Hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Sự bùng nổ của các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Tiki đã mở ra cơ hội kinh doanh rộng lớn cho hàng triệu cá nhân và hộ gia đình. Tuy nhiên, cùng với sự tiện lợi và tiềm năng doanh thu lớn, vấn đề về thuế luôn là mối quan tâm hàng đầu. Đặc biệt, đối với những cá nhân chỉ kinh doanh không thường xuyên hoặc mới bắt đầu, việc nắm vững các quy định về thuế có thể trở nên phức tạp. “Tôi bán hàng online không thường xuyên, vậy hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào cho đúng luật?” là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc.

Với những thay đổi liên tục trong chính sách thuế, đặc biệt là các quy định mới có hiệu lực từ năm 2025, việc hiểu rõ và tuân thủ đúng luật không chỉ giúp cá nhân kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Bài viết này được soạn thảo bởi các chuyên gia của Luật An Khang, sẽ là cẩm nang toàn diện giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc. Chúng tôi sẽ phân tích các quy định pháp luật mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách xác định nghĩa vụ thuế và tờ khai thuế hộ kinh doanh một cách hợp pháp, từ đó giúp bạn an tâm phát triển công việc kinh doanh của mình.

Phân biệt “kinh doanh không thường xuyên” và “thường xuyên” theo quy định về thuế

Trước khi đi sâu vào cách kê khai, điều đầu tiên bạn cần làm rõ là liệu hoạt động kinh doanh của mình có thuộc diện “không thường xuyên” hay “thường xuyên” theo góc độ pháp luật thuế.

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, hoạt động kinh doanh được hiểu là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ. Mặc dù pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về “không thường xuyên,” nhưng trên thực tế, cơ quan thuế thường xem xét dựa trên các yếu tố sau:

• Thời gian hoạt động: Hoạt động diễn ra không liên tục, không đều đặn trong năm.
• Quy mô và doanh thu: Doanh thu phát sinh không cao, không đạt đến mức phải đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, dù là kinh doanh thường xuyên hay không thường xuyên, nếu doanh thu của bạn vượt quá một ngưỡng nhất định, bạn vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế. Ngưỡng doanh thu này là tiêu chí quan trọng nhất để xác định nghĩa vụ thuế.

Theo Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh (bao gồm cả kinh doanh online) có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống sẽ không phải nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Điều này có nghĩa là, nếu tổng doanh thu từ việc bán hàng trên các sàn TMĐT và các kênh khác của bạn trong một năm không vượt quá 100 triệu đồng, bạn sẽ được miễn thuế.

Ngược lại, nếu doanh thu vượt quá 100 triệu đồng/năm, bạn sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để trả lời câu hỏi hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào.

Cách tính thuế cho cá nhân kinh doanh online theo quy định mới nhất

Khi doanh thu của bạn vượt mức 100 triệu đồng/năm, bạn sẽ phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Cách tính thuế cá nhân kinh doanh online được thực hiện theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu.

Công thức tính thuế rất đơn giản và được áp dụng cho mọi cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT:

• Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT
• Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x Tỷ lệ thuế TNCN

Tỷ lệ thuế áp dụng cho cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT được quy định tại Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Tỷ lệ thuế GTGT: 1% (đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa)
• Tỷ lệ thuế TNCN: 0,5% (đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa)

Như vậy, tổng tỷ lệ thuế mà bạn phải nộp trên doanh thu bán hàng online là 1.5%.

Ví dụ: Bạn là một cá nhân bán hàng online trên Shopee. Tổng doanh thu cả năm 2025 của bạn là 150 triệu đồng.

• Doanh thu vượt ngưỡng chịu thuế: 150 triệu đồng (tất cả doanh thu đều phải chịu thuế).
• Số thuế GTGT phải nộp = 150 triệu đồng x 1% = 1.5 triệu đồng
• Số thuế TNCN phải nộp = 150 triệu đồng x 0.5% = 0.75 triệu đồng
• Tổng số thuế phải nộp = 1.5 triệu + 0.75 triệu = 2.25 triệu đồng

Đây là một trong những điểm cốt lõi về thuế bán hàng online mà bạn cần nắm vững.

Những thay đổi mới nhất về trách nhiệm kê khai và nộp thuế

Trước đây, cá nhân kinh doanh thường tự kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025, một quy định mới rất quan trọng đã có hiệu lực, thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT. Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, các sàn giao dịch TMĐT sẽ có trách nhiệm:

• Khấu trừ và nộp thuế thay: Các sàn sẽ thực hiện khấu trừ và nộp thuế GTGT, TNCN thay cho người bán (cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh) theo từng giao dịch thành công.
• Cung cấp dữ liệu: Sàn TMĐT phải cung cấp đầy đủ thông tin về doanh thu, tài khoản ngân hàng của người bán cho cơ quan thuế.

Điều này có ý nghĩa cực kỳ lớn đối với những cá nhân kinh doanh online, đặc biệt là những người không thường xuyên. Nếu bạn kinh doanh trên các sàn TMĐT lớn và doanh thu của bạn vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm, sàn TMĐT sẽ thực hiện việc khấu trừ và nộp thuế thay cho bạn. Điều này giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, đảm bảo việc tuân thủ pháp luật một cách tự động và chính xác.

Tuy nhiên, có một số trường hợp sàn TMĐT không thể hoặc không có trách nhiệm khấu trừ thuế, lúc đó cá nhân kinh doanh vẫn phải tự thực hiện việc kê khai và nộp thuế. Cụ thể:

• Trường hợp người bán hàng trên các nền tảng xuyên biên giới mà các nền tảng này chưa đăng ký nộp thuế tại Việt Nam.
• Trường hợp bạn kinh doanh đa kênh (vừa trên sàn, vừa trên mạng xã hội, website riêng) và sàn chỉ khấu trừ phần doanh thu trên sàn.
• Trường hợp sàn không xác định được bản chất giao dịch (hàng hóa hay dịch vụ), bạn vẫn có thể phải tự kê khai để đảm bảo tuân thủ.

Như vậy, câu trả lời cho “hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào” không còn là một câu trả lời duy nhất. Nó tùy thuộc vào việc sàn TMĐT có thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế thay bạn hay không.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục kê khai thuế khi phải tự thực hiện

Trong trường hợp bạn không thuộc diện được sàn TMĐT khấu trừ thuế thay, hoặc có hoạt động kinh doanh đa kênh, bạn vẫn cần biết cách tính thuế cá nhân kinh doanh online và thủ tục kê khai như thế nào để tránh các rủi ro.

 Khai thuế theo quý

Đối với cá nhân kinh doanh không thường xuyên hoặc mới bắt đầu, phương pháp khai thuế theo quý là phổ biến và phù hợp nhất.

• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Hồ sơ khai thuế: Bao gồm tờ khai thuế hộ kinh doanh (Mẫu số 01/CNKD) và Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (Mẫu số 01-2/BK-HĐKD) theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Khai thuế theo từng lần phát sinh

Đây là phương thức áp dụng cho các cá nhân kinh doanh không thường xuyên và không có địa điểm kinh doanh cố định

• Thời hạn nộp hồ sơ: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh doanh thu.

Hướng dẫn kê khai trực tuyến

Hiện nay, việc kê khai thuế đã trở nên rất đơn giản nhờ cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Thuế điện tử dành cho cá nhân: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Chọn mục “Cá nhân” và đăng nhập bằng mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân từ 01/07/2025) và mật khẩu đã đăng ký.
• Bước 3: Tại mục “Kê khai thuế”, chọn “Khai thuế CNKD”.
• Bước 4: Chọn tờ khai 01/CNKD và phụ lục 01-2/BK-HĐKD. Điền đầy đủ thông tin về doanh thu phát sinh trong kỳ.
• Bước 5: Nộp tờ khai và thực hiện nộp thuế qua ngân hàng hoặc Cổng thanh toán điện tử của Tổng cục Thuế.

Việc nắm vững các bước này là yếu tố quan trọng để cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử có thể kê khai thuế một cách hợp pháp và hiệu quả.

Những rủi ro và cách xử lý khi vi phạm quy định về thuế

Nếu bạn không kê khai và nộp thuế đúng hạn khi doanh thu vượt ngưỡng, bạn sẽ phải đối mặt với các hình phạt theo quy định của pháp luật.

• Phạt chậm nộp tờ khai: Tùy theo thời gian chậm nộp mà mức phạt có thể là cảnh cáo hoặc phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.
• Truy thu thuế và phạt: Cơ quan thuế sẽ truy thu toàn bộ số thuế đã trốn, kèm theo khoản lãi chậm nộp và phạt vi phạm hành chính.

Để tránh những rủi ro này, bạn nên chủ động theo dõi doanh thu hàng tháng, hàng quý để nắm bắt chính xác nghĩa vụ của mình. Nếu doanh thu có dấu hiệu vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm, hãy chuẩn bị các giấy tờ và thực hiện các bước kê khai cần thiết.

Một trong những sai lầm phổ biến của các hộ kinh doanh không thường xuyên là nghĩ rằng doanh thu nhỏ sẽ không bị cơ quan thuế để ý. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và việc liên kết dữ liệu giữa sàn TMĐT, ngân hàng và cơ quan thuế, mọi giao dịch đều có thể được truy vết. Việc tuân thủ pháp luật thuế ngay từ đầu sẽ giúp bạn an tâm phát triển công việc kinh doanh lâu dài.

Kết luận

Việc nắm vững hộ cá nhân kinh doanh không thường xuyên trên sàn thương mại điện tử kê khai thuế như thế nào là điều kiện tiên quyết để bạn có thể hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp và bền vững. Với sự thay đổi trong các quy định, đặc biệt là vai trò mới của sàn TMĐT trong việc khấu trừ thuế, gánh nặng kê khai đã được giảm bớt đáng kể. Tuy nhiên, bạn vẫn cần chủ động theo dõi và thực hiện nghĩa vụ thuế đối với những phần doanh thu không được sàn khấu trừ.

Để đảm bảo tuân thủ đúng luật, tránh rủi ro không đáng có, bạn nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán. Luật An Khang với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp các dịch vụ tư vấn thuế, kế toán chuyên nghiệp, giúp bạn an tâm phát triển công việc kinh doanh online của mình. Hotline tư vấn: 0936 149 833