Loại hóa đơn điện tử nào được áp dụng khi xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu?

Xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả các sản phẩm gia công xuất khẩu, là hoạt động kinh doanh quốc tế mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuân thủ các quy định về chứng từ, đặc biệt là hóa đơn điện tử, luôn là một thách thức đối với bộ phận kế toán và xuất nhập khẩu. Một trong những câu hỏi phổ biến và gây nhiều băn khoăn nhất là: loại hóa đơn điện tử nào được áp dụng khi xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu?

Việc sử dụng đúng loại hóa đơn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được hưởng thuế suất GTGT 0% và tránh các rủi ro pháp lý về sau. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định mới nhất, làm rõ các loại hóa đơn được phép sử dụng và thời điểm lập hóa đơn, giúp doanh nghiệp vững tin trong mọi giao dịch quốc tế.

Quy định mới về các loại hóa đơn điện tử áp dụng khi xuất khẩu

Trước đây, nhiều doanh nghiệp chỉ quen với việc sử dụng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cho hàng hóa xuất khẩu. Tuy nhiên, các văn bản pháp luật gần đây đã mở rộng và làm rõ hơn về các loại hóa đơn điện tử có thể sử dụng.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn thương mại điện tử (e-Commercial Invoice): Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất, được sử dụng theo thông lệ quốc tế và là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan.
• Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (e-VAT Invoice): Mặc dù hàng hóa xuất khẩu chịu thuế suất 0%, doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử, ghi rõ thuế suất 0%.
• Hóa đơn bán hàng điện tử (e-Sales Invoice): Đây là lựa chọn cho các doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Điều này có nghĩa là, pháp luật Việt Nam đã tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp nhất với hệ thống quản lý và quy trình nội bộ của mình. Sự thay đổi này giúp đơn giản hóa quy trình, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ bản chất của từng loại hóa đơn để sử dụng cho đúng mục đích.

Xem thêm: Hoá đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn và định nghĩa “Thông quan”

Nắm rõ loại hóa đơn chưa đủ, doanh nghiệp cần phải biết thời điểm nào là hợp lệ để lập hóa đơn xuất khẩu. Quy định pháp luật đã xác định một mốc thời gian cụ thể:

• Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Để hiểu rõ mốc thời gian này, chúng ta cần tìm hiểu “thông quan” là gì. Theo Điều 37 Luật Hải quan 2014, hàng hóa được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan. Việc hoàn thành thủ tục này có nghĩa là người khai hải quan đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, bao gồm cả việc nộp thuế (hoặc được bảo lãnh, được áp dụng thời hạn nộp thuế theo quy định).

• Lưu ý: Ngay cả khi hàng hóa phải được kiểm tra, phân tích, giám định, việc thông quan chỉ diễn ra sau khi có kết luận kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra của cơ quan chuyên ngành.

Như vậy, doanh nghiệp phải theo dõi sát sao quá trình làm thủ tục hải quan để đảm bảo lập hóa đơn đúng thời hạn. Việc lập hóa đơn quá thời gian quy định có thể dẫn đến vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế.

Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

Các loại hóa đơn trong các trường hợp xuất khẩu đặc biệt

Bên cạnh hoạt động xuất khẩu trực tiếp và gia công xuất khẩu, một số trường hợp khác cũng cần lưu ý về loại hóa đơn được áp dụng.

Đối với Dịch vụ xuất khẩu

Đây là dịch vụ được thực hiện tại Việt Nam nhưng tiêu dùng ở nước ngoài.

• Loại hóa đơn: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và áp dụng thuế suất 0%.
• Thời điểm lập: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với Xuất khẩu tại chỗ

Xuất khẩu tại chỗ là giao dịch hàng hóa được bán cho một doanh nghiệp khác tại Việt Nam nhưng sau đó được doanh nghiệp này xuất khẩu ra nước ngoài.

• Loại hóa đơn: Đây được xem là giao dịch nội địa. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải lập hóa đơn GTGT điện tử với thuế suất thông thường (8% hoặc 10%), không phải 0%.

Lưu ý quan trọng khác về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Ngoài các quy định về hóa đơn xuất khẩu, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý về một quy định khác liên quan đến việc chuyển đổi loại hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC, những người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng lại được xác định là có rủi ro cao về thuế, khi nhận được thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế thì phải chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Thời hạn chuyển đổi: Doanh nghiệp có mười (10) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo để thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
• Lý do: Quy định này nhằm tăng cường công tác quản lý thuế, đặc biệt là với các trường hợp có dấu hiệu rủi ro, giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn các giao dịch phát sinh.

Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn có mã, nếu doanh nghiệp có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn không có mã, cơ quan thuế sẽ xem xét dựa trên các quy định về quản lý rủi ro để chấp nhận hoặc không chấp nhận.

Xem thêm: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Kết luận

Nắm rõ loại hóa đơn điện tử nào được áp dụng khi xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Pháp luật Việt Nam đã có những quy định rõ ràng và linh hoạt, cho phép doanh nghiệp lựa chọn giữa hóa đơn thương mại, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để lập hóa đơn xuất khẩu, đồng thời xác định thời điểm lập hóa đơn sau khi hàng hóa được thông quan.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần luôn cập nhật các quy định mới nhất từ cơ quan thuế, như các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã. Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn xây dựng uy tín, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang băn khoăn về hóa đơn điện tử áp dụng khi xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu hay cần tư vấn chuyên sâu về các vấn đề hóa đơn, thuế, đừng ngần ngại tìm đến Kế toán và Luật An Khang. Chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Hotline: 0936 149 833