉ – địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật đều được xem là hợp pháp và có thể sử dụng khi lập hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp cụ thể.
Ghi địa chỉ mới hay địa chỉ cũ trên hóa đơn điện tử?
Những tình huống cần phân biệt rõ:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp thuộc diện đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh
- a) Trường hợp địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật và đã đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử
Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử sẽ hiển thị địa chỉ mới, tức là địa chỉ theo địa bàn hành chính 2 cấp sau điều chỉnh. Đây là địa chỉ được hệ thống thuế cập nhật và đồng bộ.
Tuy nhiên, có thể xảy ra tình huống: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn ghi địa chỉ cũ, trong khi hóa đơn ghi địa chỉ mới. Khi đó, người nộp thuế có thể sử dụng thông báo của cơ quan thuế để giải trình cho khách hàng hoặc đối tác, chứng minh rằng địa chỉ mới là hợp lệ.
- b) Trường hợp địa chỉ đã được cập nhật nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử
Đây là trường hợp phổ biến hiện nay. Khi đó, địa chỉ trên hóa đơn điện tử vẫn là địa chỉ cũ, ghi theo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do hệ thống hóa đơn chưa kịp cập nhật địa chỉ mới, người bán hoàn toàn có thể sử dụng địa chỉ cũ mà không bị xem là sai phạm.
Tóm lại: Trong thời gian chờ hệ thống đồng bộ, địa chỉ trên hóa đơn được ghi theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ cũ) vẫn được pháp luật công nhận.
Trường hợp 2: Người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh
Trong trường hợp này, địa chỉ ghi trên hóa đơn sẽ là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp, tức là địa chỉ mới, ngay cả khi người mua chưa sửa đổi thông tin trên giấy tờ đăng ký kinh doanh.
Cơ quan thuế sẽ chủ động cập nhật địa chỉ trên hệ thống và gửi thông báo cho người nộp thuế để sử dụng địa chỉ mới này trong các giao dịch, bao gồm cả việc ghi hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Trường hợp doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn điện tử theo địa chỉ cũ trước sáp nhập
Ví dụ thực tế dễ hiểu
Công ty A có địa chỉ tại: “Số 10, Đường Lê Lợi, Phường Tân Bình, Thành phố XYZ (cũ)”.
Sau điều chỉnh địa giới hành chính, địa chỉ mới được đổi thành: “Số 10, Đường Lê Lợi, Phường Tân Phú, Thành phố XYZ (mới)”.
Cơ quan thuế đã cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống thuế nội bộ, nhưng chưa đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử.
➡ Khi Công ty A lập hóa đơn, vẫn phải ghi: “Số 10, Đường Lê Lợi, Phường Tân Bình…” theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
➡ Đây là địa chỉ hợp pháp và không bị xem là sai phạm.
Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Kiểm tra xem địa chỉ mới đã được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống hóa đơn điện tử chưa (qua nhà cung cấp HĐĐT hoặc cơ quan thuế).
- Giữ bản thông báo của cơ quan thuế về việc cập nhật địa bàn hành chính, để giải trình nếu có thắc mắc từ khách hàng hoặc cơ quan kiểm tra.
- Không tùy tiện sửa địa chỉ trên hóa đơn nếu hệ thống chưa cập nhật.
Doanh nghiệp nên ghi địa chỉ nào trên hóa đơn khi chờ cập nhật?
→ Nếu địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật và đồng bộ lên hệ thống hóa đơn điện tử: ghi địa chỉ mới
→ Nếu đã cập nhật nhưng chưa đồng bộ: ghi địa chỉ cũ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
→ Nếu là bên mua không đăng ký liên thông: ghi địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật
Việc ghi đúng địa chỉ trên hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rắc rối pháp lý, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
Nếu bạn còn băn khoăn về địa chỉ trên hóa đơn, hoặc muốn cập nhật thông tin đúng luật một cách nhanh chóng, hãy liên hệ Luật An Khang – đội ngũ luật sư chuyên về thuế và doanh nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
