Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu

Công ty nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì làm như thế nào?  Bài viết này của Luật và Kế Toán An Khang sẽ cung cấp thông tin chi tiết và chuyên sâu về mục đích, hoạt động, điều kiện, thủ tục và chi phí mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, giúp các doanh nghiệp nước ngoài nắm rõ quy định pháp luật, hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa lợi ích.

Vai trò & lợi ích của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Vai trò và chức năng:

VP (văn phòng) đại diện có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Đại diện cho lợi ích của công ty mẹ ở nước ngoài
  • Thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, như liên hệ, gặp gỡ, thương lượng với đối tác, khách hàng tiềm năng.
  • Tham gia các hội chợ, triển lãm để quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ.
  • Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường…
  • Tìm kiếm nhà phân phối, đại lý, đối tác kinh doanh cho công ty mẹ.
• Thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty mẹ:
  
  • Giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ đến khách hàng Việt Nam.
  • Tìm kiếm cơ hội đầu tư, hợp tác kinh doanh tại Việt Nam.
  • Chuẩn bị cho việc thành lập công ty con, chi nhánh (nếu có kế hoạch).
• Bảo vệ lợi ích của công ty mẹ:
  
  • Giám sát việc thực hiện hợp đồng đã ký kết với đối tác Việt Nam.
  • Xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty mẹ tại Việt Nam.

Lưu ý quan trọng: VP đại diện không được thực hiện các hoạt động KD trực tiếp như ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, nhập khẩu hàng hóa, thu lợi nhuận. Mọi hoạt động kinh doanh phải được thực hiện bởi công ty mẹ hoặc công ty con, chi nhánh của công ty mẹ tại Việt Nam.

Lợi ích của việc mở văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

So với các hình thức đầu tư khác như thành lập công ty con, chi nhánh, việc mở văn phòng đại diện mang lại một số lợi ích sau:

• Thủ tục đơn giản, nhanh chóng: Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện đơn giản hơn, thời gian xét duyệt nhanh hơn so với thành lập công ty con, chi nhánh.
• Chi phí thấp: Chi phí mở và duy trì văn phòng đại diện thường thấp hơn so với công ty con, chi nhánh.
• Linh hoạt: Văn phòng đại diện có thể dễ dàng thay đổi địa điểm, quy mô hoạt động phù hợp với nhu cầu của công ty mẹ.
• Tăng cường sự hiện diện tại thị trường Việt Nam: Giúp công ty nước ngoài tiếp cận thị trường, tìm kiếm đối tác, khách hàng, xây dựng hình ảnh và thương hiệu.
• “Thử nghiệm” thị trường: Văn phòng đại diện là bước chuẩn bị vào thị trường Việt Nam, giúp công ty mẹ khảo sát, đánh giá thị trường.

Ví dụ: Một công ty sản xuất thiết bị y tế của Đức muốn tìm hiểu thị trường VN và tìm kiếm nhà phân phối. Họ có thể mở văn phòng đại diện tại Hà Nội để thực hiện các hoạt động khảo sát thị trường, tiếp xúc với các bệnh viện, phòng khám, tham gia các hội chợ triển lãm thiết bị y tế…

Xem thêm: Điều kiện, thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài mới nhất

Điều kiện và thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Điều kiện và thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định chủ yếu trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Cụ thể như sau:

Điều kiện chi tiết cho doanh nghiệp nước ngoài

Dựa trên Luật Đầu tư 2020 và Nghị định 31/2021/NĐ-CP, dưới đây là điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:

Để được cấp phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Công ty mẹ:

• • Phải được thành lập hợp pháp tại nước ngoài theo quy định pháp luật của nước sở tại.
  • Công ty chính bên nước ngoài đã hoạt động kinh doanh ít nhất 1 năm trên thị trường. 
  • Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Người đứng đầu văn phòng đại diện (Trưởng văn phòng đại diện):

• • Phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài. Nếu là người nước ngoài, phải có giấy tờ chứng minh được phép cư trú tại Việt Nam.

Địa điểm:

• • Phải có địa điểm đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Địa điểm này phải rõ ràng, cụ thể, đảm bảo điều kiện làm việc.
  • Thuê văn phòng hoặc sử dụng địa điểm của một tổ chức & cá nhân khác tại VN

Thủ tục mở văn phòng đại diện:

Thủ tục mở văn phòng đại diện bao gồm các bước sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện bao gồm:
  • Đơn đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu quy định.
  • Bản sao Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương của công ty mẹ. Giấy tờ này cần được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó.
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ. Quyết định này cần ghi rõ tên văn phòng đại diện, địa chỉ, người đứng đầu, mục đích, phạm vi hoạt động…
  • Giấy tờ chứng minh tư cách PL (pháp lý) của Trưởng văn phòng đại diện (hộ chiếu, visa, giấy phép lao động…).
  • Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt văn phòng đại diện (hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).
  • Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
• Nộp hồ sơ tại
  • Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Đối với văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài.
  • Sở Kế hoạch và Đầu tư: Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.
• Xét duyệt hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền sẽ xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trong quá trình xét duyệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ hoặc giải trình về nội dung hồ sơ.
• Cấp Giấy chứng nhận: Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận ĐK hoạt động văn phòng đại diện. Giấy chứng nhận này là căn cứ pháp lý để văn phòng đại diện hoạt động tại Việt Nam.
• Công bố thông tin: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, văn phòng đại diện phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp. Việc công bố thông tin giúp nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của văn phòng đại diện.

Chi phí mở văn phòng đại diện

Chi phí mở văn phòng đại diện là vấn đề được các DN nước ngoài quan tâm hàng đầu. Chi phí này bao gồm nhiều khoản, có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, địa điểm, ngành nghề hoạt động… của VP đại diện.

Cụ thể, chi phí mở văn phòng đại diện bao gồm:

• Lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Mức lệ phí này được quy định tại Thông tư 25/2022/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng (một triệu đồng) và được áp dụng cho cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài
• Chi phí thuê văn phòng: Đây thường là khoản chi phí lớn nhất, phụ thuộc vào vị trí, diện tích và loại hình văn phòng. Các tòa nhà văn phòng tại các thành phố lớn, trung tâm kinh tế như Hà Nội, TP.HCM thường có giá thuê cao hơn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê văn phòng truyền thống hoặc văn phòng chia sẻ (co-working space) để tiết kiệm chi phí.
• Chi phí mua sắm trang thiết bị: Bao gồm chi phí mua sắm bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, thiết bị văn phòng.
• Chi phí tuyển dụng nhân sự: Bao gồm chi phí đăng tuyển, phỏng vấn, đào tạo nhân viên
  Chi phí tư vấn PL(nếu có): Nếu DN không am hiểu về pháp luật Việt Nam và thủ tục mở văn phòng đại diện, có thể thuê luật sư hoặc công ty luật để được tư vấn và hỗ trợ.
• Chi phí khác:
  • Chi phí sinh hoạt của Trưởng văn phòng đại diện (nếu là người nước ngoài): Visa, giấy phép lao động, chỗ ở…
  • Chi phí quản lý, vận hành văn phòng đại diện: Điện, nước, internet, văn phòng phẩm…

Các quy định pháp lý khác

Ngoài các quy định về điều kiện, thủ tục và chi phí, doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý một số quy định pháp lý khác khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam:

• Thuế: Văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp vì không được phép kinh doanh. Nhưng văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện tiếp các thủ tục đăng ký thuế và có thể phải nộp một số loại thuế như thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân (đối với lương của Trưởng văn phòng đại diện và nhân viên).
• Báo cáo: Văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động định kỳ cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Báo cáo này bao gồm thông tin về hoạt động của văn phòng đại diện trong kỳ báo cáo, tình hình thực hiện quyết định thành lập văn phòng đại diện…
• Lao động: Văn phòng đại diện được tuyển dụng lao động Việt Nam và lao động nước ngoài. Việc tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, trả lương, đóng bảo hiểm… cho người lao động phải tuân thủ Luật Lao động và các quy định pháp luật có liên quan.
• Thời hạn hoạt động: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có thời hạn tối đa là 05 năm và có thể được gia hạn theo quy định. Khi hết thời hạn hoạt động, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục gia hạn hoặc chấm dứt hoạt động.
• Chấm dứt hoạt động: Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động 

Nếu bạn đang cần thành lập doanh nghiệp không mất quá nhiều thời gian tham khảo dịch vụ của chúng tôi: Tại đây

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp thông tin chi tiết và chuyên sâu về mục đích, hoạt động, điều kiện, thủ tục, chi phí và các quy định pháp lý liên quan đến việc mở văn phòng đại diện. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn hoặc cần hỗ trợ pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, đừng ngần ngại liên hệ với Luật và Kế Toán An Khang qua hotline 0936 149 833. Chúng tôi với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn, đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.