Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Quy định mới nhất doanh nghiệp cần biết

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ trong lĩnh vực quản lý thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã trở thành một trong những giải pháp quan trọng nhằm tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế và giảm gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp. 

Từ năm 2025, loại hóa đơn này được áp dụng rộng rãi theo lộ trình mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, đặc biệt với hộ kinh doanh và doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có doanh thu lớn như nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bán lẻ… Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì, có điểm gì khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường và thủ tục áp dụng ra sao? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, lợi ích và hướng dẫn triển khai để doanh nghiệp nắm rõ.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

1.1 Khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được tạo lập, lập và gửi trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là hình thức thay thế cho việc xuất hóa đơn giấy truyền thống trong các ngành kinh doanh bán lẻ, dịch vụ ăn uống, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.

1.2 Đặc điểm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để phân biệt với các loại hóa đơn khác, có thể chỉ ra một số đặc điểm cơ bản như sau:

• Được tạo lập tức thời: Khi bán hàng, máy tính tiền sẽ khởi tạo và phát hành hóa đơn ngay tại thời điểm thanh toán, không phải qua quy trình nhập dữ liệu và phát hành trên hệ thống phần mềm kế toán phức tạp.
• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: Máy tính tiền có chức năng truyền dữ liệu ngay lập tức đến hệ thống quản lý của cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và kịp thời trong quản lý doanh thu.
• Có giá trị pháp lý như các loại hóa đơn điện tử khác: Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có đầy đủ giá trị pháp lý trong việc hạch toán, kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế.
• Phù hợp với hoạt động bán lẻ, dịch vụ trực tiếp: Loại hóa đơn này được thiết kế riêng cho nhóm doanh nghiệp và hộ kinh doanh phục vụ đông khách hàng, giao dịch diễn ra thường xuyên và cần tốc độ xử lý cao.

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc áp dụng loại hóa đơn này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh

• Rút ngắn thời gian xuất hóa đơn, không cần qua phần mềm phức tạp.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn giấy.
• Hạn chế rủi ro gian lận, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép.
• Nâng cao uy tín với khách hàng khi cung cấp hóa đơn minh bạch, chuyên nghiệp.

Đối với cơ quan thuế

• Kiểm soát doanh thu theo thời gian thực, ngăn chặn thất thu thuế.
• Dễ dàng phân tích dữ liệu, phục vụ quản lý và hoạch định chính sách.

Đối với khách hàng

• Nhận hóa đơn nhanh chóng, có thể lưu trữ trên email hoặc SMS.
• Đảm bảo quyền lợi khi khiếu nại, đổi trả hàng hóa, dịch vụ.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là công cụ hữu hiệu để vừa bảo vệ doanh nghiệp vừa hỗ trợ quản lý nhà nước.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử

Đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Từ năm 2025, cùng với việc xóa bỏ hình thức nộp thuế khoán, Nhà nước bắt buộc nhiều nhóm doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là một bước tiến quan trọng trong lộ trình số hóa quản lý thuế, góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và chống thất thu ngân sách. Vậy đối tượng nào bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và lộ trình thực hiện ra sao? Theo lộ trình mới nhất có thể chia thành 2 giai đoạn: 

Giai đoạn 1 – Từ ngày 01/06/2025

Các hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong một số ngành nghề đặc thù sẽ bắt buộc áp dụng. Các ngành nghề này gồm:

• Nhà hàng, quán ăn, dịch vụ ăn uống: Doanh thu cao, tần suất giao dịch lớn, dễ xảy ra tình trạng trốn thuế.
• Khách sạn, cơ sở lưu trú: Nhiều giao dịch dịch vụ phát sinh hằng ngày, yêu cầu xuất hóa đơn nhanh chóng.
• Siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng tiện lợi: Mỗi ngày có hàng nghìn giao dịch, cần hệ thống hóa đơn kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
• Bán lẻ hàng hóa có doanh thu lớn: Bao gồm cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, điện thoại, thiết bị điện tử…

Những nhóm đối tượng này có đặc điểm chung là lưu lượng giao dịch cao và doanh thu lớn, vì vậy việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp Nhà nước kiểm soát tốt hơn và doanh nghiệp cũng thuận tiện trong hoạt động.

Giai đoạn 2 – Từ ngày 01/01/2026

Toàn bộ hộ kinh doanh và doanh nghiệp còn lại (không phân biệt ngành nghề hay doanh thu) sẽ phải áp dụng. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn giấy và hóa đơn tự in sẽ bị loại bỏ hoàn toàn, thay thế bằng hóa đơn điện tử, trong đó có hình thức hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đối với các lĩnh vực phù hợp.

Quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền

4.1 Xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch

Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với máy tính tiền, điều này đồng nghĩa là ngay khi khách hàng thanh toán, hệ thống phải khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử, gửi dữ liệu tức thời về cơ quan thuế.

4.2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ (tên, đơn giá, số lượng, thành tiền).
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã cơ quan thuế (do hệ thống cấp tự động).
• Thông tin khách hàng (có thể rút gọn trong trường hợp giao dịch bán lẻ giá trị nhỏ).

Điểm khác biệt là loại hóa đơn này không cần chữ ký số của người bán mà thay vào đó được xác thực trực tiếp bằng mã cơ quan thuế.

4.3. Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo khả năng truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế thông qua hệ thống kết nối Internet. Doanh nghiệp phải:

• Trang bị máy tính tiền đạt chuẩn, có tích hợp phần mềm bán hàng.
• Đảm bảo dữ liệu được gửi tức thời, chính xác, không chỉnh sửa thủ công.

4.4. Hình thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Theo quy định, sau khi hóa đơn được khởi tạo, khách hàng có thể nhận bằng nhiều cách:

In trực tiếp tại quầy (hóa đơn giấy rút gọn).

• Gửi qua email hoặc SMS.
• Cho phép khách hàng tra cứu trực tuyến trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

4.5. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn

Theo Luật Kế toán 2015, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp phải bảo đảm:

• Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống nội bộ.
• Đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
• Đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi sau khi phát hành.

4.6. Trường hợp không được xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Có một số hoạt động đặc thù như xuất hóa đơn cho giao dịch quốc tế, xuất hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử… thì vẫn phải áp dụng loại hóa đơn điện tử thông thường. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh sai phạm.

Xem thêm: Thời điểm ký sổ trên hoá đơn điện tử

Ý nghĩa của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

5.1 Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Việc phát hành hóa đơn trở nên nhanh chóng, minh bạch, hạn chế gian lận và nhầm lẫn.

5.2. Đối với cơ quan thuế

Đây là công cụ hữu hiệu để theo dõi doanh thu và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian thực. Cơ quan thuế có thể quản lý tốt hơn, chống thất thu và nâng cao hiệu quả giám sát thị trường.

5.3. Đối với khách hàng

Khách hàng được nhận hóa đơn minh bạch, có thể lưu trữ, tra cứu dễ dàng và đảm bảo quyền lợi khi khiếu nại hoặc yêu cầu bảo hành, đổi trả hàng hóa, dịch vụ.

Một số lưu ý khi triển khai

Để quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền diễn ra thuận lợi và hiệu quả, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một vài điểm quan trọng sau đây:

• Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử có mã thông thường để chọn giải pháp phù hợp.
• Cần đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh lộ thông tin khách hàng.
• Thực hiện đúng quy định về lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Xem thêm: Mẫu hoá đơn điện tử hợp lệ

Kết luận

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc từ năm 2025 mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và khách hàng. Đây là xu hướng tất yếu trong quản lý thuế hiện đại, phù hợp với mục tiêu minh bạch hóa và số hóa nền kinh tế.

Nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, siêu thị hoặc dịch vụ bán lẻ và còn băn khoăn về thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay hotline 0936 149 833 để được Luật An Khang tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai nhanh chóng, đúng pháp luật.